Records Management Standards in den USA

27. April 2022 14:50 Uhr  |  Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  Permalink


Das Thema Records Management wird in den USA durch die NARA, National Archives and Records Administration, also durch die Archivare der National Archives, geregelt. Dort kümmert man sich um alles, was in den Archiven abgeliefert werden muss – so z.B. auch die Dokumente nach PRA 44 U.S.C., 2201-2209. In Punkto Records Management war die NARA mit ihren Vorgaben nach Meinung vieler RM-Spezialisten nicht immer hilfreich – z.B. hier bei Don Lueders zu der Handhabung von Records in Afghanistan. Nun hat die NARA endlich den Standard DoD 5015.02 Records Management Solutions eingemottet. Aber zugleich neue Regelungen veröffentlicht.

DoD-5015-Standard eingestellt

Unauffällig im NARA Bulletin 2022-01 vom 19.04.2022 veröffentlicht, findet sich der Hinweis auf vier abgekündigte Standards der NARA:

Bulletin Number and TitleDate Issued
2008-07: Endorsement of DoD Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard, version 3September 10, 2008
2009-03: Pre-accessioning Permanent Electronic RecordsJuly 30, 2009
2010-02: Continuing Agency Responsibilities for Scheduling Electronic RecordsFebruary 5, 2010
2014-06: Guidance on Managing EmailSeptember 15, 2014

Die Abkündigungen erfolgten aus unterschiedlichen Gründen. Zum Teil weil veraltet, zum Teil weil das Test- und Zertifizierungsverfahren eingestellt worden ist. Es hat sich also nicht nur der Department of Defense DoD 5015.2 „Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard“ als de-facto-Standard erledigt, sondern auch andere ältere Vorgaben. Dies ist gut, weil die Kriterien angesichts der aktuellen Entwicklungen bei Funktionalität wie auch rechtlichen Veränderungen reichlich überholt waren.

Ein neuer NARA-Standard für Records Management

Leider konnte sich die NARA es aber nicht verkneifen, gleich einen neuen Standard für das Records Management zu veröffentlichen: Universal Electronic Records Management Requirements – auch gern UERM abgekürzt. Version 1 veröffentlicht im August 2017, Version 2 im April 2020. Diese Spezifikationen und Anforderungen sind jedoch so oberflächlich, dass praktisch jedes Records-Management-System sie besteht – zumal man keine Zertifizierungsinstitution mehr hat, sondern jeder Anbieter sich selbst gegen die Anforderungen prüfen kann. Spreadsheet und PDF-Anleitung kann man bei der NARA herunterladen: Universal Electronic Records Management (ERM) Requirements. Im Rahmen der aktuellen Federal Electronic Records Modernization Initiative (FERMI) soll auch noch einmal Hand an die Requirements gelegt werden. FERMI umfasst ein breit angelegtes Arbeitsprogramm für Richtlinien, Regularien, Policies, Anleitungen und Hilfsmittel.

Bewegung auch beim Thema E-Signatur

Auch bei „uralten“ Regelung zu Nutzung von elektronischen Signaturen und und Signatur-Qualität tut sich in den USA einiges. Der US ESIGN Act, genaugenommen der E-Sign Modernization Act of 2022 (S. 3715) steht zur Verabschiedung an. Das Gesetz soll besonders die Zugangsschwellen für Endnutzer wie Konsumenten senken: „Specifically, the bill repeals the requirement that consumers must demonstrate their ability to access information electronically in order to consent to the use of electronic records.“ Im Prinzip ist es aber nur ein Änderungs-, bzw. Ergänzungsgesetz, wo an einigen Paragraphen des ursprünglichen Gesetzes herumgeschraubt wird. Welche Form und welche Qualität was für einer Signatur bleibt offen. Auch in FERMI findet sich noch nichts Konkretes zum Thema Signaturen in der öffentlichen Verwaltung der USA.

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer

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