PSP Peters, Schönberger & Partner mbB hatte die neue Version 4.0 ihres wertvollen Leitfadens „Die GoBD in der Praxis – Ein Leitfaden für die Unternehmenspraxis“ veröffentlicht. Der Download ist kostenfrei.

Version 4.0 berücksichtigt auch die Umsetzung der DAC7 „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22. März 2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts“: Download DAC7. Die DAC7 ist bereits am 1.1.2023 in Kraft getreten. Über die DAC7 hatten wir bereits in unserem Blog berichtet.

Die Änderungen im Leitfaden betreffen folgende Abschnitte:

10.7.(8)

11.2.

11.6.(2)

11.6.(3)

11.6.(9)

Auslagerung ins Ausland an Gesetzesnovellierung angepasst

Zugriffsarten (Z3-Zugriff) und Mitwirkungspflichten grundlegend überarbeitet

Datenschutz beim Z3-Zugriff ergänzt

Digitale Schnittstelle und Datensatzbeschreibung neu eingefügt

Prüfsoftware beim Z3-Zugriff ergänzt

Quellen- und Literaturverzeichnis aktualisiert

Die meisten Änderungen und Ergänzungen erfolgten in Kapitel 10 „Anforderungen an die Aufbewahrung“ (ab Seite 81) und 11 „Datenzugriff“ (ab Seite 105). Wesentliche Änderungen in Kapitel 11 betreffen die Zugriffsart „Datenträgerüberlassung“, wo auch der Datenschutz eine wichtige Rolle spielt. Interessant ist auch die Behandlung „inhaltlich identische Mehrstücke“, wenn ein Beleg in mehreren Formaten, wie PDF, XML oder Word vorliegt und sich die Frage stellt, welches Format nun steuerlich relevant ist. Gerade die Behandlung von ZUGFeRD-Rechnungen stellt hier besondere Anforderungen. Die Autoren gehen auch auf den Ansatz zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen und zur Umsetzung der GoBD-Anforderungen ein. Der Leitfaden berücksichtigt auch zahlreiche aktuelle Urteile aus dem Umfeld der GoBD und hat ein stark erweitertes Quellenverzeichnis. Die Autoren weisen darauf hin, dass es sich um ihre Meinung handele und kein „offizielles Dokument der Finanzbehörden“ ist. Die Meinung zum Thema „Zertifikate“ findet sich auch schon seit Jahren bei PROJECT CONSULT (Kapitel 17.1, Seite 208): „Keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software; Keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder einer verbindlichen Auskunft; Keine Bindungswirkung von „Zertifikaten“ oder „Testaten“ Dritter. Dennoch werben auch heute noch Anbieter mit „GoBD-Siegeln“. Letztlich ist jedes Unternehmen selbst dafür verantwortlich, wie und wo die steuerlich und handelsrechtlich relevanten Informationen aufbewahrt werden.

In ihrem Fazit schreiben die Autoren Stefan Groß (Herausgeber und verantwortlich für den Inhalt), Thorsten Brand und Wolfgang Heinrich:

„18. Fazit
Viele Ausführungen der Erstfassung der GoBD aus dem Jahr 2014 waren nichts Neues, bewirkten jedoch, dass viele Vorgaben an der Schnittstelle zwischen Steuerrecht und Informationstechnologie wieder oder erstmals ins Gedächtnis der steuerpflichtigen Unternehmen gerufen wurden. Viele Aspekte führten gar zu einer Renaissance längst vergessener oder verdrängter Themen, wie etwa den Vorgaben
zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Mit der Novellierung der GoBD vom November 2019 kam die Finanzverwaltung schließlich dem Ruf nach einer Modernisierung nach. So wurden mit der Neufassung zahlreiche Erleichterungen sowie diverse Möglichkeiten zur Prozessverbesserung geschaffen. Entsprechend sollten die GoBD auch mehr denn je als Chance gesehen werden, betriebliche Prozesse
kritisch zu hinterfragen und diese der aktuellen Rechtslage anzupassen.
In der Gesamtschau lassen die GoBD feste Anforderungen an die Ausgestaltung der Unternehmens-IT sowie den damit einhergehenden Prozessen und Abläufen erkennen, die wiederholt innerhalb verschiedener Abschnitte konstituiert werden. Diese betreffen das Vorhandensein eines entsprechenden Kontroll- und Protokollumfeldes, die Dokumentation der entsprechenden Geschäftsprozesse, die Gewährleistung der Integrität von Daten und dies jeweils unabhängig von Migrationsprozessen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Zur Umsetzung in die Unternehmenspraxis kann das von PSP entwickelte „Vier-Säulen-Modell zur Umsetzung der GoBD“ einen wertvollen Beitrag leisten.„

Die Themen „GoBD“ und „Verfahrensdokumentation“ sind auch in den in den PROJECT CONSULT Essentials eingehend behandelt.