BEG III & die Verkürzung von Aufbewahrungsfristen

Das am 25.10.2019 vom Bundestag verabschiedete Bürokratierentlastungsgesetz III enthält eine Reihe von Änderungen, die auch die elektronische Aufbewahrung und Archivierung betreffen, z.B. die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen in bestimmten Situationen. Der große Durchbruch mit der Verkürzung der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren auf 8 oder 7 Jahre folgt hoffentlich bald. Diese Verkürzung war für das BEG III vorgesehen, wird aber nun erst mit dem BEG IV kommen. Gleiches gilt auch für andere Verfahren wie die der Abschreibungsdauern, Anhebung der GWG-Grenze auf 1.000 €, Abschaffung der Sammelposten und Anhebung der Anhebung der Umsatzgrenze der Ist-Besteuerung. Das BEG III bringt so weniger als ursprünglich angenommen. 

Die Bundesregierung schreibt zum BEG III auf ihrer Webseite:

<Zitat> „Mehr Digitalisierung, weniger Bürokratie

Zu viel Bürokratie hemmt Innovationen und schwächt den Wirtschaftsstandort Deutschland. Dabei wird der Mittelstand überproportional belastet. Deshalb hat sich die Bundesregierung auf ein Drittes Bürokratieentlastungsgesetz verständigt.

Das BEG III enthält unter anderem:

• Erleichterungen bei der Archivierung elektronisch gespeicherter Steuerunterlagen: Für Unternehmen soll die Pflicht entfallen, bei einem Wechsel der Steuersoftware zehn Jahre lang die alten DV-Programme in Betrieb zu halten. Diese können künftig fünf Jahre nach dem Wechsel abgeschafft werden, wenn ein Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhanden ist.“ </Zitat>
   

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) hat den Referentenentwurf veröffentlicht (http://bit.ly/BEGIIIentwurf), der jetzt verabschiedet wurde.

 

Dazu erläutert Beck in seinen Kommentaren und Hinweisen:

<Zitat> „Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Unterlagen im Handels- und Steuerrecht von 10 auf 8 Jahre

Nach derzeitiger Rechtslage beträgt die Aufbewahrungsfrist für Unternehmensdokumente (u.a. für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse sowie Buchungsbelege) für alle Unternehmen zehn Jahre. Die Frist des § 147 Abs. 3 S. 1 HS 1 AO geht über den für die steuerliche Außenprüfung der Steuerverwaltung vorgesehenen Zeitraum deutlich hinaus: Diese soll innerhalb von sieben Jahren abgeschlossen oder zumindest begonnen haben. Zudem verfügt die Finanzverwaltung mit der Ablaufhemmung über ein wirksames Instrument, um die Aufbewahrungsfristen in problematischen Fällen zu verlängern: Sofern eine steuerliche Betriebsprüfung aufgenommen wurde oder die Steuerfahndung ermittelt, müssen die Unternehmen die Unterlagen auch über die Frist des § 147 AO hinaus aufbewahren.

Praxishinweise:

• Auch im HGB sollen die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege (zu den Geschäftsvorfällen), für die handelsrechtlichen Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte usw. sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen von 10 auf 8 Jahre verkürzt werden. Damit wird eine weitere Abweichung von steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Bestimmungen vermieden. Häufig werden für die Handels- und Steuerbilanz dieselben Unterlagen verwendet (z.B. Handelsbücher und Inventare).
• Die Festsetzungsfrist für Steuerhinterziehung beträgt (nach § 169 Abs. 2 S. 2 AO) zehn Jahre (fünf Jahre nur bei leichtfertiger Steuerverkürzung). Diese Fristen werden vermutlich nicht angetastet. Eine Erschwerung der strafrechtlichen Ermittlungen aufgrund der Verkürzung der Aufbewahrungsfristen auf 8 Jahre ist gleichermaßen nicht zu erwarten. Denn die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen laufen nicht ab, soweit die Unterlagen für die Festsetzung von Steuern von Bedeutung sind, für welche die (allgemeine) Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 S. 3 AO; Aufbewahrungsfrist). Die wichtigsten Fälle sind eine begonnene Sonderprüfung, eine nur vorläufige Steuerfestsetzung, laufende steuerstrafrechtliche Ermittlungen oder ein schwebendes steuerrechtliches Verfahren.“ </Zitat>

Betroffen sind die Paragraphen § 147 AO, § 147 Abs. 3 S. 1 AO, § 14b Abs. 1 S. 1 UStG, § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG und § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB.

 

Haufe schreibt in einem Artikel:

<Zitat> „Archivierung von elektronisch gespeicherten Steuerunterlagen

Die Finanzverwaltung hat das Recht, von einem Steuerpflichtigen bei einer Außenprüfung die Einsicht in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Steuerdaten sowie die Nutzung dieses Datenverarbeitungssystems zu verlangen. Die Finanzverwaltung kann zudem die maschinelle Auswertung dieser Daten fordern oder einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen. Die Datenverarbeitungssysteme müssen bisher sogar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist aufrecht erhalten werden. Künftig soll es ausreichen, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies soll in einem neuen § 147 Abs. 6 AO geregelt werden.
Dies gilt ab dem 1.1.2020.“ </Zitat>

 

Etwas versteckt findet sich noch ein anderer interessanter Vorstoß: die Textform anstelle der Schriftform. Die Schriftform mit ihren Auswirkungen in Bezug auf Signaturen und gegebenenfalls Nachsignieren sind umstritten. Der Versuch, Gesetze und Verordnungen generell von der Schriftform zu entschlacken muss als fehlgeschlagen betrachtet werden. An zu wenigen Stellen konnte bisher die Schriftform durch die Textform ersetzt werden. Nun gibt es auch eine Position im BEG II, wo anstelle der Schriftform die Textform zulässig ist.

Beck führt hierzu aus:

<Zitat> „Einführung der Textform anstelle der Schriftform für die Mitteilung einer Arbeitgeberentscheidung über einen Teilzeitwunsch nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz

Stellen Arbeitnehmer einen Antrag auf Teilzeit (u.a. auch Brückenteilzeit) bei ihrem Arbeitgeber, hat dieser für die Erstellung der Mitteilung seiner Entscheidung die Textform (und nicht mehr die Schriftform) einzuhalten. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) sieht einen Anspruch der Arbeitnehmer/innen auf Teilzeitarbeit erst gegenüber Arbeitgebern vor, die in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmer/innen beschäftigen.

Praxishinweise:

• Eine auf einem dauerhaften Datenträger abgegebene lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, erfüllt die Voraussetzung der Textform. Im Unterschied zur Schriftform bedarf es bei der Textform keiner eigenhändigen Unterschrift; es genügt beispielsweise ein Telefax oder eine E-Mail.
• Die Nutzung der Textform als Ersatz für die Schriftform dürfte eine Einsparzeit von zwei Minuten pro Antrag ergeben, so die Einschätzung des Bundeswirtschaftsministeriums.“ </Zitat>

Betroffen ist § 8 Abs. 5 TzBfG. Inkrafttreten am 1.1.2020 (Art. 16 Abs. 1 des BEG III)

 

Diese Erleichterungen betreffen nicht nur den Mittelstand, sondern alle Unternehmen. Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen war bereits seit 2013 ein Desiderat und kommt hoffentlich bald. Zusammen mit den Ergänzungen in den GoBD (2.0 …), die aktuell noch in der Überprüfung durch die Finanzbehörden der Länder sind, wird nun die Digitalisierung vorangebracht.