Das Zusammenführen von Information

2. Februar 2022 10:37 Uhr  |  Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  Permalink


Spricht man mit Kunden und Interessenten über besondere aktuelle Herausforderungen, dann kommen regelmäßig drei Themen zur Sprache: Informationen aus verschiedenen Eingangsquellen zusammenzuführen, zweitens einen einheitlichen Speicherort für alle aktuellen, wichtigen Informationen zu schaffen, und Drittens die Beherrschung der Information, die Information Governance, sicherzustellen.

Im Prinzip sind dies alles traditionelle Themen, die uns bereits seit den Frühzeiten der IT und der digitalen Kommunikation bewegen. Dies wird lediglich durch immer neue Schlagworte und Akronyme verwischt. Begriffe wie Digitalisierung und Digitale Transformation übertünchen diese Themen. Die Fragen der Anwender sind jedoch gleich geblieben und trotz aller innovativen Entwicklungen im Umfeld des Information Management immer noch aktuell.

Gebündelter Informationseingang

Wo habe ich denn diese Nachricht?

Früher diskutierte man über den Medienbruch zwischen Papier und Elektronik. Auf der einen Seite Eingang von Briefen und Fax sowie das Erstellen von Papierdokumenten und Versand per Post, auf der anderen Seite das Arbeiten mit elektronischen Dokumenten, E-Mail und EDV-Anwendungen. „Wo ist …„? verbunden mit dem psychologischen Druck in der digitalen Welt, jede Nachricht sofort zu beantworten. Antwortet man nicht sofort, gerät in der Flut der täglichen Nachrichten und Meldungen vielleicht gerade diese wichtige Nachricht in Vergessenheit und dann „geht das Gesuche los“.

Eine typische Frage war früher, ist dieses Dokument nun als Brief oder Fax eingegangen oder kam es per E-Mail? Hierbei stand immer die Frage der Originalität eines Dokumentes oder einer Nachricht im Vordergrund: darf ich Scannen und dann Wegwerfen, muss ich alle E-Mails aufbewahren, haben elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie unterschriebenes Papier? Heutzutage hat sich aber die Frage der Eingangskanäle für Information deutlich verlagert. Papier spielt nur noch eine nachgeordnete Rolle, Fax de Facto gar keine mehr. Stattdessen fragt man sich, ist die Information im E-Mail-Eingang, im Chat, im Workflow-Postkorb, bei den eingescannten Dokumenten, in den Teams-Benachrichtigungen, in der Collaboration-Anwendung, in der Dropbox, in den Nachrichten des ERP-Systems, im persönlichen Cloud-Speicher, in den Social-Media-Nachrichten, usw. usw. Die Vielfalt der Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten „moderner“ Software hat zu mehr Unübersichtlichkeit als in den „alten Tagen“ des Konflikts „Papier vs. Elektronik geführt. Ein wesentliches Desiderat ist es daher, alle relevante Eingänge wie auch die Ausgänge von Information zusammenhängend an einer Stelle im System zusammenzuführen. Dies heißt häufig, die Möglichkeiten der vorhandenen Anwendungen einzuschränken und sich auf wenige Kommunikationswege festzulegen. Also eher weniger Funktionalität zu nutzen als noch neue, zusätzliche anzuschaffen. Der einheitliche Postkorb als Zentrale ist daher ein wesentliches Anwenderdesiderat um die Informationsflut einzudämmen.

Der Anwender benötigt die Sicherheit, alle eingehenden Informationen aktuell, vollständig und auffindbar an einer Stelle bereitgestellt zu bekommen.

Einheitlicher Speicherort

Wo liegt denn die Endversion dieses Konzeptes?

In eine ganz ähnliche Richtung zielt die Forderung nach einen einheitlichen Speicherort für alle relevanten Informationen. Wo … liegt? Hinter der Frage verbirgt sich all die Unsicherheit und der Frust über unendliche, häufig vergebliche Suche an zahlreichen Speicherorten mit unterschiedlichsten Methoden.

Durch die aktuelle Anwendungslandschaft gibt es zu viele Insel-Speicherorte, die nur der jeweiligen Anwendung zur Verfügung stehen. Die sich ausbreitende Divergenz zwischen On-Premises-Speicher, Cloud-Speichern und hybriden Lösungen trägt ebenso zur Vielzahl der Speicher bei wie die oben beschriebenen Eingangskanäle für Information. E-Mail-Systeme sind für die Kommunikation designt und eigenen sich grundsätzlich nicht als langfristiger Speicherort. Team-Anwendungen für Projekte können nur temporär als Speicherort während einer beschränkten Lebensdauer und einem eingeschränkten Nutzerkreis dienen. Dateisysteme wie die üblichen File-Manager haben in vernetzten Umgebungen schon immer als strukturierte Datenspeicher wenig getaugt, da jeder Anwender sich seine eigene Speicherwelt organisieren konnte. Anwendungen speichern ihre Daten häufig so, dass sie von anderen Applikationen nicht erreichbar sind. Records Management und elektronische Archivierung sind häufig nicht unternehmensweit ausgerichtet und bieten nur selten einen komfortablen, umfassenden Zugriff auf alle relevanten Informationen. Ziel ist letztlich, alle wichtige Information nur einmal an einem dedizierten Ort zu verwalten und zu speichern. Kopien, Versionen, Zwischenstände und andere nicht relevante Repräsentationen des gleichen Inhalts sollen vermieden werden. Dies vermeidet nicht nur Unsicherheit und Speicherplatz sondern fördert auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Solche eindeutigen Speicherorte lassen sich jedoch in der heutigen IT-Welt nicht mehr als ein zentrales Repository umsetzen sondern müssen als nach gleichen Regeln föderierte Speicher mit einer einheitlichen Verwaltung umgesetzt werden.

Für den Anwender muss es letztlich unerheblich sein, wo er auf die korrekte, aktuelle und abgesicherte Information zugreift.

Informationsbeherrschung

Habe ich denn bei dieser Entscheidung alles richtig gemacht?

Die Forderung einer einheitlichen Speicherstrategie leitet gleich zum Thema Information Governance, der Beherrschung der Information, über. Anwender haben angesichts der Schnelligkeit von Veränderungen und der Komplexität regulativer Anforderungen häufig die Unsicherheit „habe ich alles richtig gemacht?„. Wurden alle aktuellen Informationen herangezogen, wurde der Prozess ordnungsmäßig durchgeführt, entspricht das Ergebnis den Standards des Unternehmens, bin ich irgendwo angreifbar, war meine Arbeit termingerecht – alles Fragen, die einen psychologischen Druck auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausüben können. Dies führt zu Ängsten wenn die Software am Arbeitsplatz in der Lage ist, die Arbeitsleistung eines Nutzers auszuwerten (darf man nicht).

Software soll den Anwender unterstützen. Hierfür ist es notwendig, dass die Software nicht nur Arbeit abnimmt sondern auch die Gewissheit vermittelt, mit den richtigen Informationen das Richtige zu tun. Für Unternehmen und Organisationen jedweder Art und Größe ist es unabdingbar zu wissen und dokumentiert zu haben, wo sich welche Art von Information in welchem Zustand befindet. Aktuell gehaltene Informationslandkarten und Verfahrensdokumentationen sind hier wichtige Voraussetzungen. Die Information Governance sorgt dafür, dass die richtige, wirklich benötigte Information dem Anwender im Kontext bereitgestellt wird und wie die Anwender diese nutzen. Sie dient ferner dafür, die rechtlichen und regulativen Anforderungen an das Unternehmen nachprüfbar umzusetzen. Sie organisiert das Wissen des Unternehmens und erhält den Wert der Information über die Zeit. Gerade in Bezug auf aktuelle rechtliche Anforderungen wie die GoBD für steuerlich relevante Daten oder die DSGVO für den Schutz personenbezogener Daten ist eine übergreifende Information Governance essentiell, da die vielen, sich überschneidenden rechtlichen Anforderungen nicht jeweils allein sondern nur übergreifend effizient abgehandelt werden können. Information Management und Information Governance müssen zentral für alle Bereiche eines Unternehmens organisiert und gesteuert werden – schließlich kommt der Begriff Governance vom lateinischen steuern. Information Governance ist aktiv und präventiv. Die Governance beschränkt sich nicht darauf nachzusehen, ob alles richtig abgewickelt wurde. Gerade in heterogenen IT-Landschaften und über Jahrzehnte gewachsenen Organisationen stellt die Umsetzung und kontinuierliche Weiterführung einer durchgehenden Information Governance eine erhebliche Herausforderung dar.

Für den Anwender gilt hier, dass die Information Governance ihm keinen zusätzlichen Aufwand bescheren darf, sondern im Untergrund der Systeme ihn quasi unsichtbar unterstützt. Der Anwender muss nicht wissen, welche Aufbewahrungsfrist für welches Dokument gilt und wo er es zu speichern hat – dies müssen ihm moderne Informationsmanagement-Systeme automatisiert abnehmen.

Ausblick Information Management & Information Governance

Die drei aufgeführten, beispielhaften Anwenderanforderungen sind alle Bestandteile einer professionellen Informationsmanagement-Lösungen, die Organisation, den Menschen und die Technik zusammenbringt. Natürlich gibt es zahlreiche weitere Anforderungen, die Organisationen heute bewegen – elektronischer Rechnungseingang und -ausgang, die elektronische, virtuelle Akte, Business Process Management und Robotic Process Automationen, synchronisierte Heim-/Büro-Arbeit mit Collaboration-Werkzeugen, IT-Sicherheit, Verlagerung in die Cloud und was sich noch so an Themen hinter Digitalisierungs- und Digital-Transformation-Strategien verbirgt. Bei all diesen Themen spielen aber die drei obigen Anwenderanforderungen immer eine wichtige Rolle. Neue Anwendungen dürfen nicht neue Informationsilos schaffen, sie müssen sich in die IT- und Informationsstrategie des Unternehmens einfügen und dürfen den Anwender nicht mit neuen, zusätzlichen Informationskanälen überlasten. Information Management und Information Governance sind die Grundlagen für eine geordnete, zukunftsfähige Digitale Transformation.

Information Management und Information Governance sind die unerlässlichen Grundlagen einer Digitalen Transformation.
Ohne dieses Fundament kann Digitalisierung nicht funktionieren.


Dr. Ulrich Kampffmeyer
Update Information Management 2017

Wenn Sie unserer oder anderer Ansicht sind oder weitere Themen für unser obiges „Dreiergespann von Anwenderanforderungen“ sehen, freuen wir uns über Ihren Kommentar zu unseren Diskussionsbeitrag.

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer

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