Wie schrieb mir gerade ein befreundeter Kollege aus der Schweiz: „Das Rad wird immer wieder neu erfunden“. Dies bezog sich auf zwei aktuelle Reifegradmodelle für DMS-Einführung und ECM Enterprise Content Management in der Schweiz. Hierbei handelt es sich um das „eCH-0232 Maturitäts-Modell zum Informationsmanagement„(PDF), eCH Standard 0232, vom Herbst 2021, das auf dem ursprünglichen Maturity ECM3 Model von AIIM und Mike2 basiert, sowie um das „Reifegradmodell für die DMS-Einführung“ des „Forum Agile Verwaltung“ (PDF).

„Das Rad neu erfinden ..:“: Ganz so ist es allerdings nicht. Die zu Grunde liegenden Technologien ändern sich rasant, die Arbeitsplatzsituation hat sich seit Corona praktisch komplett verändert, globale Interaktion und Wissenstransfer verändern die Nutzung von Information und nicht zuletzt haben neue gesetzliche und regulative Anforderungen zu weiteren Kriterien für solche Reifegradmodelle geführt.

Der Nutzen von Reifegrad-Modellen ist unbestritten. Sie bieten einen schnellen, zusammenfassenden Überblick über die (manchmal nur gefühlte) Ist-Situation, das erstrebenswerte Soll (wenn das Ziel denn erreichbar und relevant ist) und das „Gap“, die Lücke, die es mit geeigneten Maßnahmen zu schließen gilt (meistens mehr Organisation und Prozessoptimierung denn neue Technologie). Reifegradmodelle müssen hierfür neutral und unabhängig, also ohne Einfluss bestimmter Produkte und Anschauungen sein. Aktualität, Anerkennung als Maßstab, thematische Relevanz und eine einheitliche Tiefe der Kriterien sind die wesentlichen Qualitätsmerkmale. Die Begrifflichkeit des Modells muss für alle Beteiligten an einer Erhebung, ob in der Sachbearbeitung oder im Management, gleichermaßen verständlich und gleicher Bedeutung sein. Die Modelle mit ihrer Aufteilung, ihren Beschreibungen und Bewertungskriterien müssen ausgewogen sein. Man kann nicht in einer Kategorie bis ins letzte Detail gehen und in der nächsten an der Oberfläche kratzen. Auch sollten sie geeignet sein, „Grauwerte“ zwischen Kriterien zuzulassen. Solche „Maturity Models“ stammen häufig von Verbänden oder unabhängigen Beratungsunternehmen. Für ECM Enterprise Content Management gibt es relativ viele, so z.B. von Info-Tech oder Gartner, die sich jedoch meistens hinter Bezahlschranken verbergen oder nur im Rahmen von Projekten als Dienstleistung nutzen lassen.

PROJECT CONSULT nutzt seit Jahren eigene Modelle und frei verfügbare Standard-Modelle des Marktes. Für das Thema ECM Enterprise Content Management bot sich schon immer das ECM Maturity Modell der AIIM/Mike2 an, das auch Bestandteil des AIIM ECM Enterprise Content Management Master Zertifikat-Kurses ist. Funktion und Nutzung sind auch im Vortrag zum PROJECT-CONSULT-eigenen Maturitätsmodell für EIM Enterprise Content Management enthalten (Slideshare 2014). Für Themen rund um Archivierung, Records Management und Information Governance greifen wir auf Maturity Modelle der ARMA „GARP – The Principles“, Library of Congress „NDSA Levels of Digital Preservation“ oder MIS „Compliance Maturity Model“ zurück (Auszug aus unserem Seminar S22 2016 PPTX).

Das PROJECT-CONSULT-eigene Maturity Modell zum Informationsmanagement ist inzwischen auch „weiter verbreitet“. In diesem Beitrag daher nicht nur der dazugehörige Vortrag „Enterprise Information Management Maturity Model“ (Auszug aus unserem Seminar S21 2013 PPTX) sondern auch eine Excel-Tabelle mit den Kriterien (XSLS 2014).

Am Markt gibt es auch noch weitere solche Modelle. Wenn Sie gute oder schlechte Erfahrungen mit solchen Modellen gemacht haben, posten Sie gern Ihre Ansicht hier als Kommentar in unserem Blog.