Virtuelle Akte

Die Virtuelle Akte ist nicht einfach ein Abbild einer Papierakte in einem Softwaresystem sondern bietet die Möglichkeit nutzungsgerechte, aktuelle und vollständige Sichten auf die zugeordneten Dokumente zu erhalten.

Virtuelle Akten, elektronische Akten, oder noch genauer virtuelle elektronische Akten liefern eine strukturierte Sicht auf zusammengehörige Daten einer Akteninstanz und der zugehörigen Informationsobjekte in Abhängigkeit von Berechtigungen, Metadaten und Ordnungskriterien.

Definition der elektronische Akte aus Wikipedia

Die bisher aus Papier-Schriftstücken bestehenden physischen Akten sind oder werden durch zunehmende Digitalisierung weitgehend überflüssig. Die elektronische Akte (oder E-Akte) ist eine virtuelle Sammlung von Dateien und Dokumenten (auch die von analogen Medien konvertierten), die zu einem einheitlichen elektronischen Medium (Dateiordner) zusammengefasst werden. Hierin können auch insbesondere Grafikdateien, Bilddateien, Film- und Tondateien enthalten sein. Die E-Akte hat zum Ziel, sämtliche aktenrelevanten Schriftstücke in digitaler Form unter Beibehaltung der physischen Ordnungssysteme zu speichern und jederzeit den Berechtigten zugänglich zu machen. Darüber hinaus müssen auch Meta-Informationen sowie die den Geschäftsgang abbildenden Bearbeitungs- und Protokollinformationen (wie Geschäftsgangvermerke, Verfügungen, Laufwegsinformationen, Unterschriften und Mitzeichnungen) in ihr enthalten sein.[4] Hierzu werden verschiedene, konzeptionell unterschiedliche Enterprise-Content-Management (ECM)- oder Dokumentenmanagement (DMS)-Systeme angeboten. Sie hat ihre Grenzen dort, wo Originale mit Originalunterschriften vorzuhalten sind. Qualifizierte elektronische Signaturen können sicherstellen, dass Unterzeichner identifiziert und die Integrität der signierten elektronischen Informationen geprüft wird. Für den Umgang mit elektronischen Akten gelten dieselben rechtlichen Anforderungen wie für herkömmliche Papierakten.[5] Die Einführung elektronischer Akten zieht tiefgreifende Veränderungsprozesse nach sich. Sachbearbeiter erleben die Einführung zuweilen als Verlust und beklagen, dass sie nun Vorgänge nur noch sequentiell und weniger in ihrem Zusammenhang sehen können (Noppeney 2005).
In weiten Teilen der öffentlichen Verwaltung ist die elektronische Aktenführung bereits üblich.[6] Insbesondere im Massenverkehr wie bei Handelsregister oder Grundbuchämtern ist sie eingeführt. Dazu waren Gesetzesänderungen erforderlich, die die E-Akte legitimierten (z. B. § 55b Abs. 1 VwGO: „Die Prozessakten können elektronisch geführt werden“).
Ab 1. Juli 2014 sind nach dem E-Government-Gesetz alle Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen verpflichtet, elektronische Dokumente entgegenzunehmen. Das Gesetz ermöglicht eine vernetzte Arbeitsweise zwischen den Behörden und entlastet damit Bürger, die mit verschiedenen Behörden kommunizieren müssen ebenso wie die einzelnen Behörden. Bisher erforderliche Unterschriften lassen sich mit einer De-Mail mit Absenderbestätigung oder der elektronischen Identifikationsfunktion des neuen Personalausweises ersetzen. Durch das Gesetz wird bundesweit in der behördlichen Verwaltung die elektronische Aktenführung ermöglicht. Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. Ziel des E-Government-Gesetzes ist es, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern. Damit soll das Gesetz Bund, Ländern und Kommunen einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anbieten.

Definition der Begriffe rund um die Virtuelle Elektronische Akte (VEA)

In Bearbeitung

  • Akte
  • Elektronische Akte
  • Virtuelle Akte = Strukturierte Sicht auf geordnete und zusammengehörige Daten und Informationsobjekte
  • Akteninstanz = Konkrete Akte welche Sachinhalte im Datenbestand abbildet
  • Aktenklasse = Beschreibung des grundsätzlichen Aufbau einer Akte mit der Definition des Inhalts, Verhalten, Funktionalität und Visualisierung
  • Aktenplan

Das Konzept der Virtuellen Akte

Die virtuelle Akte soll und kann die Restriktionen von Papierakten überwinden. Die physischen Medien Papier und Aktenordner bieten nur eine Ordnungsmöglichkeit. Diese wird häufig durch einen Aktenplan, Register oder andere Kriterien Die Idee der Virtuellen Akte entstand in der Industrie, man wollte eine strukturierte und geordnete, übersichtliche Sicht auf zusammengehörige Daten und Informationsobjekte erhalten. Sie basiert auf einer zuvor definierten Struktur welche z.B. als XML-Schema dem verwendenden System bekannt gemacht wurde und mit dem System verwaltet werden kann.

Entscheidend ist bei der virtuellen elektronischen Akte das Konzept, Sichten auf zusammengehörige Inhalte zu bieten. Grundlagen hierfür sind Metadaten, Berechtigungen, Sicherheits- und Vertraulichkeitsstufen und Nutzungsmodelle. je nach Anwender, Situation und Kontext werden strukturiert die zusammengehörigen Informationsobjekte auf Basis ihrer Metadaten visualisiert. So kann je nach Anwendung, Gerät, Betriebssystem, Anwender und Zweck eine unterschiedliche Sicht auf die gleichen Inhalte virtuell zur Laufzeit generiert werden.

Zusammenfassend basiert das Konzept auf folgenden 6 Ideen:

  1. Unabhängig von Speicherort und Typ der Inhalte eine bedarfsorientierte Anzeige zusammengehöriger Informationen im Kontext basierend auf Berechtigungen, Klassen und Metadaten
  2. Eigene Daten der virtuellen Akte in Form von Nutz- und Verwaltungsdaten, die Akteninstanzen abbilden sowie dazugehörige Metadaten
  3. Fremde Daten aus anderen Quellsystemen als Ergänzung eigener Daten sowie zur Bildung von Akteninstanzen
  4. Ordnerstrukturen, die aus den Zuordnung von Dokumentenklassen und Dokumentenattributen abgeleitet werden
  5. Funktionalitäten, die den Umgang und die Bearbeitung von Akteninstanzen erlauben und die Vererbung von Informationen auf zugeordnete Dokumente unterstützen
  6. Trennung und Möglichkeit einer separaten Zuordnung von Ordnungskriterien, Strukturen und Inhalten zu verschiedenen Arten von Visualisierungen

Das Erzeugen einer Virtuellen Akte

Die folgenden Mechanismen werden genutzt um die Verwaltung mit dem verwendeten System zu ermöglichen:

  • Die Virtuelle Akte, abgelegt als Akteninstanz
    Die Instanz wird für Benutzergruppen, fachliche Anwendungen oder bestimmte Inhaltskomponenten mit den entsprechenden Daten und Informationsobjekten gefüllt, diese wird um einen schnellen und performaten Zugriff zu garantieren in der Datenbank des verwendeten Systems hinterlegt und bei Änderungen sowie dem Öffnen der Akte geprüft (Einfügen neuer Informationsobjekte und Referenzen, Update von Daten mit Versionierung und Historisierung, etc.).
  • Die Virtuelle Akte, angelegt als persönliche Arbeitsinstanz
    Aus der Virtuellen Akte können sich Benutzer und oder Benutzergruppen einen Auszug aus einer oder mehreren virtuellen Akten in Form von einer Arbeitsmappe erzeugen lassen. Dieser Auszug beinhaltet Referenzen, Informationsobjekte sowie einen Teil der Stammdaten, welche das Zusammenfassen von aktuell in Bearbeitung befindlichen sowie ausgewählten Informationen (ohne auf die vollständige Akte aufrufen zu müssen) erlaubt. Dieses Verfahren macht besonders dann Sinn wenn Benutzer oder Benutzergruppen mit geringer Berechtigung auf gewisse Daten innerhalb der Akte zugreifen müssen. Bei Änderungen der Instanz wird die Ursprungsakte mit dem ursprünglichen Zusammenhang synchronisiert.
  • Das Suchergebnis als Suchergebnisinstanz in der Virtuellen Akte
    Auch das Suchergebnis innerhalb von Datensätzen kann als virtuelle oder Arbeitsakte abgelegt werden, sofern das Suchergebnis nicht bereits selbst eine virtuelle Akte ist. Um dies zu ermöglichen ist die Vergabe von Metadaten innerhalb der Akte erforderlich. Die bei einer Suche gefundenen Informationsobjekte und Referenzen werden als Instanz abgelegt um sie schnell wieder finden und aufrufen zu können.

Die Visualisierung von Strukturen und Inhalten innerhalb der Virtuellen Akte

Das wesentliche Merkmal einer Virtuellen Akte ist die Visualisierung von Inhalten, Strukturen und Funktionen die den Bedürfnissen der Anwender und den anfallenden Prozessen angepasst werden müssen. Berechtigungen, Parameter, Aktenstruktur und andere Atribute werden visuell dargestellt und sind dynamisch steuerbar, dabei reicht das Spektrum von statisch vorgegebenen Akten bis hin zu vollständig individuell personalisierbaren Akten.

  • Nachbildung von Papieraktenstrukturen
    Um eine konsistente Aktenführung aus dem analogen Bereich herauszuführen, ist es möglich Die Virtuelle Akte mit Deckblättern, Laufzetteln, Tasklisten und Registerstrukturen (z.B. durch Reiter an den Rändern, Laschen, Zwischenblätter) auszustatten, ohne das die Vorteile einer virtuellen, dynamischen Nutzung der Informationen aufgegeben werden müssen.
  • Tabellen-Format
    Die Anzeige von Inhalten und Einträgen innerhalb der Virtuellen Akte kann als Liste oder Tabelle der jeweiligen Informationsobjekte und Referenzen durch eine Zeile repräsentiert werden. Die Kategorisierung der Spalten können beispielweise Typ, Zeit, Ersteller, Titel, Datum letzte Änderung, Bemerkung, Status etc. beinhalten. Selbstverständlich kann die Reihenfolge der Kategorie-Spalten den Bedürfnissen des Anwenders entsprechend angepasst werden, dabei helfen Hervorhebungen um neue Einträge, Wichtiges und andere Statusinformationen zu verdeutlichen.
  • Suchergebnis-Format
    Typische Suchmaschinenergebnisse wie z.B. aus Google, können eine Alternative zur Darstellung tabellarischen Anzeige von Inhalten dienen. Dieses Verfahren wird häufiger in der Visualisierung im Webbrowser gewählt. Zusatzinformationen innerhalb der Akte können durch ein zusätzliches Fenster in einem seperaten Bereich dargestellt werden.
  • Verzeichnisstruktur-Format
    Wie aus Verzeichnisexplorern in Betriebssystemen bekannt, kann das Suchergebnis-Format mit Ordnern und Listendarstellungen in Form einer Informationsobjekt-Preview visualisert werden (z.B. mit Hilfe von Thumbnails). Die Ordnernachbildung hat den Vorteil, dass sich die Anwender analog zu Betriebssystemen orientieren können und das den einzelnen Ordnern weitere Metadaten übersichtlich zugeordnet werden können.
  • Netzwerk-Darstellung
    Speziellere Formen der Aktendarstellung welche einen komplexen Zusammenhang in einer Darstellung innerhalb einer Netzwerk oder Tagging Cloud benötigen, können mit Hilfe von Metadaten durch Verbindungen, Hervorhebungen, Links oder andere Formen der Vernetzung für eine Beziehung zwischen mehreren Dokumenten realisiert werden.
  • Phasen-orientierte Darstellungen
    Projektakten welche besonders bei Phasenorientierten Workflows benötigt werden, können in eine Gliederung nach Abschnitten, Phasen, Zeit oder anderen statusabhängigen Kriterien aufgespalten und visualisert werden. Die virtuelle Akte kann so ihr Aussehen an den Vorraussetzungen des Interessenten anpassen. Beispielweise passiert das wenn sich ein Kundenstatus verändert oder sich ein Projekt aus dem aktiven Arbeitsstadium in ein abgelegtes, bereinigtes Stadium wandelt.

Der Aufbau einer Virtuellen Akte

Der Aufbau der Virtuellen Akte setzt sich aus folgenden Punkten Zusammen:

  • Steuerung (Der Anwendung, Benutzerrechten, Sprachressourcen, dem Datenkatalog, Strukturdefinition, Administrationsparametern)
  • Eigene Daten (Metadaten, Nutzdaten, Benutzerrechtedaten)
  • Aktenklassen (Regelwerk der Akteninstanz)
  • Identifikation der Akteninstanz (Identifikation der Akteninstanz)
  • Strukturierte Metadaten und Daten (Interne Identifikation, Name (Titel), Datentyp, Datenursprung, Zugriffschutz, Protokollierung)
  • Zugriffschutz (Rechteverwaltung und Zugriffsschutzdefinition)
  • Daten und Informationsobjekttribute (Die Möglichkeit Berechtigungsmodelle zu erstellen und Berechtigungen auf verschiedenen Ebenen zu vergeben)
  • Verfügbare Funktionen (aktenklassenweite Festgelegung von kontextbezogenen Funktionen)
  • Steuerung der Anzeige (Visualisierung von Dokumentenattributen)
  • Sprachversionen (Benutzer-, Funktions-, Clientbetriebssystem-, Anwendungs-, Standort- oder inhaltsbezogene Zuordnung von Sprachressourcen)
  • Zugriffsrechte (Hinterlegung von Rechten für Gruppen und/oder Einzelpersonen)
  • Multiple Zugriffsschutzdefinitionen (Aktenstatus abhängige Zugriffsschutzdefinition in Metadaten)
  • Statustypen (Prozessualer Status, Technischer Status, Dokumentierende Status)
  • Funktionskatalog (Unique Identifier, Interner Name, Darstellungsname & Hilfe, Serviceidentifikation, Parameterliste, Fehlerbehandlung, Protokollierung)
  • Versionierung von Aktenklassen (automatische Historisierung bei zeitlich unterschiedlich definierten Aktenklassen)
  • Informationsobjektquellen (Attribute welche die Dokumentenreferenz repräsentieren)
  • Eigene Nutzdaten der Akteninstanzen (inhaltlich beschreibende Daten)
  • Verwaltungs- und Metadaten der Akteninstanz (Strukturierte Daten, Historische Daten, Protokollierung)

Externe Daten

Bei fremden Daten aus externen Datenquellen gibt die technische Verküpfung zwei Varianten her:

Synchrone Verknüpfung zu Fremddaten

Fremddaten welche synchron verknüpft sind haben die Eigenschaft, dass die Information der Fremddaten direkt aus dem Datensatzbezogen werden und diese Informationen zu jeder Zeit auf dem neuesten Stand sind. Der große Nachteil dieser Verknüpfungsmethode ist, dass eine hohe Auslastung auf dem Trägersystem aufkommt.

Gespiegelte Verknüpfung zu Fremddaten

Gespiegelte Daten werden kontrolliert-redundant in der Datenbank der virtuellen Akte
zwischengespeichert und nach Regeln aktualisiert, die die Auslastung auf dem Quellsystem
besser steuerbar machen, andererseits ggf. weniger aktuelle Fremddaten bieten. Soll eine Protokollierung von sich ändernden Fremddaten durchgeführt werden, muss die Verknüpfung gespiegelt stattfinden, damit eine Vergleichsgrundlage vorliegt. Der Zeitpunkt der Änderung im Protokoll bezieht sich auf die Feststellung
der Änderung durch die virtuelle Akte und weicht je nach gewählter Aktualisierungsstrategie vom Änderungszeitpunkt in der Quellanwendung ab.

Dokumentenbestand einer Akteninstanz

Eine Akteninstanz der virtuellen Akte arbeitet mit Dokumentenreferenzen in Form Dokumentattributen aus einem oder mehreren Dokumentenverwaltungssystemen. Sie verfügt nicht einen eigenen Dokumentenbestand. In der Aktenklasse sind Regeln hinterlegt aus denen zur Laufzeit Filterkriterien gebildet werden, die den Dokumentenbestand eine Instanz beschreiben.

Als Beispiel könnte eine Klasse einer Akteninstanz mit folgender Beschreibung definiert sein:

  • Kundennummer = (Kundennummer der Akteninstanz)
  • Dokumentenklasse = „Rechnung“ oder „Bestellung“ oder „Angebot“ oder „Lieferschein“

Für die konkrete Akteninstanz, die z.B. die Kundenummer „49382“ hat, würde sich damit folgende Beschreibung der Dokumentenmenge ergeben:
Alle Dokumente der Klassen „Rechnung“ oder „Bestellung“ oder „Angebot“ oder „Lieferschein“ mit der Kundenummer 49382

Auf diese Weise ergibt sich ein Dokumentenbestand für eine Akteninstanz, der aus einer Liste von Dokumenten unterschiedlicher Dokumententypen oder Referenzen auf externe Objekte besteht. (siehe auch Informationsobjektquellen).

Visualisierungsprinzipien

Die Visualisierung von Dokumentenbeständen ist in der Aktenklasse in Form von Sichten festgelegt (siehe auch Visualisierung). Für die Visualisierung verfügt die virtuelle Akte über unterschiedliche Verfahren, die je nach Anforderung geeignet sind Daten, Strukturen und Beziehungen untereinander darzustellen. Am häufigsten verbreitet sind Register, Listen und hierarchische Darstellungen. Möglich sind auch andere Repräsentationen, wie z.B. Topic Maps oder Tag Wolken, die aus dem Bereich Wissensmanagement stammen. Typische Vertreter sind:

  • Register (Seitenweiser Zugriff mit Reitern auf einer Registratur)
  • Listen (Darstellung in tabellarischer Form)
  • Hierachien (Zusammenfassung gleicher Attributwerte in einer Informationsobjektmenge in einer geordneten Liste mit spezifischen Atributen)
  • Dynamische Sichten
    • Darstellungsregeln
    • Filterkreterien
Darstellung von Informationsobjekten

Die virtuelle Akte selbst stellt ausschließlich die Attribute einer Informationsobjektreferenz dar. Dabei kann es sich um ein direkt anzeigbares elektronisches Objekt in einem internen oder externen System handeln wie auch um eine Referenz auf einen Standort eines physischen Objektes (Prinzipien des Records Managements). Die Bereitstellung eines Informationsobjektes oder des Inhalts eines Dokuments wird immer von der Dokumentverwaltung selbst vorgenommen, bei der es sich um ein externes System (z.B. Archivsystem) handeln kann. Über die Objekteigenschaften sind automatisch entsprechende Viewer anzuziehen, die eine Repräsentation des Informationsobjektes innerhalb oder außerhalb der Akte ermöglichen.

Die virtuelle elektronische Akte führt letztlich nur Dokumente auf Basis derer Metadaten wie Berechtigungen, Kontext, Klassifikation und Index, als eine strukturierte Sicht zusammen.

Die virtuelle elektronische Akte ist keine statische Abbildung einer Papierakte!

Dr. Ulrich Kampffmeyer
Fachtagung Verwaltungswissenschaften, 2002

Ressourcen

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer

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