Im Vorfeld der DMSEXPO hat die Competence-Site einen virtuellen Roundtable zum Thema "Trends bei ECM und Dokumentenmanagement" durchgeführt. Der erste Teil beschäftigte sich mit dem Thema "Auswahl und Einführung von DMS", der zweite mit dem Thema "Zukunft von ECM". 

An dem zweiteiligen Roundtable nahmen unter anderem Rainer Weissert (Alegri), Bruno Handler (Axavia), Oswald Freisberg (SER Solutions), Marco Knöpp (UTAX Docforms) und andere teil.

Die erste Fragerunde, "Herausforderungen bei der Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems", wurde von Dr. Joachim Hartmann (PROJECT CONSULT) moderiert.

Ohne eine datenbankgestützte Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen nichts mehr. Mittlerweile weisen die Systeme im Markt eine hohe Reife auf und auch Anbieter und Anwender verfügen über umfassende Erfahrungen.

Trotzdem kann nicht naiv bei der Auswahl und Einführung eines DMS vorgegangen werden. Wenn das falsche Produkt eingesetzt genutzt wird, das z.B. besondere Anforderungen nur teilweise unterstützt (Compliance, Social, Mobile) oder die Vorbereitungen bei der Einführung unzureichend waren, ist auch heute noch ein Scheitern möglich. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber gleich einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten, um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer „Rückgängig: Eingabe“ …

In einem zweiteiligen Roundtable haben wir im Vorfeld der DMS Expo führende Experten gebeten, zu relevanten Fragestellungen im DMS-Umfeld Stellung zu beziehen. In diesem Roundtable geht es bodenständig um Fragen zur Auswahl und Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen, im zweiten Roundtable werden wir einen Blick zurück nach vorne wagen.

Dr. Hartmann fragte die teilnehmenden Anbieter und Berater:

# Was sind die Kriterien bei der Auswahl eines DMS?

# Was kann bei der Auswahl eines DMS schief gehen?

# Frage an die Anbieter: Wie differenziert sich das eigene DMS?

# Frage an die Anbieter: Was erwarten Sie für Ihr DMS-Unternehmen in der Zukunft?

 

Die zweite Fragerunde, "Die Zukunft von DMS und ECM zwischen Compliance, Social, Mobile, Cloud und Tagesgeschäft", wurde von Dr. Ulrich Kampffmeyer (PROJECT CONSULT) moderiert.

ECM Enterprise Content Management gibt es seit über 10 Jahren – aber so richtig ist die Botschaft beim Endanwender in Deutschland immer noch nicht angekommen. Microsoft hat mit Sharepoint viel für die Bekanntmachung von ECM getan, aber auch eine eigene Sicht auf das Thema verbreitet und nicht erfüllbare Erwartungen geschürt. 2011, kurz vor der DMSEXPO, befindet sich die ECM-Branche vielfach im Umbruch.

Bei Kunden sich Themen wie Posteingang, Rechnungseingang, Archivierung und elektronische Akte auf der Einkaufsliste. Viele Anbieter versuchen aber dennoch mit Document Management, Business Process Management, Capture, Case Management und anderen Schlagworten (vergeblich) die Endanwender zu erreichen. Der Einsatz von Dokumententechnologien schwankt dabei zwischen den beiden Polen "Gier & Angst", Wirtschaftlichkeit und rechtliche Anforderungen.

ECM sind heute vorrangig Inhouse-Lösungen, werden aber zunehmend durch SaaS Software as a Service ergänzt. Neue Trends bei Technologien, Kommunikation und Nutzung von Informationen überholen die ECM-Branche links und rechts: Cloud, Apps, Mobile und vieles mehr.

In unseren Roundtable wollen wir drei aktuelle Herausforderungen durch Experten hinterfragen.

Dr. Kampffmeyer fragte die teilnehmenden Anbieter und Berater:

# Frage an die Anbieter: Wie werden sich ECM Lösungen verändern?

# Wie sieht im ECM-Kontext die Organisation der Zukunft aus?

# Wo liegt jenseits des Hypes der konkrete Nutzen von ECM? 

 

Weitere Antworten und Stellungnahmen im Roundtable sind willkommen!