ECM & THE CLOUD

28. Mai 2021 10:49 Uhr  |  Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  Permalink


ECM und die Cloud – längst der beherrschende Trend bei Enterprise-Content-Management- und Content-Services-Platform-Lösungen. Alle Anbieter haben sich auf Cloud-basierte Angebote eingelassen – oder mussten sich auf Grund des Druckes des Marktes, der Wettbewerbssituation und der Kundenanforderungen darauf einlassen. War „ECM in den Wolken“ vielfach noch eine Zukunftsvision, so ist das Thema inzwischen „Mainstream“. Die Corona-Pandemie hat ein Übriges dazugetan. Doch zunächst ein wenig Geschichte.

Das Leporello „ECM IN THE CLOUD“, das unter anderem auf Studienergebnissen der AIIM international basiert, zeigte mit sieben Positionen wesentliche Entwicklungen auf: (1) Über 40% der Anwender sind schon in der Cloud oder auf dem Weg dorthin, jedoch teilt sich das Feld in Befürworter und Gegner auf (2). (3) Dunkle Wolken steht für die Frage nach der Kontrolle und Sicherheit unter Compliance-Gesichtspunkten. (4) bezieht sich auf die Auswahl-Alternativen. Punkt (5) Cloud GPS geht auf die Frage ein, wo Information entsprechend den regulativen und rechtlichen Vorgaben gespeichert werden darf. Argument (6) beschreibt unterschiedliche Anwendungen von ECM in der Cloud. Nummer (7) soll verdeutlichen, wie die Investitionen in die Cloud wachsen.

So der Stand im Jahr 2013/2014. 🙂

Was hat sich geändert?

(1) Cloud ist da. Keine Frage. Cloud-Lösungen verdrängen zunehmend Inhouse-On-Premises-Lösungen. Zumindest ergänzen Cloud-Lösungen bereits vorhandene Systeme.

(2) Durch die Verbreitung von Werkzeugen wie Box, Dropbox, OneDrive & Co. nutzt fast jeder die Cloud. Im Unternehmenskontext sind Cloud-Lösungen, zumindest als hybride Ausprägung, heute schon der Regelfall. Dies gilt auch für Content-Services-Platforms-Lösungen. Die Widerstände der Vergangenheit schwinden immer mehr (auch wenn es vielleicht in Zukunft wieder einen Roll-Back aus Sicherheitsüberlegungen geben könnte – raus aus der Cloud, zurück in abgesicherte spezielle On-Premises-Systeme).

(3) „Dark Clouds“ sind weiterhin sehr verbreitet, denn kaum eine Organisation kann nachalten – oder hat nachgehalten – welche Information wo liegt. Das Information Management hat sich lediglich von Inhouse in die Cloud verlagert – ohne die Grundprinzipien der Ordnung umzusetzen. Das Informationsmanagement in der Cloud ist nicht einfacher geworden weil man Probleme und Unordnung der bisherigen Landschaften einfach in die Wolke transferiert hat.

(4) Es gibt nicht DIE EINE Cloud. Es ist zwischen grundsätzlichen Modelle wie SaaS, IaaS oder PaaS zu unterscheiden. Hybride Lösungen wie Cloud & On-Premises spielen gerade im Information Management eine wichtige Rolle. Und letztlich ist es wichtig, ob man eine vorgefertigte Lösung aus der Cloud so nimmt wie sie ist oder ob man auf einer Cloudplattform seine eigene Software installiert und betreibt.

(5) Die rechtlichen Anforderungen an die Speicherung von Informationen ausschließlich im eigenen Lande existieren noch vielfach. Jedoch hat sich gerade in Europa durch den DSM Digital Single Market die Situation verändert, so dass Daten auch außerhalb des Ursprungslandes verarbeitet und gespeichert werden. International hat besonders die Aufhebung der Safe-Harbor- und Folge- Vereinbarungen Herausforderungen in Bezug auf die internationalen Internet-Konzerne aufgeworfen.

(6) Die Vielfalt der ECM-Lösungen aus der Cloud ist gewachsen: von einfachen Sharing-Anwendungen über Collaboration, elektronische Akte und Workflows bis hin zu Records Management und Archivierung ist alles vertreten. Das gesamte Portfolio an Funktionalität und Diensten der ECM-Branche steht inzwischen Cloud-basiert zur Verfügung. Hinzukommen spezielle, ECM-nahe Anwendungen wie die Informationserfassung, Rechnungseingangsverarbeitung, elektronische Signatur, Übersetzungsfunktionalität usw. Die Entwicklung neuer Funktionalität für ECM in der Cloud ist inzwischen deutlich schneller als die bisherigen Innovationszyklen bei On-Premises-Lösungen.

(7) Das Wachstum der Investitionen läuft parallel zum Wachstum der Cloud-Installationen. Cloud hat hier bereits in den ERP-, HR-, CRM- und ECM-Segmenten die Investitionen in neue Lösungen auf On-Premises-basis überholt. Nur Wartungs- und On-Premises-Ausbau-Investitionen verschleiern noch den Eindruck, dass Cloud-Lösungen sich durchgesetzt haben.

Fast acht Jahre ist das Leporello alt. Veraltet. Aber ein guter Maßstab für die Veränderungen der letzten Jahre. Aktuelle Einschätzungen zum Markt für ECM aus der Cloud gibt es in unserem Blog, in Update-Vorträgen, der AIIM international, im DOKmagazin sowie von Analysten bei Forrester, Gartner, CMSwire und anderen. Letztlich hat die Cloud auch dazu geführt, dass die Anbieter und Analysten sich von der bisherigen Einordnung als ECM Enterprise Content Management zu der Klassifikation Content Services bewegt haben. ECM war immer sehr stark auf Inhouse-Lösungen ausgelegt. Content Services Platforms setzt auf Dienste aus der Cloud, die für unterschiedlichste Anwendungen genutzt werden können. Das ursprüngliche Konzept von Enterprise Content Management mit Strategie, Methoden und Vision einer kontrollierten Informationsverwaltung bleibt bestehen, wird jedoch technisch durch moderne Architekturen und Dienste-Konzepte ergänzt – oder auch nach Meinung einiger – abgelöst.

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer

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