Betrachtet wurden die Produkte Advemet.de DMS, Amagno, COI-BusinessFlow, SER doxis intelligent content automation, DMS P.2, DMSmaxx, DocuWare, Dokuneo, ecoDMS, Findentity, humbee, Kyocera Workflow Manager, Novaline Archivierung, Onlyoffice, Penneo Sign, PETRA, PostStream, qualido manager und Scopevisio Documents. Die Studie basiert auf den Herstellerangaben. Zu jedem Produktangebot gibt es auf der Webseite frei zugänglich eine kurze Einschätzung nebst den Alleinstellungsmerkmalen oder besonderen Eigenschaften. In Deutschland relevante Anbieter und Produkte wie Ceyoniq, ELO, Hyland, IBM, Lobo DMS, M-Files, OpenText, Optimal Systems und andere fehlen. Dafür finden sich viele recht wenig bekannte Namen in der Liste der betrachteten Produkte.

Die Marktübersicht macht sich am inzwischen überholten Begriff „Dokumentenmanagement“ (auch DMS) fest, der in Deutschland im Mittelstand noch vielfach verwendet wird. Auf der Webseite heißt es hierzu:
„Basis Features: diese Features sollten DMS Lösungen bieten
… In unserem Marktüberblick haben wir uns unter anderem der Frage gewidmet, ob die Systeme auf dem eigenen Server installierbar sind oder ob externe Unterstützung benötigt wird. Zusätzlich haben wir verglichen, ob die DMS Lösungen mobile Apps anbieten. Besonders heutzutage ist ein mobiler Zugang besonders wichtig und für Unternehmen ein wichtiges Kriterium. Ein weiterer Faktor, der bei der Auswahl eine Rolle spielt: das Bearbeiten von Dokumenten. Werden die Daten einfach nur erfasst und verwaltet oder können sie auch nachträglich noch angepasst werden. Hier zeigte sich bei allen Anbietern die Möglichkeit der Dokumentbearbeitung.“ Die Produkte zeigen entsprechend ein buintes Mischmasch an Funktionalität, die nicht sehr konkret eingegrenzt ist. Auch Archivierung, Business Process Management, Collaboration und andere Funktionen sind sich im untersuchten Portfolio wieder.

Die Preisvarianz der betrachteten Produkte zeigt ebenfalls Unterschiede in Bezug auf die Zielgruppen und den angeboten Funktionsumfang: „Die günstigsten Anbieter starten bei einem Euro pro Jahr. Der teuerste Anbieter verlangt für sein DMS hingegen einen Preis von 250 Euro pro Jahr“ (gemeint sein dürfte je Nutzer und Jahr).

Das 30seitige PDF der „Summary“ als Download bietet Informationen zur Durchführung der Studie. Sechs Seiten sind Werbung. Auf den verbleibenden 24 inhaltlichen Seiten gibt es kurze Texte und Tabellen(auszüge) zu den Kapiteln Zu den Kapiteln „Allgemeine Informationen“, „The Pitch“, „03 Sprachen der Bedienoberfläche“ (nur Docuware, OnlyOffice und SER haben Versionen in fast allen abgefragten Sprachen)“ , „05 Basisfunktionen der Lösungen“ (noch die interessanteste Tabelle in der „Summery“), „07 Datenerfassung“, „09 Dateiformate“, „14 Kollaborationsfunktionen“ (nur einige wenige, aber wichtige Funktionen) und „16 Rechtliche Kriterien“, wo auch „Zertifikate“ gelistet werden. Für eine kostenfreie Übersicht doch recht ordentlich.

Auf eine Marktstudie dieser Art hin überhaupt eine Vorauswahl oder gar eine Kaufentscheidung zu treffen, ist natürlich nicht möglich.

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Translation by Deepl.com

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DMS Market Study by ContentManager.de

There used to be a Documanager.de – now Contentmanager.de also takes care of the topic of document management. Thus, on 1 February, a new market study was published that compares 19 products with each other: http://bit.ly/3HZUslz.

You can download a summary free of charge if you leave your contact details. Unfortunately, one then also automatically receives newsletters and promotional inquiries. The complete study costs currently – 50% reduced – 299.00 € (plus VAT, offer valid until 31.03.2023).

The website provides an overview of the products examined, the criteria and the assessments.

The products Advemet.de DMS, Amagno, COI-BusinessFlow, SER doxis intelligent content automation, DMS P.2, DMSmaxx, DocuWare, Dokuneo, ecoDMS, Findentity, humbee, Kyocera Workflow Manager, Novaline Archivierung, Onlyoffice, Penneo Sign, PETRA, PostStream, qualido manager and Scopevisio Documents were considered. The study is based on the manufacturers‘ specifications. For each product offering, there is a short assessment on the website that is freely accessible, together with the unique selling propositions or special features. Relevant providers and products in Germany such as Ceyoniq, ELO, Hyland, IBM, Lobo DMS, M-Files, OpenText, Optimal Systems and others are missing. On the other hand, there are many little-known names in the list of products considered.

The market overview is based on the now obsolete term „document management“ (also DMS), which is still widely used in Germany among small and medium-sized businesses. The website states:
„Basic features: these are the features DMS solutions should offer
… In our market overview we looked at, among other things, whether the systems can be installed on a company’s own server or whether external support is needed. In addition, we compared whether the DMS solutions offer mobile apps. Especially nowadays, mobile access is particularly important and an important criterion for companies. Another factor that plays a role in the selection: the editing of documents. Is the data simply captured and managed or can it also be subsequently adapted. Here, all providers showed the possibility of document editing.“ Accordingly, the products show a buint mishmash of functionality that is not very concretely delimited. Archiving, business process management, collaboration and other functions are also to be found in the portfolio examined.

The price variance of the products examined also shows differences in relation to the target groups and the range of functions offered: „The cheapest providers start at one euro per year. The most expensive provider, on the other hand, demands a price of 250 euros per year for its DMS“ (this probably means per user and year).

The 30-page PDF of the „Summary“ per download provides information on how the study was conducted. Six pages are advertising. On the remaining 24 content pages there are short texts and tables (excerpts) to the chapters „General Information“, „The Pitch“, „03 Languages of the User Interface“ (only Docuware, OnlyOffice and SER have versions in almost all the languages queried)“ , „05 Basic functions of the solutions“ (still the most interesting table in the „Summery“), „07 Data entry“, „09 File formats“, „14 Collaboration functions“ (only a few, but important functions) and „16 Legal criteria“, where „Certificates“ are also listed. For a free overview, that’s pretty neat.

Of course, it is not possible to make a preliminary selection or even a purchasing decision based on a market study of this kind.