Aufbewahrungsfristen vs. Löschpflichten 2023
6. Januar 2023 12:00 Uhr | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Permalink
Jahresanfang – und wieder wird überlegt, was kann endlich an kaufmännischen Unterlagen weg. Hinzukommt die Frage, was muss verpflichtend gelöscht werden. Hier helfen Kataloge zu aufbewahrungspflichtigen, handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten kaufmännischen Dokumenten weiter (z.B. https://www.lexware.de/fileadmin/wissen-tipps/basic-tools/uebersicht-aufbewahrungsfristen.pdf). Hinzuzurechnen ist immer das laufende Jahr (und empfohlen, eine gewisse Karenzzeit). Für Behörden, besonders Bundesbehörden, gelten noch ganz andere Aufbewahrungsregeln. Hier geht es nur um die aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)). Löschpflichten leiten sich z.B. aus der DGSVO Datenschutzgrundverordnung ab.
Welche Aufzeichnungen (papiergebundene und elektronische Daten, Belege und Dokumente; der Begriff „Aufzeichnung entspricht dabei dem englischen „Record“) können gelöscht werden?
- Inventare, die zum 31.12.2012 aufgestellt worden sind
- Kaufmännische Bücher mit letzten Eintrag im Jahr 2012 oder früher
- Jahresabschlüsse von 2012 oder früher
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2012 oder früher
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Kopien der verschickten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2015 oder früher empfangen oder gesendet wurden
- … und der „Gummi-Paragraph § 147 Abs. 3 AO „sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen“ aus dem Jahr 2015 oder früher.
Nicht löschen sollte man folgende Aufzeichnungen (papiergebundene und elektronische Daten, Belege und Dokumente):
- einer begonnen Außenprüfung
- zu anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen
- die relevant für ein schwebendes Verfahren sind
- für Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt
- wenn die Festsetzungsfrist der entsprechenden Steuer noch nicht abgelaufen ist
- bei nur vorläufigen Steuerfestsetzungen.
Datenschutzvorgaben aus DGSVo und BDSG (neu) verpflichten allerdings auch, bestimmte Unterlagen zu vernichten (im Zweifelsfall gehen aber die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten vor). Laut Datenschutz müssen alle Daten und Aufzeichnungen mit personenbezogenen Information nachweislich vernichtet werden, die nicht den entsprechend §6 legitimen Interessen oder verfolgten Zwecken entsprechen. Diese Grauzone ist nicht unerheblich. Informationen zu diesem Thema finden sich im Report „GoBD vs. DSGVO in der digitalen Archivierung„. Namen von Personen in Angeboten und Verträgen sind ebenso wie Unternehmensadressen keine personenbezogenen relevanten Daten nach DSGVO. Anders kann dies schon in Protokollen und Stundenabrechnungen Dritter aussehen. Hier gibt es keine allgemeingültige Regelungen sondern jede Organisation muss dies mit ihrem Datenschutzbeauftragten selbst prüfen, vereinbaren und dokumentieren (Verfahrensdokumentation nach GoBD und/oder Verfahrensbeschreibung nach DSGVO).
Selbst das Löschen von Daten und Dokumenten ist nicht einfach, da hierzu entsprechende Nachweise gefertigt werden müssen. Bei der Papierentsorgung durch Dienstleister ist dies schon immer geregelt. Für die elektronische Welt müssen dann entsprechende Protokolle, Journale oder Audit-Trails nebst Beschreibung herhalten. Diese müssen dann wiederum – ebenso wie ältere Stände der Verfahrensdokumentationen – entsprechen den Fristen aufbewahrt werden. Informationen zum Thema „Verfahrensdokumentation“ gibt es auch in unserer Wissensbasis „Essentials“ auf Theum.
