„Information Management – auf zu neuen Ufern: Automatisierung, Künstliche Intelligenz & Co.„
hieß das Motto des 13. Update zum Information Management. Wie gewohnt eröffnete Dr. Ulrich Kampffmeyer das Seminar in Hamburg mit vielen interessanten Themen rund um das Thema Information Management.

Die unterschiedlichen Gastreferenten boten außerdem an verschiedenen Standorten einen spannenden Exkurs. Diesmal fand das Seminar an fünf Standorten statt. In unserem Bericht geht es nicht nur um die vorgestellten Trends, sondern besonders um die Auswertung der Teilnehmerbefragung.

Zu Gast als öffentliche Veranstaltung war das Update diesmal in den Business Clubs in Hamburg, Kassel, Frankfurt und Düsseldorf sowie bei der Landesmesse Stuttgart.

Wieder einmal herausragend im diesjährigen Programm waren die sieben Gastvorträge in TOP 2, die das übliche Programm des Updates erweiterten:

• Hamburg, 24.01,2017
  Ralf Kaspras VOI: „Zertifizierung von Verfahrensdokumentationen durch TüViT und VOI“
  Dr. Rainer Kossow, PROJECT CONSULT:  „Demografischer Wandel und Informationsmanagement“
   
• Frankfurt, 26.01.2017
  Erwin Rödler, Revidata: „Aktuelles zur Datenanalyse bei Audits“
  Dr. Joachim Hartmann, PROJECT CONSULT: „Cloud-Strategien für Komponenten des Information Management“
   
• Düsseldorf, 31.01.2017
  Erwin Rödler, Revidata: „Aktuelles zur Datenanalyse bei Audits“
  Hanns Köhler-Krüner, Gartner: „Künstliche Intelligenz, Smart Machines und Cognitive Technologien“
   
• Stuttgart, 01.02.2017
  Prof. Dr. Wolfgang Hackenberg, Rechtsanwalt: „Aktuelles IT-Recht und seine Umsetzbarkeit vor Gericht“
  Paul Caspers, Theum: „Die Update-Tagungsdokumentation in 5 Minuten als erschlossenes Wissen bereitstellen“ 

Die Vorträge von Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, an allen 5 Veranstaltungen:

(TOP 1) Wer, wie, was, warum…?
(TOP 2) Aktuelles zu Rechtsfragen: GoBD, eIDAS, GDPR, …
(TOP 3) Aktuelles zu Standards & Normen
(TOP 4) Trends & Voraussagen 2017

Alle Vorträge finden sich in der mit Theum aufbereiteten Tagungsdokumentation: http://bit.ly/Theum, nutzbar im Web, druckbar als PDF, komfortabel lesbar auf dem Smartphone und Tablets, downloadbar als EPUB. Das neue Unternehmen und Produkt Theum wurde erstmals in München vorgestellt und die PROJECT CONSULT Update-Dokumentation ist eines der Musterbeispiele für die Publikations- und Wissensaufbereitungssoftware.

Nutzungslizenz für alle Folienvorträge und Unterlagen: Creative Commons CC-by-nc-nd. Alle Inhalte und Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen Information bestimmt. Eine kommerzielle Nutzung und Weiterverarbeitung ist nicht gestattet.

PROJECT CONSULT Trends für Information Management 2017

Auch dieses Jahr wollen wir Ihnen einen Einblick auf unsere Trends im Information Management 2017 bieten, die Priorität der einzelnen Trends variiert wie jedes Jahr mit der Bewandtnis von Politik, Markt und technologischem Fortschritt. Wie in jedem Jahr geht es um den Schwerpunkt Information Management und die klassischen Disziplinen wie ECM, DMS, Archivierung etc. Durch die Beeinflussung anderer ITK-Trends  verändern diese sich stark. So wird zum Beispiel auch in Frage gestellt, ob Enterprise Content Management als Branchenbezeichnung noch geeignet ist. Die 10 Trends zum Information Management 2017 entstanden bei Berater-Meeting Weihnachten 2016. 
 

Die PROJECT CONSULT Trends entstehen bei unserem “Berater-Weihnachts-Meeting”. Dort diskutieren wir, was für unsere Kunden und uns im kommenden Jahr wichtig wird.

1. Informationssicherheit
„Es gibt keine vollkommene technisch umgesetzte Sicherheit!“

• Informationssicherheit gewinnt angesichts der zunehmenden Angriffe aber auch durch das Informationswachstum immer mehr an Bedeutung.
• Maßnahmen zu Verbesserung der Informationssicherheit sind nicht nur technisch sondern betreffen im Besonderen die Qualifikation der Mitarbeiter, Weiterbildung, Unternehmenskultur und Bewußtsein für Sicherheitsfragen.
• „Security“, „Safety“ & „Privacy“ überlappen sich zunehmend.
• Die DS-GVo (GDPR) ist einer der Treiber für Informationssicherheit beim Schutz personenbezogener Daten.
• Informationssicherheit ist eine Eigenschaft, die durch Information-Management-Systeme effizient unterstützt werden kann.

2. Information Governance
„Die Beherrschung der Information ist essentiell für den wirtschaftlichen Nutzen!“

• Information Governance ist nicht Corporate Governance und auch nicht IT Governance. Sie betrifft direkt die Information.
• Informationslandkarten sind ein notwendiges Werkzeug um einen Überblick über die Information im Unternehmen und ihren Wert für das Unternehmen zu erhalten.
• ECM, EIM, Content Services Applications, Records Management … oder wie auch man immer die Lösungen bezeichnen will, dienen letztlich zur Erreichung einer Information Governance.
• Information-Management-Systeme sind die grundlegende Voraussetzung für Information Governance.

3. Digitale Angst
„Angst entsteht durch die Intransparenz und Allgegenwärtigkeit der Systeme!“

• Digitalisierung, Automatisierung, Robotik, Künstliche Intelligenz usw. erzeugen Angst um Arbeitsplätze, Datenschutz und Freiheit.
• Angst vor neuen Technologien verhindert den effizienten Einsatz und ist daher in Projekten ein Risiko des Scheiterns.
• Falsche Ängste können nur durch offene Kommunikation, Information und Ernstnehmen behoben werden – nicht durch noch mehr Technologie.
• Information-Management-Systeme können Ursache für Angst vor der digitalen Welt sein, aber auch Hilfsmittel durch geeignete, dem Menschen adäquaten Informationsverwaltungs- und –erschließungsverfahren Ängste und Belastungen zu nehmen.

4. Regulierung des Information Managements
„Compliance ist und wird immer einer der wichtigsten Treiber für Archivierung, Records Management und Dokumentenmanagement bleiben!“

• Regulierung heißt nicht nur, dass die Softwarelösungen  Regularien und gesetzliche Vorgaben erfüllen müssen, sondern dass das Informationsmanagement in den Unternehmen selbst immer reguliert und in geordnete Bahnen gelenkt wird.
• Policies, Richtlinien und andere Vorgaben sind nachvollziehbar zu definieren, in Systemen umzusetzen und in Bezug auf die Einhaltung und Aktualität nachzuhalten.
• Information-Management wird durch die Regulierung erst praktikabel, nachvollziehbar und für alle Mitarbeiter nützlich.

5. Büro 4.0
„Das papierlose Büro ist nicht das Ziel sondern medienbruchfreie, durchgängige Prozesse im Büro sind das Ziel!“

• 4.0 wird gern für Industrie 4.0 und IoT Internet of Things in Anspruch genommen. „Smarte“ Prozesse in der Industrie sind aber nur umsetzbar, wenn auch die begleitenden Büro- und administrativen Tätigkeiten auf gleicher Höhe der Digitalisierung sind.
• Das Büro 4.0 wird überall sein – Cloud, Mobile und „intelligente“ Software lösen die Idee des Büros als Schreibtisch, Raum oder Gebäudes auf.
• Mit dem Büro 4.0 kommen neue Arbeitsmodelle, die auch Software als fast gleichberechtigten Kollegen zukünftig berücksichtigen müssen.
• Information Management stellt die Basis-Infrastruktur für dieses Büro der Zukunft bereit.

6. Mobile
„Mobile Geräte verändern wie wir kommunizieren, arbeiten und denken!“

• Mehr noch als die Cloud steht das mobile Endgerät heute als Maßstab für Performance, Nutzungsverhalten und Funktionalität von Software.
• Die Verbreitung setzt einerseits Maßstäbe, wie Menschen Information nutzen wollen, bringt jedoch Kapazitäten von Verbindungen und Systemen an die Grenzen.
• Mobile Geräte mit ihren kleinen Bildschirmen und ihrem besonderen „Wisch-und-Weg“-Bedienungskonzept sind für traditionelle Bereitstellung von Dokumenten, Akten und Prozessen nur bedingt geeignet.
• Effektives Information Management ist dennoch und gerade deshalb eine wichtige Voraussetzung notwendige Information sicher, schnell und zielgerichtet dem Endanwender zur Verfügung zu stellen.

7. Cloud
„Die Cloud ist da und geht auch nicht mehr weg!“

• Die Cloud steht für jederzeitige Verfügbarkeit von digitaler Information an jedem Ort und auf jedem Gerät. Sie ist so fast die Erfüllung der alten Vision des Dokumentenmanagements.
• Cloud bietet eine große Bandbreite von sicheren Private Cloud Lösungen als Plattform über hybride Lösungen bis hin zur Public Cloud mit SaaS Software as a Service Angeboten. Als Argument gegen die Cloud alles nur auf die möglichen Unsicherheiten der „Public Cloud“ zurückzuführen ist falsch.
• Cloud-Lösungen sind aus Kosten- und Betriebssicht günstig und bieten gerade kleineren Unternehmen Verfügbarkeit und Sicherheit, die mit eigener Klein-IT nicht erreicht werden kann.
• Enterprise Content Management bedient sich inzwischen mit zahlreichen Lösungen arrivierter wie auch neuer Anbieter der Möglichkeiten der Cloud.
• Die Cloud selbst benötigt Information Management und ist selbst ideale Plattform für Information Management über die Unternehmensgrenzen hinaus.

8. Qualifiziertes (und motiviertes) Personal gewinnen
„Mensch, Strategie und Organisation vor Technik!“

• Im Zeitalter der digitalen Transformation neigt man dazu, alles durch eine technologische Brille zu sehen. Der Faktor „Mensch“ geht dabei verloren.
• Demographischer Wandel und zugleich mangelnde Ausbildung und Weiterbildung zehren an der wichtigsten Ressource der Unternehmen – der qualifizierten und motivierten Mitarbeiter.
• Zur Informationsmanagement-Strategie gehört daher auch im immer ein effizientes Change Management, das den Veränderungsprozess unterstützt und die Menschen mitnimmt.
• Der Mensch wird trotz aller Automatisierung & Künstlicher Intelligenz der Maßstab für Nutzungsmodelle und Benutzeroberflächen von Informationsmanagementlösungen bleiben.

9. Totale Vernetzung
„Vernetzung: Alles mit Allem, jeder mit jedem!“

• IoT, Internet of Things, ist nur eines der Beispiele, wie die Vernetzung und Durchdringung aller Bereiche des Lebens voranschreitet – im Unternehmen wie im Privaten.
• Vernetzung erhöht Komplexität, macht Lösungen intransparenter, fehleranfälliger, zum Gegenstand von Manipulation und zum Wachstumstreiber der Informationsflut.
• Informationsmanagement muss sich auch mit verteilten Lösungen, Informationen außerhalb der Organisation, unterschiedlichsten Lebenszyklen, Typen und Formaten auseinandersetzen.
• Die „Totale Vernetzung“ benötigt ein effizientes Management der Information, die generiert, transportiert, aggregiert, gespeichert, ausgewertet und bereitgestellt wird. Totale Vernetzung ohne Informationsmanagement führt ins Chaos.

10. Managed Services
„Immer alles selber machen?“

• Neben den Entwicklungen der Cloud gewinnt weiterhin das Outsourcen von Lösungen und Dienstleistungen an Bedeutung. Gerade beim Betrieb komplexer Information-Management-Systeme, bei der Informationserfassung wie Scannen oder bei der Automatisierung von Prozessen über die Unternehmensgrenzen hinweg spielen „Managed Services“ eine wichtige Rolle.
• „Managed“ Service steht außerdem für die effiziente und gesteuerte Nutzung von Dienstleistungen, die Nachvollziehbarkeit und hohe Qualität sicherstellen soll.
• Managed Services unterstützt einerseits Information Management, andererseits ist aber auch Information Management notwendig um ein sicheres, kostengünstiges und effektives Nutzen dieser Services zu ermöglichen.

In der Dokumentation finden sich auch diejenigen Themen, die es Ende 2016 nicht in die Liste für das Jahr 2017 geschafft haben. Und natürlich die Trendeinschätzungen namhafter Analysten von Forrester, Gartner, IDG und anderen.

Die Trendeinschätzungen der Teilnehmer

Wie in den Vorjahren gab es wieder eine Liste aktueller Trendthemen „zum Ankreuzen“ im „Multiple Choice“-Verfahren. Zusätzlich fragten wir ohne Vorgaben nach den 5 wichtigsten Trends entsprechend der Einschätzung der Teilnehmer. Besonders interessant sind in diesem Jahr die Gegenüberstellungen im Vergleich zum letzten Jahr. Neue Themen sind blau hinterlegt. An jeden Teilnehmer des Seminars wurde ein Fragebogen verteilt. (jedoch nicht immer vollständig ausgefüllt = „keine Angabe“).

Alle Teilnehmer zusammengefasst [Multiple Choice]

Wie im vergangenen Jahr haben wir hier die die wichtigsten Themen farblich gekennzeichnet. Das Thema Compliance wurde von der Mehrheit der Teilnehmer als sehr relevantes Thema angesehen. Im Vergleich zum Vorjahr gab es eher weniger „Sharepoint-Freunde“. Für die Teilnehmer waren die aktuellen Hype-Themen: BigData, Complience und Datensicherheit ebenso wie die elektronische Archivierung . Etwas traurig schnitt der neue Branchenbegriff Content Services ab – als aktuelles Thema der Branche und neuer Name des ECM laut Gartner, bietet das Thema Content Services einen großen Spielraum für Diskussionen.

Wählt man nun den direkten Vergleich der Multiple-Choice-Angaben der Verabstaltungen von 2016 und 2017, ergeben sich doch einige interessante Verschiebungen der Interessenslage. Die Angaben wurden entsprechend den unterschiedlichen Bezugssummen hier in Prozente umgerechnet (fehlende % an 100 sind „kann mir darunter nichts vorstellen“ und „keine Angabe“). Die Entwicklungen sprechen für sich selbst.

Alle Teilnehmer zusammengefasst [Freie Angaben im Fragenbogen]

Zusätzlich zu den Multiple-Choice-Angaben wurden die Teilnehmer gebeten, die für sie wichtigsten Entwicklungen anzugeben. Die zwei erstgenannten wurden als „sehr wichtig“, die drei weiteren als „wichtig“ klassifiziert. Nicht bei jedem Teilenehmer gab es dann fünf Trends, bei manchem Fragebogen fehlte diese Angabe ganz. Den Teilnehmern war es freigestellt, auch die Trends aus dem Multiple Choice zu benennen oder aber eigene Themen zu definieren. Letztere sind deshalb interessant, weil sie andere Aspekte beleuchten, die in den vorgegebenen Kategorien des Multiple Choice „untergehen“. In den folgenden Tabellen wurde nicht nach den Kategorien „Anwender“, „Anbieter“, „Berater“ und „Presse“ unterschieden. Die Sortierung erfolgte nach Häufigkeit in den beiden Wertigkeitsstufen.

Vergleicht man die Angaben aus dem Jahr 2016 mit diesem Jahr, dann zeigt sich ein sehr divergentes Bild. Viele Begriffe unterscheiden sich und nur wenige kommen in beiden Jahren vor. Auch die Einschätzung der Bedeutung variiert sehr stark. Manche bleiben in Bezug auf die Nennung in ihrer Häufigkeit gleich, andere erfahren großen Zuwachs. Die Begriffe sind alphabetisch angeordnet und entsprechend der Verwendung in 2016, 2017 und in beiden Jahren gekennzeichnet. Die Verschiebungen der Nennungen betreffen nur die Begriffe, die in beiden Jahren dabei waren. Die rötlich hinterlegten Themen aus dem Jahr 2016 kamen in den Auflisitungen des Updates 2017 nicht vor.

 

 

Dokumentation des Update

Die Dokumentation des Update Information Management 2017 gibt es in mehreren Formaten:

PDF vollständig: Update Information Management 2017 PDF
Theum Wissensbasis: Update Information Management 2017 Theum
Vorträge Dr. Kampffmeyer als PPTX:
Update Information Management 2017: Themen – wer, wie, was, warum…?
Update Information Management 2017: Aktuelles zu Rechtsfragen
Update Information Management 2017: Aktuelles zu Standards & Normen
Update Information Management 2017: Trends & Voraussagen 2017