SoftSelect: aktuelle Studie zum ECM Markt in Deutschland

Das Hamburger Softwareauswahl-Unternehmen SoftSelect hat ihre jährliche Studie zum Dokumentenmanagementmarkt in Deutschland vorgestellt. Die Ausgabe 2015 zeigt deutlich den Wandel von DMS über ECM zu EIM. PROJECT CONSULT war als Partner an der Studie beteiligt.

Als wesentliche Trends im Bereich der Dokumentenmanagementsysteme sind vor allem Cloud Computing, die Weiterentwicklung des ECM-Gedankens zum Enterprise Information Management, die Integration von Web 2.0-Technologien und Collaboration-Funktionalitäten zu beobachten. Weitere Trends sind die gestiegene Nachfrage nach mobilen Lösungen, Workflow-Komponenten sowie die anspruchsvollen Compliance-Anforderungen durch die Gesetzgebung.
Die Zusammenfassung der Studie: http://bit.ly/SSDMS2015
Die vollständige Studie kann hier bestellt werden: http://bit.ly/SS_ECM2015

 

Einführung von Dr. Kampffmeyer zur SoftSelect-Studie: 

Was ist ECM Enterprise Content Management?

Markterhebungen zeigen, dass Dokumentenmanagement immer noch der Begriff ist, mit dem in Deutschland die meisten Anwender Themen wie elektronische Archivierung, elektronische Akte, Posteingangssysteme, Kollaboration, Scannen und Workflow zusammenfassen würden. Die Entwicklung der letzten Jahre hat jedoch zahlreiche neue Funktionen und Anwendungsfelder hinzugefügt, die über das traditionelle Dokumentenmanagement des vergangenen Jahrzehnts weit hinausgehen. Man spricht heute von ECM Enterprise Content Management. Unter diesem Begriff, der bereits vor ca. 15 Jahren in den USA entstanden ist, sammeln sich alle Technologien rund um das Dokument, die Geschäftsprozesse und die Informationserschließung.

Die Definition von ECM

Entscheidend für die Neueinführung eines Begriffes oder einer Branchenbezeichnung  ist, ob sich damit etwas Konkretes verbinden lässt, eine neue Qualität ent-steht und ein Mehr an Funktionalität und Nutzen für die Anwender vorhanden ist. ECM ist dabei mehr als nur Technologie und Funktionalität. Enterprise Content Management sind in erster Linie Verfahren und Methoden im Umgang mit Information.

Dies wird in der Definition des internationalen Branchenverbandes AIIM international deutlich:

„Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.“

ECM schließt dabei herkömmliche Techniken wie Input-Management, Dokumen-tenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivie-rung ein. ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschäftigt sich vorrangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden. Daten und Dokumente werden dabei zur einer ganzheitlichen Sicht auf alle zusammengehörigen Informationen zusammengeführt. 

Die Merkmale von ECM Enterprise Content Management

Der Anspruch eines Enterprise Content Management Systems konzentriert sich auf drei wesentliche Konzepte:

• Enterprise Content Management als integrative Middleware
  ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“-Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, die sich quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von ECM spielt daher EAI  Enterprise Application Integration eine besondere Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil von SOA Service-orientierten Architekturen und erlaubt so auch die Nutzung über mobile App-Technologien.

• Enterprise Content Management Komponenten als unabhängige Dienste
  ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen genutzt wer-den kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität gleicher Funktionalität ver-mieden wird.

• Enterprise Content Management als einheitliches Repository
  ECM soll als übergreifend alle Informationen des Unternehmens in einem einheitlich strukturierten Repository nutzbar machen. Aufwendige Redundanz und damit verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.

Enterprise Content Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender praktisch davon nichts merkt. ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen.

 

Die fünf Komponenten von ECM

Die wichtigsten ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in fünf Hauptkategorien einordnen, von der

• Erfassung (Capture),
• Verwaltung (Manage),
• Speicherung (Store),
• Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen
• Archivierung (Preserve).

Die bisherigen Anwendungsfelder

• DM Document Management (DMS, Dokumentenmanagement),
• Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Software, Groupware),
• WCM Web Content Management (einschließlich Portale),
• RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme) und
• Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung)

bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können. Während Document Management, Web Content Management, Collaboration, Workflow und Business Process Management eher für den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records Management die Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information. Während BPM und Workflow als Rückgrat von ECM betrachtet werden, wurden später weitere Manage-Komponenten wie E-Mail-Management und Digital-Asset-Management sowie Schnittstellen, Content Integration und Enterprise-Application-Integration als Verbindungskomponenten ergänzt.

Über allem schwebt die Nutzung der Information, sei durch eigenständige Clienten der ECM-System-Komponenten oder in Gestalt eines „Enabling“ vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität der ECM-Dienste und die gespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durch die Integration bestehender Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende Kraft positioniert. ECM bildet eine Infrastruktur im Unternehmen, die allen Anwendungen zur Verfügung steht.

Ausblick

Dokumenten-orientierte Technologien wie ECM Enterprise Content Management sind die Ergänzung zur herkömmlichen Datenverarbeitung: Sie führen strukturierte, schwachstrukturierte und unstrukturierte Information zusammen. Jedes Unternehmen, jede Behörde, jede Organisation muss sich heute mit dem Thema auseinandersetzen. Auch wenn man nicht vorhat, selbst kurzfristig ein System einzuführen, muss man sich mit dem beschäftigen, was man quasi mitgeliefert bekommt – beim nächsten Update der Serverlizenzen, in der nächsten Office-Suite, beim nächsten Datenbank- oder ERP-Upgrade. In vielen Unternehmen mit heterogener IT-Landschaft ist bereits heute die Frage wichtiger, welche redundante Funktionalität vorhandener Produkte man nicht einsetzt, als die Frage, ob man sich ein neues Softwaresystem zusätzlich leistet. Die wichtigste Aufgabe ist, die Informationen unter Kontrolle zu halten. Aktuelle Fragen: wo lässt man die Abertausenden von E-Mails, was tue ich mit elektronisch signierten Handelsbriefen, wo lasse ich meine steuerrelevanten Daten, wie überführe ich Informationen aus dem unorganisierten Filesystem, wie konsolidiere ich Informationen in einem gemeinsam nutzbaren Repository, wie bekomme ich einen Single-Login über alle meine Systeme hin, wie erstelle ich einen einheitlichen Posteingangskorb für alle eingehende Information, wie kontrolliere ich, dass keine Information verloren geht oder nicht bearbeitet wird, usw. usw. Angesichts der Informationsflut und neuer Informationskanäle über das Internet, mit mobilen Geräten und allgegenwärtiger Computertechnologie wird das Management der Informationen für das Unternehmen und im Unternehmen selbst immer wichtiger. ECM-Lösungen sind hier  notwendige Basiskomponenten für viele Anwendungen.

Jeder potentielle Anwender wird natürlich seine individuellen Anforderungen prüfen. Entscheidungen zu vertagen, ist jedoch nicht sinnvoll. Es wird jedes Jahr etwas Neues, vermeintlich Besseres, Komfortableres geben. Mit dieser Einstellung wird man jedoch nie etwas installieren. Mit jeder Vertagung einer Entscheidung wächst der Berg unkontrollierter und ungenutzter Information – erkannte Probleme werden meistens größer. Bei einer vernünftigen langfristigen Migrationsplanung verliert auch der schnelle technologische Wechsel bei Produkten seinen Schrecken. Dokumenten-Technologien sind in ihren Grundfunktionen ausgereift. Die meisten Produkte sind verlässlich, stabil, sicher und zunehmend sogar preiswert. In manchen Branchen entscheidet der Einsatz von ECM inzwischen über die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen.

 

Zusammenfassung:

Trends und Entwicklungen im Markt für Enterprise Content Management Systeme

• Cloud ECM
  Zwar sind klassische Client-Server-Installationen nach wie vor im ECM-Bereich die Regel, jedoch wird das Angebot an Cloud-Lösungen im ECM-Bereich in den kommenden Jahren stark wachsen. Wie oben gesehen investieren Cloud-Storage-Anbieter aus den USA derzeit massiv, um im ECM-Segment Fuß zu fassen. Die Akzeptanz für Cloud-Anwendungen ist hierzulande noch recht verhalten (vgl. DMS Trend Report 2014), dies wird sich aber vermutlich in dem Maße ändern, wie die Preise für solche Lösungen sinken werden. Einen Durchbruch wird Cloud ECM hierzulande jedoch erst dann erzielen, wenn die zu verwaltenden Daten aus den Vorsystemen wie ERP- und CRM-Systeme, Office-Anwendungen und E-Mail-Programme ebenfalls in der Cloud bereitgestellt werden. Um in diesem Zukunftsmarkt jetzt schon mitzumischen, sind die etablierten Hersteller vermehrt dazu übergegangen, hybride Cloud Modelle zum Beispiel für die Archivierung in einem Rechenzentrum anzubieten.

• EIM
  EIM Enterprise Information Management gilt als Erweiterung oder Weiterführung des Enterprise Content Management. Durch die Kopplung von Dokumentenmanagement mit dem Business Process Management, Groupware- und Business-Intelligence-Anwendungen sollen Informationen unabhängig vom Datentyp unternehmensweit schneller verfügbar gemacht werden. Ziel ist die ganzheitliche Verwaltung und Organisation von strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen. Nach dem Konzept des Enterprise Information Management bilden ECM oder DM-Syteme die technologische Basis, die im Hintergrund abläuft. Die klassische Erschließung und Verwaltung von Informationen in einer eigenständigen Anwendung wird demnach obsolet. ECM-Systeme stellen lediglich die Infrastruktur und den technologischen Kern der eigentlichen EIM-Anwendungen bereit. Cloud-Technologien spielen bei dieser Entwicklung eine entscheidende Rolle.

• Social Media
  Social Media und Web 2.0-Technologien revolutionieren auch die ECM-Systeme. Die Softwarehersteller tragen den veränderten Nutzungsgewohnheiten ihrer User Rechnung und orientieren sich hinsichtlich Ergonomie und Look & Feel an Webanwendungen wie Facebook oder dem Design von Apple. Das Ziel ist die radikale Vereinfachung der Benutzeroberfläche. Moderne DM-Systeme müssen nicht mehr mit möglichst umfangreichen Funktionalitäten den Anwender „erschlagen“. Die Kunst liegt darin, nur die für den Nutzer notwendigen Informationen und Funktionen darzustellen. Der Anwender erwartet heute zu Recht, eine Software intuitiv bedienen zu können ohne mehrtägige Schulungen.

• Collaboration
  Collaboration- und Groupwarefunktionen werden immer stärker in ECM-Systeme integriert. Foren, Wikis und Blogs eignen sich insbesondere für die Zusammenarbeit unter den Kollegen auch über Standortgrenzen hinweg. Arbeitsgruppen und Projektteams sollen mittels solcher Social Workplaces untereinander besser vernetzt werden und so beispielsweise über geänderte oder neue Dokumente einfacher und direkter benachrichtigt werden.

• Mobile ECM
  Mobile ECM-Anwendungen werden von Unternehmen verstärkt nachgefragt. Durch die Verbreitung mobiler Devices wie Tablets und Smartphones eröffnen sich vielfache Nutzungsmöglichkeiten. Außendienstmitarbeiter können beispielsweise mittels einer App auch unabhängig vom Büro auf Dokumente zugreifen, diese verwalten und neue Informationen erstellen. Der Informationsfluss im Unternehmen wird durch Mobile ECM stark beschleunigt. Durch die zusätzliche Bereitstellung von Offline-Clients kann auch ohne eine Internetverbindung mit den Programmen gearbeitet werden.

• BPM & Workflow
  Workflowunterstützung wird von Kundenseite verstärkt nachgefragt, um den administrativen Aufwand zu verringern. So werden bspw. in der Posteingangsbearbeitung Rechnungen, Lieferscheine und Faxe eines Kunden automatisiert in entsprechende Projektakten abgelegt und sind somit stets auf dem neuesten Stand. Rechnungen und Belege können automatisiert an entsprechende Mitarbeiter der Buchhaltung zur Freigabe und weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden. Durch die konsequente Nutzung von Workflows können die Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt und zugleich Fehlerquellen vermieden werden.
• Compliance
  Die Compliance-Anforderungen wachsen. Mehr als 180 Gesetze und Bestimmungen sind in Deutschland zu berücksichtigen. Dazu gehören Richtlinien hinsichtlich Datenschutz, Rechnungslegung, Buchführung, Archivierung usw. Das reine Ablegen der Daten zum Beispiel als Backup reicht nicht, um den gesetzlichen Bestimmungen zu genügen. Die Daten müssen ordnungsgemäß vorgehalten, das heißt, vollständig und unveränderbar wiederhergestellt werden können. Manipulationen und versehentliche Löschungen müssen nachweisbar vermieden werden. Viele DMS-Anbieter bieten revisionssichere Archivlösungen an, die diese Anforderungen erfüllen.

 

Den vollständigen Artikel gibt es hier bei SoftSelect: http://bit.ly/SS-ECM

Die Studie kann hier bestellt werden: http://bit.ly/SS_ECM2015