Roundtable zum Records Management

Der 6. Records Management Fachtag findet am 27. November 2012 in Frankfurt/Offenbach statt. Er steht unter dem Motto «Records Management – keep it simple & intuitive». Informationen zum Fachtag und zu Records Management sind unter http://bit.ly/RMFT2012 abrufbar, anmelden kann man sich unter http://bit.ly/RM-Fachtag-2012 . Die Competence-Site ist seit 2007 Medien-Partner des Records Management Fachtages. Dieses Jahr hat die Competence Site einen Roundtable zum PROJECT CONSULT Records Management Fachtag 2012 eingerichtet. Dort finden Sie Kommentare von PROJECT CONSULT und den Anbietern zu ausgewählten Fragestellungen.

Lesen Sie hier die im Roundtable behandelten Fragen. Gern können Sie Kommentare zum Thema hinterlassen.

Records Management dient zur Verwaltung wichtiger, aufbewahrungswürdiger oder aufbewahrungspflichtiger Informationen aus Geschäfts- und Privatleben, Verwaltung und Gesellschaft. Dabei geht es nicht nur um die sichere Aufbewahrung, sondern auch um effiziente Erschliessung und einfache Wiedernutzung von wichtigen Informationen mit Unterstützung von Records Management Software. In Deutschland ist dieser Begriff wenig in Verwendung. International und auch in der Schweiz ist Records Management eine Selbstverständlichkeit, gerade im Umfeld der Erfüllung von rechtlichen und Compliance-Vorgaben. Seit 6 Jahren ist die Unternehmensberatung PROJECT CONSULT (http://www.PROJECT-CONSULT.com) in Sachen Records Management missionarisch unterwegs, arbeitet an Standards mit und berät Endanwenderunternehmen bei der Einführung von Records Management – als Einzellösung aber auch als Bestandteil des übergreifenden Enterprise Content Management. Der diesjährige Records Management Fachtag am 27.11.2012 in Offenbach (http://bit.ly/RMFT2012 ) greift zusammen mit Anbietern wie dvelop, Iron Mountain, qumram, SAPERION, HENRICHSEN und SER aktuelle Records Management Themen wie die neuen 8 Grundprinzipien auf.

Frage 1: Begriffsverständnis und Einschätzung Records Management
Records Management ist international als Methode und Begriff anerkannt. Warum ist in Deutschland der Begriff Records Management so unbekannt? Brauchen wir kein Records Management? Wird das Records Management in Deutschland vielleicht durch Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung abgedeckt? Ist die elektronische Akte das Äquivalent für Records Management?

Frage 2: Records Management und Ablagesysteme
Beim Records Management geht es darum, in Unterlagen Ordnung zu schaffen und Ordnung zu halten. Geht dies nur mit Aktenplänen? Wie setzt man Metadaten und Ordnungskriterien optimal ein? Welche Rolle spielt Enterprise Search im Verhältnis zum Records Management? Braucht man besondere Systeme oder kann man seine Records auch anders organisieren?

Frage 3: Normen und Standards im Records Management
Für Records Management gibt es zahlreiche Normen und Standards wie die ISO 15489, ISO 30300, ISO 16175 usw. Welche Rolle spielen diese internationalen Standards? Sind lokale, regionale oder branchenspezifische Standards wichtiger? Braucht man überhaupt Standards – wo sind sie nützlich, wo nicht?

Frage 4: Records Management in der öffentlichen Verwaltung
Im Deutschen wird Records Management vielfach mit Schriftgutverwaltung übersetzt. Ist dies nur ein Thema für die öffentliche Verwaltung? War DOMEA bereits Records Management oder kommt dies erst mit dem neuen Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit? Wo außerhalb der öffentlichen Verwaltung ist Records Management wichtig?

Frage 5: Records Management, SAP  & Sharepoint
Auch SAP, Microsoft Sharepoint und andere Systeme beinhalten Records Management Funktionalität. Wie lässt sich diese sinnvoll einsetzen, ist sie ausreichend? Braucht man separate zusätzliche Records Management Systeme? Wie soll man diese integrieren? Wie entscheidet man zwischen der Nutzung mitgelieferter Standardfunktionalität und einem zusätzlichen, integrierten und angepassten Records Management?

Frage 6: Records Management und Social Networks
Auch im Web, in Social Networks, in der Kommunikation und mit Apps entstehen Records. Wie stellt man fest, ob diese aufbewahrungswürdig oder aufbewahrungspflichtig sind? Wie speichert man und verwaltet man diese volatilen Records? Kann traditionelles Records Management hier überhaupt Lösungen anbieten?

Frage 7: Der neue Maßstab für Records Management: GARP
Das Akronym GARP steht für die allgemein anerkannten Grundprinzipien des Record Keeping. Ist dieser  einfache Ansatz mit nur 8 wichtigen Prinzipien besser als alle Standards, Normen und Richtlinien? Braucht man überhaupt noch Zertifizierungen von Produkten, ist es da nicht besser vor Ort zu prüfen? Wie macht man Records Management wirklich einfach und intuitiv, damit jeder Spass bei der Nutzung hat?

Frage 8: Records Management im Zeitalter von Cloud, Apps, Mobile & Social
Records Management wird vielfach als komplexe Software für die Aktenverwaltung im Unternehmen betrachtet. Was muss sich ändern, damit auch mit modernen Technologien und Nutzungsmodellen Records verwaltet werden können? Macht es Sinn, die elektronische Akte in eine App zu packen? Wie muss die Navigation und Erschließung auf mobilen Devices funktionieren? Welche besonderen Anforderungen gibt es für Records Management in der Cloud?

Die vollständige Diskussion rund ums Thema Records Management finden Sie im Roundtable auf der Competence Site: http://bit.ly/PCHH-CS-RM .