IIM Intelligent Information Management

Wie soll sich die Branche bezeichnen, wie Visibilität erhalten, wie das Interesse potentieller Kunden erwecken? Diese Frage ist seit einigen Jahren ungeklärt. Vielfach wird noch mit DMS und Dokumentenmanagement geworben. Analystenhäuser versuchen Content Services als die neue Botschaft anstelle Enterprise Content Management zu etablieren. ECM selbst als Akronym ist aber weiter im Markt bekannt und vielfach genutzt. Bei regulierten Unternehmen landet man immer noch mit Records Management am Besten. EIM Enterprise Information Management als Nachfolger von ECM hat sich nicht richtig durchgesetzt, Und dann ist da noch das neue Akronym IIM mit dem dazugehörigen Branchenbegriff Intelligent Information Management. Im PROJECT-CONSULT-Vortrag „ILM, CDP & IIM“ findet sich Intelligent Information Management zum ersten Mal bereits im Jahr 2007.

IIM, Intelligent Information Management, wurde von der AIIM international propagiert. Von der AIIM stammt schon die Definition des Begriffes ECM Enterprise Content Management. Die AIIM „wackelte ein wenig hin-und-her“ mit ihrer Einordnung der Branche, als Content Services, besonders CSPs Content Services Platforms, um 2017, herum aufkam. Vieles, was ECM und Content Services ausmacht findet sich als Komponenten im Konzept von IIM wieder.

Was ist IIM Intelligent Information Management?

Zum Thema IIM gibt es eine schöne Infografik von AIIM, die die meisten Fragen beantwortet: „Tend Your Information Assets and Harvest the Benefits with Intelligent Information Management„. Sie betont den Nutzen von Informationsmanagement und beschreibt Disziplinen und Aufgaben.

In fünf Säulen sind die wesentlichen Komponenten zusammengefasst, die IIM Intelligent Information Management ausmachen (sollen).

• Creating, Capturing and Sharing Information: hier finden sich Bestandteile aus der ursprünglichen ECM-Definition wie Capture, Collaboration und Document Management wieder. Ergänzt wird der Abschnitt um Begriffe wie Integration und Migration. Deliver, Bereitstellung, wie auch Output Management fehlen im Konzept von IIM. Ebenso ist Web Content Management nicht mehr Bestandteil des Konzeptes.
• Digitalizing Information-intensive Processes: es wird wieder eine Einschränkung bei den Prozessen, also Workflow und BPM Business Process management, gemacht. Früher sagten wir hier „dokumentenlastige Prozesse“. Zu BPM kommen Case Management, Robotic Process Automation und Business Analysis hinzu.
• Automating Governance and Compliance: Hier verwundert es nicht, dass Records Management, ein wesentlicher Bestandteil aus den Tagen von ECM, aufgeführt ist. Hinzu kommen InfoGov für Information Governance und Privacy – die GDPR/DSGVO lassen grüßen. Digital Preservation für die Langzeitarchivierung stellt das Endglied im Lebenszyklus dar und die Überstellung von Inhalten aus der revisionssicheren Archivierung in die Digital Preservation sollte automatisch möglich sein.
• Extracting Intelligence from Information: dankenswerterweise beginnt die Auflistung mit Metadaten und Taxonomie. Ordnung schaffen und eine systematischer Erschließung zu ermöglichen ist weiterhin essentiell. Daten-Erkennung und Extraktion hätte auch gut zu Capture gepasst. Analytics und Enterprise (oder intelligent) Search runden den Baustein ab.
• Implementing an Information Management Strategy: Danke. Die Themen Methoden und Strategien waren in der ursprünglichen ECM-Definition von den Anbietern gern ignoriert worden. Hier wird das Thema als fünfte Säule erneut betont. Analyse und Dokumentation des Ist-Zustandes, Entwicklung eines Business Cases mit fachlicher Konzeption, Lösungsdesign und schrittweise Einführung sowie übergreifende Kompetenz-Förderung gehören in dieses Segment. Ähnliches kannten wir schon aus Mike2, so dass man gut auf diese Methodik zurückgreifen kann.

Im Vordergrund steht wieder der methodische Ansatz und nicht die Funktionalität der Systeme. Intelligent Information Management ist, was wir mit Information tun. Es geht vorrangig um Organisation, Erschließung, Bewertung und Bereitstellung von Information.

Information Management

Den Begriffsbestandteil „intelligent“ kann und sollte man weglassen und nur von Information Management sprechen. Das „intelligent“ ist natürlich eine willkommene Ergänzung im Akronym des Verbandes, AIIM, nunmehr unter Beibehaltung des Logos, Association for Intelligent Information Management. Aber auch die AIIM selbst bewegt sich inzwischen in Richtung Information Management ohne den Zusatz „intelligent“.

<Zitat> What is Information Management?

Information, as we know it today, includes both electronic and physical information. The organizational structure must be capable of managing this information throughout the information lifecycle regardless of source or format (data, paper documents, electronic documents, audio, video, etc.) for delivery through multiple channels that may include cell phones and web interfaces. 

According to Wikipedia, Information management (IM) is the collection and management of information from one or more sources and the distribution of that information to one or more audiences. This sometimes involves those who have a stake in or a right to that information. Management means the organization of and control over the structure, processing, and delivery of information.

AIIM agrees with this definition. Information, as we know it today, includes both electronic and physical information. The organizational structure must be capable of managing this information throughout the information lifecycle regardless of source or format (data, paper documents, electronic documents, audio, social business, video, etc.) for delivery through multiple channels that may include cell phones and web interfaces. Given these criteria, we can then say that the focus of IM is the ability of organizations to capture, manage, preserve, store and deliver the right information to the right people at the right time.

Information management environments are comprised of legacy information resident in line of business applications, Enterprise Content Management (ECM), Electronic Records Management (ERM), Business Process Management (BPM), Taxonomy and Metadata, Knowledge Management (KM), Web Content Management (WCM), Document Management (DM) and Social Media Governance technology solutions and best practices. Information management requires the adoption and adherence to guiding principles that include:

• Information assets are corporate assets. This principle should be acknowledged or agreed upon across the organization; otherwise any business case and support for IM will be weak.
• Information must be made available and shared. Of course, not all information is open to anyone, but in principle, the sharing of information helps the use and exploitation of corporate knowledge.
• Information the organization needs to keep is managed and retained corporately. In other words, the retention and archiving of information. If you save a document today, you expect it to be secured and still available to you tomorrow.

Information management is a corporate responsibility that needs to be addressed and followed from the uppermost senior levels of management to the front line worker. Organizations must be held and must hold their employees accountable to capture, manage, store, share, preserve, and deliver information appropriately and responsibly. Part of that responsibility lies in training the organization to become familiar with the policies, processes, technologies, and best practices in IM. That training is available through AIIM. </Zitat>

Diese Ansätze verfolgen wir bei PROJECT CONSULT schon seit über einem Jahrzehnt und sprechen nur noch von Information Management. Dies schlägt sich auch in unseren 10 generischen Grundprinzipien des Informationsmanagements nieder, die Bestandteil aller bisherigen Definitionen der Branche sind:

Die zehn Prinzipien des Informationsmanagements

1. Informationsaustausch
2. Informationsnutzung
3. Informationsbereitstellung
4. Informationsschutz
5. Informationsverwaltung
6. Informationsbeherrschung
7. Informationsverteilung
8. Informationsbewertung
9. Informationsbewahrung
10. Informationsentsorgung

Wie die Kunden adressieren, wie den Markt und seine Anbieter kategorisieren?

Heutzutage sind viele Funktionen von Enterprise Content Management und Intelligent Information Management Bestandteil von Standardanwendungen geworden. Dies sieht man z.B. bei den Themen Collaboration, Business Process Management und auch revisionssicherer Archivierung. Zusätzliche Softwareprodukte, die die Standardanwendungen ergänzen sollen, haben es zunehmend schwerer. Hier müssen die Vorteile ganzheitlicher, übergreifender Lösungen herausgestellt werden. Auch wenn Begriffe wie Workflow, Archivierung und Dokumentenmanagement vielfach weiterhin in Gebrauch sind, können sie die neuen Möglichkeiten und Potentiale, die sich mit modernen Informationsmanagement verbinden, nicht abbilden. Sie gelten daher vielfach als „altertümlich“. Aber muss man auch auf jeden neuen Hype-Begriff springen? Interessiert einen Mittelständler was sich hinter CSPs Content Services Platforms verbirgt? Hier sind eher lösungsorientierte Begriffe wie elektronische Akte, Rechnungseingangsverarbeitung und ähnliche sinnvoll. Viele Anbieter „retten“ sich damit, dass sie nahezu alle Begriffe in ihre Werbung und ihre Webseiten „packen“. Irgendein Begriff wird schon den Nerv des potentiellen Kunden treffen? Man versucht in einem ungeordneten Konglomerat von Begriffen und Funktionalität die Botschaft sinnvoller, übergreifender Lösungen zu verpacken – was nicht gelingen kann. Ein einheitliches Bild, was ein Anwender unter einer Lösung funktional erwarten kann, verschwimmt im babylonischen Sprachbrei der Hersteller und Systemhäuser. So hat es die Branche auch schwer, gemeinsam aufzutreten, sich unter einem Banner, einer Oriflamme, zu versammeln und so ein Gewicht am Markt zu gewinnen.

Aber lassen wir die Frage einfach einmal stehen und fragen die geneigten Leser unseres Blogs: wie sollen sich die Anbieter seriös nach außen (und innen!) präsentieren, um die Frohe Botschaft des Intelligent Information Management allen nah zu bringen?