Enterprise Content Management (ECM)

ECM Enterprise Content Management steht seit der Jahrtausendwende für Strategien, Methoden, Lösungen und Technologien, die Content und Prozesse im Unternehmen verbessern und kontrollieren sollen.

Zu ECM gehören Erfassungslösungen, „Manage“-Komponenten mit Document Management, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Business Process Management ebenso wie die Speicherung und Archivierung, Erschließung und datenbankgestützte Verwaltung nebst verschiedenen Möglichkeiten der Bereitstellung, Nutzung und Ausgabe.

Definition aus Wikipedia:

Der Begriff Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten („Content“) und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. ECM führt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen.
Die Bezeichnung Enterprise-Content-Management ist ein modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Sie setzt sich aus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kombination eine spezielle Bedeutung haben:

• Enterprise
steht für eine von allen Zugriffsberechtigten einer Organisation nutzbare Lösung. Die Zugriffsberechtigung kann in Lese- und Bearbeitungsprivilegien differenziert werden.

• Content
steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen.

• Management
steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle von Systemen.

Es wurden mehrere Versuche unternommen, den Begriff Enterprise-Content-Management in die deutsche Sprache zu übertragen, z. B. Unternehmenscontentverwaltung oder Unternehmensinhaltemanagement. Diese Versuche leiden darunter, dass sie selbst ungewohnte Begriffsbildungen und nicht abgegrenzte Anglizismen als Wortbestandteil beinhalten. Inzwischen hat sich der Begriff Enterprise-Content-Management und das zugehörige Akronym ECM im deutschen Sprachraum etabliert.

Einführung

Enterprise Content Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content Managements. Enterprise Content Management hat den Anspruch, auch Web Content Management mit einzuschließen.
Der allgemeine Oberbegriff Content Management ist äußerst facettenreich und schließt seinerseits Web Content Management, Content Syndication, Digital oder Media Asset Management und natürlich Enterprise Content Management ein. Dieser „circulus vitiosus“ der Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei den Marketingaussagen der Hersteller.

Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise Content Management eine neue Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen für die Anwender verbinden lässt. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise Content Management der Fall. Jedoch muss man auch angesichts des allumfassenden Anspruch und der zahllosen Komponenten von Enterprise Content Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – eine geschlossene Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht.

Man kann daher ECM gleichbedeutend mit EIM Enterprise Information Management oder DLM Document Lifecycle Management nur als eine mögliche zusammenfassende Gruppenbezeichnung für die verschiedensten Technologien und Unternehmen positionieren.

Enterprise Content Management


ECM Enterprise Content Management ist ein modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Die anerkannte Definition stammt vom Branchenverband AIIM International, die ins Deutsche übertragen wie folgt lautet:

ECM sind Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen der Geschäftsprozesse im Unternehmen

ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow/Business Process Management, Output Management, Storage und elektronische Archivierung ein. ECM beschäftigt sich vorrangig mit sachstrunkturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden. Besonders das Internet veränderte den bisherigen Dokument-Begriff und die damit verbundenen Lösungsangebote. Man spricht modern von Content und den dazugehörigen Systemen wie Content management, Web-Conten-Management oder Enterprise Content Management. Dokument und Content haben eine unterschiedliche Qualität, man kann die Begriffe nicht synonym verwenden. Bei Content wird der geschlossene Charakter des elektronischen Dokumentes aufgelöst. Strukturinformationen, beschriebene Metadaten, Layouts werden getrennt vom eigentlichen Inhalt verwaltet, damit der Inhalt in unterschiedlichsten Formen, für unterschiedlichste Zwecke benutzt werden kann. Enterprise Content Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content Managements. Enterprise Content Management hat den Anspruch, auch Web Content Management mit einzuschließen. Jeodoch muss man angesichts des allumfassenden Anspruchs und der zahllosen Komponenten von Enterprise Content Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – oder DLM – Document Life-Cycle Management – nur als eine mögliche zusuammenfassende Gruppenbezeichnung für die verschiedenen Technologien, Produktansätze und Unternehmens Positionen.

Enterprise Content Management im Kontext des Content Managements

Enterprise Content Management setzt sich aus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kombination eine spezielle Bedeutung haben. Enterprise steht für unternehmensweit im Sinne einer einheitlichen, von allen Beteiligten im Unternehmen nutzbare Lösungen. Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. Management wird im Sinne eines Softwaresystems benutzt und steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle von Systemen. Der Begriff ECM Enterprise Content Management Beinhaltet die Wortkombination Content Management und überschneidet sich so zugleich mit dem Anspruch von Content Management. Bevor man sich einer Definition von ECM zuwenden kann, muss daher zunächst der Begriff Content Management (CM) und die Abgrenzung zum Web Content Management (WCM) betrachtet werden.

Content Management (CM)

Geht man an die Wurzeln des Begriffes Content Management, so muss man fesstellen, dass bereits der Begriff im Angloamerikanischen nicht eindeutig fassbar ist (ein grundlegendes Problem ist hier die Abgrenzung der Termini Daten, Information, Content, Dokument und Wissen sowohl innerhalb einer Sprache als auch zwischen Sprachen wie z.B. Deutsch und Englisch). Conten ist nicht einfach eine Neudefinition des herkömmlichen Dokumentenbegriffs. Content ist im Prinzip alles was an inhalticher Information in Systemen vorgehalten wird. Selbst die herkömmliche Abgrenzung zwischen un- oder schwach strukturierten Daten greift beim Begriff Content nicht mehr. Content wird heute mit Datenbanken verwaltet und die Grenze zwischen strukturierten Datensätzen und unstrukturiertem Content ist längst verwischt. Es gibt jedoch Merkmale für elektronischen Systemen unterscheiden. „Content“ definiert sich im Rahmen des Enterprise Content Management Konzeptes wie folgt:

  • Content (engl. für Inhalt) ist Information in strukturierter, schwach strukturierter und in unstruktureirter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt wird.

  • Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einerr Datenbank).

  • Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien).

  • Unstrukturierter Content besteht aus beliebigen Informationsobjekten, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIFs, Digital Video, Sprache, Faksimilies etc.)

    Content setzt sich immer aus dem Inhalt und zugehörigen Meta-Informationen zusammen. Diese Meta-Informationen müssen für den Nutzer nicht unbedingt sichtbar sein. Sie dienen vorrangig der Verwaltung und Kontrolle des eigentlichen Inhalt. Für diese Aufgabe gewinnt XML, eXtensible Markup Language, als universelle Beschreibungssprache immer mehr Bedeutung, ohne dass die Nutzung von XML für Schnittstellen und Dokumentenformaten heute bereits als grundlegende Eigenschaft zu werten ist. Ein Content Management System (CMS) im übergreifenden Sinn unterstützen:

  • die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung weiterer Programme)

  • die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn)

  • die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)

  • die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)

  • die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)

    Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.). Die Begriffe content Management muss daher zwischen der generellen Kategorie CMS Content Management systeme sowie zwei speziellen Ausprägungen, den WCMS Webs COntent Management Systemen und ECMS Enterprise Content Management Systemen unterschieden werden. Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen und einen sehr unterschiedlichen Anspruch. Es sind somit drei Hauptströmungen der „Begriffsbesetzung“ Content Management festzustellen. Rechnet man DAM – Digital Asset Management – bzw. auch MAM – Media Asset Management – oder RMM Rich Media Management – genannt, hinzu, sind es sogar vier Ansätze.

  • „Fünf mal C“ für ein erfolgreiches Enterprise Content Management

    Fünf wichtige Begriffe, die im angloamerikanischen mit „C“ beginnen, charakterisieren heute das Anwendungsumfeld von ECM.

    Content
    Unter der Begriff Content wird als beliebiger elektronischer Inhalt verstanden, welcher neben Records, Data und Metadaten auch Dokumente und Webseiten umfasst. Content wird entsprechend seiner Nutzung und seinem Lebenszyklus unterschieden:

  • dynamischer,
  • noch veränderbarer Content während der Bearbeitung;
  • statischer,
  • unveränderbarer Content, auch Fixed-Content genannt, im Archiv.

    Sobald der Content aufbewahrungspflichtig wird, wird aus ihm Records. ECM hat die Aufgabe, Content zu erfassen, sicher zu verwalten, zu erschließen und in Prozessen bereitzustellen. Nur wenn Content als Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird hat Content einen inhärenten Wert.

    Collaboration
    Der Collaboration Part des Begriffs ECM unterstützt ebenfalls jene Prozesse welche die Zusammenarbeit mit Informationen kontrolliert und unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt Zur Unterstützung der Gruppenarbeit und Kommunikation kommen dabei verschiedene Ansätze zum tragen:

  • Unterstützung der direkten Kommunikation mit Chats, Foren, Instant Messaging, White Boards, Video Conferencing und anderen Technologien.
  • Unterstützung des Bearbeitungszyklus von Informationen und deren Bereitstellung in Prozessen.
  • Unterstützung der Projektarbeit mit geeigneten Werkzeugen.
  • Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten Erschließung, Bereitstellung und Aufbereitung benötigter Information.
  • Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist eine der großen Herausforderungen für effizientere Arbeit in der Bürowelt.

    Compliance
    Die Rechtssicherheit durch Complience für das ganze Unternehmen und oder Verwaltung muss für einen sicheren Unternehmensbestand gewährleistet sein! Dies kann nur durch die Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation, sichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen realisiert werden. Dabei geht es jedoch nicht nur um die Erfüllung der Vorgaben sondern auch um die Nutzung der Informationen in den eigenen Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und die Umsetzung effizienterer Prozesse sind wirtschaftliche Aspekte, die man bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer nicht aus den Augen verlieren sollte. ECM kann hier einen Beitrag liefern, die notwendigen Investitionen für Compliance auch wirtschaftlich nutzbar zu machen.

    Continuity
    Business Continuity ist ein Begriff, dessen Bedeutung im Zusammenhang mit ECM noch längst nicht richtig gewürdigt wurde. Wir befinden uns in einer immer größeren Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information. Die Sicher-stellung der Verfügbarkeit ist mit erheblichen Kosten verbunden. ECM liefert hier Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung auch verteilt bereit zu stellen, die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und diese gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu stellen. ECM hat hier längst den gleichen Stellenwert wie CRM-, ERP- und andere operative Systeme, ohne die ein modernes Unternehmen nicht mehr arbeits- und konkurrenzfähig ist.

    Cost
    Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung und Aufbau neuer Geschäftsfelder ganz oben auf Prioritätenlisten der Entscheider. ECM selbst ist sehr kostenintensiv, besonders in der Einführungsphase. Durch die Zusammenführung von Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Administration und des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in Arbeitsweisen und –abläufen, und viele andere Potentiale lassen sich die Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet die notwendige Klammer um Informationen aus unter-schiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu kontrollieren. Damit verringern sich die Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM sondern in allen anderen Bereichen der IT-Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte nicht der ROI im Vordergrund stehen, der bei einzelnen Aspekten sehr schnell erreicht wird, sondern die nachhaltige Veränderung des Unternehmens. ECM ist heute als notwendige Infrastruktur zu betrachten, um ein Unternehmen wirtschaftlich führen zu können. Auch unter Kostengesichtspunkten ist es heute keine Frage des „Ob“ sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“.

    Das ECM „5 Komponenten“ Modell

    Die wichtigsten ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in fünf Hauptkategorien einordnen, von der

  • Erfassung (Capture),
  • Verwaltung (Manage),
  • Speicherung (Store),
  • Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen
  • Sicherung (Preserve).

  • Die bisherigen Anwendungsfelder

  • DM Document Management (DMS, Dokumentenmanagement),
  • Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Soft-ware, Groupware),
  • WCM Web Content Management (einschließlich Portale),
  • RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme) und
  • Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung)DM Document Management (DMS, Dokumentenmanagement),
  • Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Soft-ware, Groupware),
  • WCM Web Content Management (einschließlich Portale),
  • RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme) und
  • Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung)
  • bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können. Während Document Management, Web Content Management, Collaboration, Workflow und Business Process Management eher für den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records Management die Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information.

    Das ECM „5 Komponenten“ Modell

    Ein erfolgreiches ECM Enterprise Content Management bietet Lösungen welche aus unterschiedlichsten Technologien und Komponenten kombiniert werden, diese sind zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein integriertes unternehmensweites ECM System.

    Die ECM Lösung setzt sich aus folgenden Kategorien zusammen

    Capture

    Die Kategorie „Capture“ beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. Dabei kann man mehrere Stufen und Technologien unterscheiden, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst.

    Manuell erzeugte und erfasste Informationen
    Die manuelle Erfassung kann alle möglichen Formen von Informationen integrieren, von Papierdokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails, Vordrucken, MultiMedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm. Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- oder XML-Dokumente, kaufmännische und ERP-Anwendungen oder bestehende Fachanwendungssysteme die Quelle für die Erfassung sein.

    Manage

    Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen. Sie besitzen hierfür

  • Datenbanken für die Verwaltung und das Wiederauffinden sowie
  • Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zum Schutz von Informationen
  • Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, diese beiden Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document Management, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Workflow / Business Process Management als Dienste bereitzustellen. Zur Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über standardisierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommunikation zwischen den Komponenten verfügen.

    DM Document Management

    Unter Document Management (Dokumentenmanagement) ist hier nicht die Branchenbezeichnung wie in Deutschland zum Beispiel DMS zu verstehen, sondern eher die Dokumentenmanagementsysteme im „klassischen“ oder „engeren Sinn“. Die Aufgabe dieser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum Document Management gehören unter anderem folgende Funktionen:

  • Suchen und Navigieren zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten
  • Checkin/Checkout zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen
  • Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen, Revisionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen Format)
  • Visualisierung zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie virtuellen Akten, Verzeichnissen und Übersichten Die Funktionen des Document Management überschneiden sich jedoch zunehmend mit denen der andere „Manage“-Komponenten, der immer weiter ausgreifenden Funktionalität von Office- Anwendungen wie Outlook/Exchange oder Notes/Domino und den Eigenschaften von „Library Services“ zur speichertechnischen Verwaltung der Informationen.
  • Collaboration

    Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit und steht für kollaborative Systeme und Groupware. Der Anspruch dieser Lösungen, die sich aus der herkömmlichen Groupware entwickelt haben, geht jedoch weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Wissensmanagement mit ein. Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen:

  • Gemeinsam nutzbare Informationsbasen
  • Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen
  • Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen
  • Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere
  • Kommunikationsanwendungen wie Video- Conferencing
  • Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung
  • WCM Web Content Management

    Enterprise Content Management erhebt den Anspruch Web Content Management zu integrieren. Die Bereitstellung von Inhalten im Internet und Extranet oder auf einem Portal sollte nur eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen sein. Zum Web Content Management gehören unter anderem folgende Funktionen:

  • Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem kontrollierten Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess
  • Bereitstellung und Verwaltung der Informationen für die Web-Präsentation
  • Automatische Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate, personalisierte Anzeigen und Versionierung
  • Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche und nicht-öffentliche Informationen
  • Visualisierung für die Präsentation mit Internet- Mitteln (Browser-Darstellung, HTML, XML u.a.)
  • RM Records Management

    Records Management wurde im Deutschen früher als Akten-, Schriftgut- und Ablageverwaltung interpretiert. Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records Management (RM; Electronic Records Management ERM) die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen. Records Management ist Speichermedien-unabhängig und kann zum Beispiel auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten. Zum Web Records Management gehören unter anderem folgende Funktionen:

  • Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
  • Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatzgestützte eindeutige Indizierung von Informationen
  • Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
  • Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten
  • Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen
  • Wf Workflow / BPM Business Process Management

    Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch den Begriff BPM Business Process Management eindeutig. BPM und Workflow stellen eine wesentliche Verbindungs-, Steuerungs- und Kontrollfunktion im ECM-Modell dar. Sie sind daher im „Haus- Modell“ aus den Manage-Komponenten herausgelöst und bilden das Rückrat von ECM.
    Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, so zum Beispiel den

  • „Production Workflow“, der auf Basis vordefinierter Abläufe die Prozesse steuert und kontrolliert, und den
  • „ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf des Prozesses vorgibt.
  • Workflow-Lösungen können als
  • „Workflow-Anwendung“ mit eigenständigem Clienten realisiert werden, mit dem der Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer
  • „Workflow Engine“, die als Dienst im Untergrund der Systeme den Informations- und Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein eigener Client erforderlich ist.
  • Zum Workflow Management gehören unter Anderem folgende Funktionen:
  • Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen
  • Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten
  • Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (zum Beispiel Fachanwendungen) und Dokumente (zum Beispiel Office-Produkte)
  • Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung
  • Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität
  • Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse der Bearbeitung
  • Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen
  • Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von Prozessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen.
    BPM Business Process Management geht in seinem Anspruch noch einen Schritt weiter als Workflow. BPM strebt die vollständige Integration aller betroffenen Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und Zusammenführung aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören unter anderem folgende Funktionen:
  • Vollständige Workflow-Funktionalität
  • Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene
  • EAI Enterprise Application Integration zur Verbindung verschiedener Anwendungen
  • BI Business Intelligence mit hinterlegten Regelwerken, Integration von Information- Warehouses und den Anwender bei seiner fachlichen Tätigkeit unterstützenden Hilfsprogrammen

    „Manage“-Komponenten werden heute einzeln oder integriert als „Suite“ angeboten. Sie beinhalten vielfach bereits die Store-Komponenten.

  • Store

    Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Medien zum Einsatz kommen, die für eine langzeitige Archivierung geeignet sind, ist der „Store“ von der „Preservation“ abgegrenzt durch den Inhalt. Im deutschen Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der „Ablage“ und „Aufbewahrung“ im Unterschied zum „Archiv“ gleichzusetzen.
    Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich drei unterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, „Library Services“ als Verwaltungskomponente für die Speicherorte, und „Technologies“ als unterschiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls zu diesen Infrastruktur-Komponenten, die z.T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene angesiedelt sind, gehören die Sicherheitstechnologien, die aber erst weiter unten im Abschnitt „Deliver“ behandelt werden. Die Sicherheitstechnologien sind jedoch einschließlich des Berechtigungssystems als übergreifende Komponente einer ECM-Lösung zu betrachten.

    Preserve

    Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen zur langfristig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. Im deutschsprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der elektronischen Archivierung. Letztere besitzt heute aber wesentlich mehr Funktionalität als unter „Preserve“ subsummiert. Archivsysteme werden auch zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind benutzt und unterstützen so den Dokumentenlebenszyklus. Elektronische Archivsysteme sind heute meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records Management, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS Information Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen.

    Deliver

    Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen aus den „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Sie umfassen sowohl die Nutzung am Client wie auch das Output-Management. Sie beinhalten aber auch Funktionen, die wiederum für die Eingabe von Informationen in Systeme (zum Beispiel Informationsübergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von Informationen (zum Beispiel Konvertierung oder Kompression) für die „Store“- und „Preserve“- Komponenten. Da die Sicht auf das AIIMKomponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht als Architektur gesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer Komponenten hier zulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird auch als „Output“ bezeichnet und unter dem Begriff „Output Management“ zusammengefasst. Die “Deliver“-Komponente umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien: „Transformation Technologies“, „Security Technologies“ und „Distribution“. Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf eine Middleware-Ebene und sollten allen ECMKomponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen.

    ECM Suites

    ECM ist ein Thema für Suiten. ECM beinhaltet, wie dargelegt, fünf große Komponenten: Capture, Manage, Deliver, Store und Preservation. Manage beinhaltet die Teilkomponenten Collaboration, Records Management, Workflow /Business Process Management, Document Management und Web Content Management. ECM – eine „eierlegende Wollmilchsau“, die auch Trendthemen wie ILM Information Lifecycle Management, DRT Document Related Technologies und in Teilbereichen KM Knowledge Management abdecken will. Daher ist das Gesamtthema nur mit Suiten abzudecken.
    Werfen wir zunächst einmal einen Blick auf den Anspruch an eine Suite: Eine Suite ist die Zusammenstellung verschiedener kompatibler Komponenten zur Lösung eines Gesamtszenarios, bei dem die Komponenten auch einzeln und unabhängig eingesetzt werden können.

    Definition einer Suite

    Folgende Eigenschaften machen den Produktcharakter einer Suite aus:

    1. Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderen Komponenten
    2. Modular und komponentenweise erweiterbar
    3. Nutzung gemeinsamer Administrationskomponenten und Ressourcen in Bereichen wie Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen, Metadaten, Speicherorte, Kommunikation etc.
    4. Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alle Komponenten der Suite
    5. Plattform-Konformität, d.h. alle Komponenten sind auf allen Plattformen der Gesamtsuite lauffähig
    6. Einheitliche Clienten, die die Nutzung des Gesamtportfolios der Suite möglich machen
    7. Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf die Rolle als Bestandteil der Suite, wobei sich die Komponenten als Dienste innerhalb einer gemeinsamen Architektur positionieren
    8. Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der die Kompatibilität der Einzelkomponenten als auch der Suite selbst sicherstellt
    9. Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckung aller Komponenten die üblicherweise zum Funktionsumfang gerechnet werden
    10. Einhaltung von Standards, um Komponenten von Dritten ebenso konform einbinden zu können wie die eigenen Komponenten der Suite
    11. Gemeinsames, konsistentes Vertriebs- und Marketing-Konzept für die Suite und alle entsprechender Preismodelle für Suite und Komponenten

    Enterprise Content Management ist vorrangig Strategie, Vision, Methode, Organsiation – und dann erst Funktionalität, Software und Technologie.

    Dr. Ulrich Kampffmeyer,
    Keynote DMS EXPO, 2006

    ECM ist Infrastruktur im Untergrund der Systeme.

    Enterprise Content Management funktioniert dann am Besten, wenn man von der Software nichts sieht.

    Man bekommt die richtigen, benötigten Informationen in der Umgebung, mit der man ständig arbeitet.

    Dr. Ulrich Kampffmeyer,
    Seminar Dokumenten-Technologien, 2003

    Es gibt keine ECM-Software sondern nur Software, die ECM unterstützt.

    Bei ECM geht es um Visionen, Menschen, Strategien, Methoden, Organsiation, Prozesse, Informationsbeherrschung und Informationsnnutzung.

    Dr. Ulrich Kampffmeyer,
    Update Enterprise Information Management, 2014

    Integration auf Server-Ebene und Enabling auf dem Client sind die wichtigsten Eigenschaften für Enterprise Content Management Software.

    ECM sind Dienste, die in andere Software integriert werden.

    Dr. Ulrich Kampffmeyer
    Keynote DMS EXPO, 2006

    Ressourcen

    Dr. Ulrich Kampffmeyer

    Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer