DMS im Mittelstand

4. Juli 2022 07:56 Uhr  |  Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  Permalink


Die Zeiten großer gemeinsamer Tagungen, Kongresse und Messen in der Information-Management-Branche sind vorbei. Immer weniger Menschen erinnern sich an die „glorreichen Zeiten“ der DMS EXPO, der IMC-Kongresse, der ContentManager.Days. Heutzutage veranstalten die Anbieter für Information-Management-Lösungen – wie elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management, Workflow und Collaboration – ihre eigenen Tagungen. Die großen der deutschen Anbieter, z.B. ELO, d.velop, SER oder Windream regelrechte Kongresse, aber auch die kleineren sind ebenso mit Roadshows und regionalen Events dabei. Hinzu kommen zahllose Webinare, Seminare, abrufbare Videos und Teilnahmen an anderen Branchen-Events. Regionale Präsenz ist angesagt. Dort wo große internationale Anbieter wie OpenText, M-Files oder Hyland vielleicht nur eine größere Veranstaltung in Deutschland platzieren, überziehen die deutschen Anbieter die Republik mit zahllosen aber fokussierteren Events. Solche Veranstaltungen ersetzen seitens der Besucher auch häufig die Beratung durch spezialisierte Unternehmensberatungen. Die hinzukommenden zahlreichen Online-Informationsangebote zeigen auch die schwindende Bedeutung von Fachzeitschriften. In Punkto Information durch die Anbieter selbst ist deutlich mehr los, als in den zuvor erwähnten, vermeintlich „glorreichen Zeiten“. Der Markt ist matur und folgt neuen Regeln.

Dokumentenmanagement für den Mittelstand

Die Zielgruppe für die Überflutung der Landschaft mit großen und kleinen Events, Webinaren und WebCasts hat eine Zielgruppe: den Mittelstand. Hier wähnen alle Anbieter die größten Marktpotentiale. Während große Unternehmen sich schon seit Jahren mit Enterprise Content Management und ähnlichen begrifflichen Derivaten auseinandersetzen, teilweise Lösungen in der vierten Generation schon im Einsatz haben, ist der deutsche Mittelstand vermeintlich „unterentwickelt“. Als wir vor ziemlich genau 10 Jahren über die Bedeutung der Dokumentenmanagement-Angebote für den Mittelstand schrieben (https://www.project-consult.com/in_der_diskussion/elektronisches-dokumentenmanagement-im-mittelstand/ mit zahlreichen Kommentaren), haben wir einige Thesen herausgestellt:

  • Die Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung (ja, im Mittelstand ist dieser Begriff immer noch der führende) ist in einem mittelständischen Unternehmen häufig einfacher als in einem Großunternehmen, da weniger Arbeitsplätze, weniger Abläufe, geringere Informationsmengen und bessere Überschaubarkeit des Unternehmens und seiner Organisation gegeben sind. DM-Systeme bei übersichtlichen Mittelständlern können eher als unternehmensweit (ENTERPRISE Content Management) und ganzheitlich eingeführt werden, als in großen Firmen.
  • Der Mittelstand will keine großen, komplexen ECM-Lösungen, sondern einfach und schnell einsetzbare Branchenpakete und Systeme, die in die bereits vorhandene Standard-Software-Infrastruktur integriert werden können. Vorbereitete Fachlösungen und Integration sind die Schlagworte.
  • Mittelständische Unternehmen in Deutschland suchen nach Anbietern auf Augenhöhe, die lokal und regional entsprechende Unterstützung bieten. Also eher deutsche DM-Mittelständler als internationale Anbieter, die nur durch ihre Integratoren lokalen Support bieten.

Nun kann man dagegenhalten, auch im Mittelstand gibt es große Unternehmen, verteilt aufgestellte Unternehmen, Unternehmen mit komplexen Abläufen und Strukturen. Hier zieht die oben aufgeführte Pauschalisierung nicht mehr. Individualität stellt hier auch häufig einen Wettbewerbsvorteil dar, der wiederum individuell angepasste Lösungen erforderlich macht.

Aber nicht immer ist ein eigenständiges DM- oder ECM-System im Fokus der Anwenderunternehmen. Vielfach wird bereits Standard-Software eingesetzt, die grundlegende Dokumentenmanagement-Funktionalität mitbringt. Hier ist z.B. an kaufmännische Lösungen mit eingebautem Archiv oder die Schwemme von Collaborationswerkzeugen wie Confluence, Teams nebst Sharepoint, Slack oder Trello zu denken. Dann lassen sich zusätzliche Dokumentenmanagement-Produkte nur mit komfortabler, standardisierter, schneller Integration verkaufen. Einstiegspunkte sind weiterhin Aufgaben wie das Scannen, E-Mail-Management oder Records Management für wichtige Unterlagen. Rechtliche Anforderungen sind in diesem Segment weiterhin ein wichtiger Treiber, der DM-Systeme sinnvoll macht.

Und natürlich ist ein neues Plattform-Thema relevant geworden, das zu Zeiten unseres Artikels im Jahr 2012 erst am Anfang stand und im Mittelstand nur zögerlich adaptiert wurde: die Cloud. Cloud-Lösungen sind heutzutage jedoch ein wichtiges Argument für einfache, bezahlbare Dokumentenmanagement-Systeme. Komfort, Verfügbarkeit und verteilbare Kosten über die Laufzeit haben die Cloud beim Thema ECM attraktiv gemacht (ein Beitrag aus dem Jahr 2014 https://www.project-consult.com/in_der_diskussion/ecm-in-den-wolken-2/). Die Frage der Zulässigkeit und Verlässlichkeit der Speicherung wichtiger Informationen wird in Bezug auf die Cloud heute weniger kategorisch beantwortet. Gerade im Mittelstand ist die Cloud seit den Corona-Tagen und dem Arbeiten von zu Hause hoffähig geworden.

Die Vielzahl der Branchen und die unterschiedlichen Anforderungen stellen die Anbieter bei Mittelstandslösungen vor Herausforderungen. Spezialisierungen kennzeichnen die Angebote – für die öffentliche Verwaltung, für Wirtschaftsunternehmen, für Verbände und Organisationen. Nicht jedes Angebot, sei es nun on-Premises, hybrid oder vollständig Cloud-basiert passt für jeden Mittelständler, auch wenn es sich um eine Branchenlösung oder ein vertikales Standard-Produkt für ein weitverbreitetes Einsatzgebiet handelt. Die Qual der Wahl, mit wem man sich liiert, besteht weiterhin. Dokumentenmanagement, besonders in Verbindung mit elektronischer Archivierung, ist eine sehr langzeitige Bindung, die wohl überlegt sein will.

Wir freuen uns über Ihre Einschätzungen und Kommentare zum Thema „DMS im Mittelstand“.

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer

Ein Kommentar zu “DMS im Mittelstand

  • Online Special zu DMS im Mittelstand auf ECMguide.de
    20. September 2022 um 15:06
    Permalink

    Cloud- und Branchenlösungen für den Mittelstand sind auch Themen, die ECMguide.de im aktuellen Online-Special „DMS im Mittelstand“ https://www.ecmguide.de/dms/ berücksichtigt. Außerdem geht es um technische und rechtliche Grundlagen, Anleitungen für die Produktauswahl sowie weitere typische Antworten auf Fragen bei Mittelstandsprojekten.

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