Definition
Information Governance bezeichnet den systematischen Ansatz zur Steuerung, Kontrolle und Verwaltung von Informationen innerhalb einer Organisation, um deren Wert, Verfügbarkeit, Integrität und Sicherheit zu gewährleisten und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. 

Erklärung
Die Governance-Prinzipien sind von zentraler Bedeutung, um eine effektive Informationsgovernance zu erreichen. Sie legen die grundlegenden Leitlinien und Standards fest, nach denen Informationen verwaltet werden sollen. Durch ihre Umsetzung wird die Konsistenz, Transparenz und Verantwortlichkeit in Bezug auf Informationen sichergestellt. Dies trägt zur Verbesserung der Informationsqualität, Risikominimierung, Einhaltung von Vorschriften und effizienten Geschäftsprozessen bei. Die Prinzipien sollten klar kommuniziert, in Richtlinien und Verfahren operationalisiert und kontinuierlich überwacht und verbessert werden, um eine nachhaltige und erfolgreiche Information Governance zu gewährleisten.

Im Folgenden werden eine Reihe von Prinzipien der Informationsbeherrschung erläutert. 

1. Prinzip Strategie  
   Definition: Die Strategie legt die Richtung und Ziele für das Informationsmanagement fest und definiert die Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele. 
   Erklärung: Die Strategie bildet das Fundament für ein effektives Informationsmanagement. Sie umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle der Informationsressourcen und -aktivitäten. Eine gut durchdachte Strategie stellt sicher, dass die Informationsziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang stehen und dass die Ressourcen angemessen eingesetzt werden. Sie legt auch die Leitprinzipien und -richtlinien fest, die für das Informationsmanagement gelten sollen. Die Strategie des Informationsmanagements legt den Rahmen für alle weiteren Aktivitäten fest. Sie definiert die Ziele, Prioritäten und Maßnahmen, die erforderlich sind, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Eine gut entwickelte Strategie ermöglicht es Organisationen, ihre Informationsressourcen effizient zu nutzen, Risiken zu minimieren und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Sie bildet die Grundlage für die Entwicklung von Richtlinien, Verfahren und Technologien, die das Informationsmanagement unterstützen. 

2. Prinzip Verantwortlichkeit 
   Definition: Verantwortlichkeit ist die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Befugnissen für das Informationsmanagement in einer Organisation. 
   Erklärung: Verantwortlichkeit stellt sicher, dass die Verantwortlichen für das Informationsmanagement klar definiert sind und die erforderlichen Kompetenzen und Ressourcen haben, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Dies umfasst die Festlegung von Zuständigkeiten, Rechten und Pflichten in Bezug auf die Verwaltung, den Schutz und die Nutzung von Informationen. Durch die klare Definition von Verantwortlichkeiten können Informationsrisiken minimiert, Compliance-Anforderungen erfüllt und die Qualität und Integrität der Informationen gewährleistet werden. Das Prinzip der Verantwortlichkeit legt fest, wer in der Organisation für das Informationsmanagement verantwortlich ist und welche Aufgaben und Befugnisse damit verbunden sind. Es umfasst die Festlegung von Rollen wie z.B. den Informationsmanager, Datenschutzbeauftragten oder Informationssicherheitsbeauftragten. Jede Rolle hat spezifische Verantwortlichkeiten, die sich auf die Planung, Umsetzung und Überwachung von Informationsmanagementaktivitäten beziehen. Durch die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten wird sichergestellt, dass alle relevanten Aspekte des Informationsmanagements abgedeckt sind und die Verantwortlichen die nötige Autorität und Ressourcen haben, um ihre Aufgaben zu erfüllen. 

3. Prinzip Policies & Richtlinien 
   Definition: Policies & Richtlinien sind dokumentierte Anweisungen und Leitlinien, die festlegen, wie Informationen verwaltet, geschützt und genutzt werden sollen, um die Ziele der Informationsgovernance zu erreichen. 
   Erklärung: Policies & Richtlinien sind grundlegende Instrumente der Informationsgovernance, um klare und einheitliche Vorgaben für den Umgang mit Informationen festzulegen. Sie dienen dazu, die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten zu definieren und sicherzustellen, dass Informationen gemäß den geltenden rechtlichen, regulatorischen und geschäftlichen Anforderungen behandelt werden. Policies sind allgemeine Grundsätze und Leitlinien, die die strategischen Ziele und Absichten der Informationsgovernance definieren. Sie legen die grundlegenden Prinzipien und Standards fest, nach denen Informationen gesammelt, organisiert, gespeichert, geschützt und genutzt werden sollen. Policies können beispielsweise Themen wie Datenschutz, Zugriffskontrolle, Aufbewahrungsfristen, Klassifizierung von Informationen und andere Aspekte des Informationsmanagements abdecken. Richtlinien sind spezifischere Vorgaben, die detaillierte Anweisungen und Verfahren enthalten, wie die in den Policies festgelegten Grundsätze umgesetzt werden sollen. Sie bieten praktische Handlungsanleitungen für die tägliche Arbeit mit Informationen und können beispielsweise Regelungen zur Erstellung und Freigabe von Dokumenten, zur Sicherung von Netzwerken und Systemen, zur Durchführung von Datenbereinigungen oder zur Schulung der Mitarbeiter umfassen. Policies & Richtlinien sollten regelmäßig überprüft, aktualisiert und kommuniziert werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen, technologischen und geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Sie sollten für alle relevanten Mitarbeiter verständlich und zugänglich sein und in Verbindung mit Schulungen und Awareness-Programmen vermittelt werden, um das Bewusstsein für die Bedeutung der Informationsgovernance zu schärfen. Durch gut definierte Policies & Richtlinien können Unternehmen und Organisationen sicherstellen, dass Informationen angemessen verwaltet, geschützt und genutzt werden. Sie dienen dazu, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, das Risiko von Informationsverlusten und Datenschutzverletzungen zu minimieren, die Effizienz von Prozessen zu steigern und das Vertrauen von Kunden, Partnern und Stakeholdern zu stärken. Policies & Richtlinien sind wesentliche Bausteine und notwendige Grundlagen der Informationsgovernance, um klare Vorgaben und Anweisungen für den Umgang mit Informationen festzulegen. Sie bilden die Grundlage für die Entwicklung und Umsetzung von effektiven Informationsmanagementstrategien und -prozessen und tragen zur Sicherheit, Compliance und Effizienz im Umgang mit Informationen bei. 
    

4. Prinzip Ganzheitliche Sicht auf alle Informationen der Organisation 
   Definition: Eine ganzheitliche Sicht auf alle Informationen der Organisation bedeutet, dass alle relevanten Informationen systematisch erfasst, kategorisiert und verwaltet werden, unabhängig von ihrem Format, Standort oder Verwendungszweck. 
   Erklärung: In einer Organisation fallen Informationen in unterschiedlichen Formen an, sei es als Dokumente, Datenbanken, E-Mails, Präsentationen oder andere Dateiformate. Oftmals werden diese Informationen in verschiedenen Abteilungen, Systemen oder Anwendungen erstellt und gespeichert. Eine ganzheitliche Sicht auf alle Informationen der Organisation bedeutet, dass diese Informationen nicht isoliert betrachtet werden, sondern dass eine übergreifende Perspektive geschaffen wird, um eine ganzheitliche Verwaltung und Nutzung zu ermöglichen. Eine ganzheitliche Sicht auf alle Informationen ist essentiell, um verschiedene Herausforderungen der Informationsgovernance zu bewältigen. Sie ermöglicht eine effektive Informationssteuerung und -kontrolle, da alle Informationen erfasst und erkannt werden können, unabhängig von ihrem Speicherort. Dies ist besonders wichtig für Compliance-Zwecke, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen gemäß den geltenden Vorschriften und Richtlinien behandelt werden. Darüber hinaus ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf alle Informationen eine bessere Informationsanalyse und -nutzung. Indem Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und kategorisiert werden, können Synergien und Zusammenhänge erkannt werden, die zu einem besseren Verständnis der Informationen und deren Wertbeitrag für die Organisation führen. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung und unterstützt die Entwicklung von innovativen Lösungen. Um eine ganzheitliche Sicht auf alle Informationen zu erreichen, sind geeignete Informationsmanagement-Systeme und -Tools erforderlich. Diese Systeme sollten in der Lage sein, Informationen zu erfassen, zu kategorisieren, zu indizieren und zu verknüpfen, unabhängig von ihrem Standort oder Format. Eine gute Metadatenverwaltung und Suchfunktionen sind dabei besonders wichtig, um eine schnelle und effiziente Auffindbarkeit und Nutzung von Informationen zu ermöglichen. Eine ganzheitliche Sicht auf alle Informationen der Organisation fördert die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb der Organisation. Durch die zentrale Erfassung und Verwaltung von Informationen können Mitarbeiter leichter auf relevante Informationen zugreifen, sie teilen und gemeinsam daran arbeiten. Dies verbessert die Effizienz von Arbeitsprozessen und ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Anfragen oder Änderungen. 

5. Prinzip Transparenz 
   Definition: Transparenz ist die Offenlegung von Informationen und Prozessen, um Vertrauen, Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit zu gewährleisten. 
   Erklärung: Transparenz spielt eine entscheidende Rolle im Informationsmanagement, da sie sicherstellt, dass Informationen, Prozesse und Entscheidungen für alle relevanten Stakeholder zugänglich und verständlich sind. Durch die Transparenz werden Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufgebaut, da die Stakeholder Einblick in die Informationsflüsse, die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung sowie die Entscheidungsfindung erhalten. Transparenz ermöglicht es auch, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Handlungen sicherzustellen. Durch die offene Kommunikation und Offenlegung von Informationen werden auch Missverständnisse und Fehlinformationen reduziert, was zu effektiveren Informationsmanagementpraktiken führt. Das Prinzip der Transparenz zielt darauf ab, ein hohes Maß an Offenlegung und Zugänglichkeit von Informationen sicherzustellen. Dies umfasst die Bereitstellung von klaren Richtlinien und Verfahren zur Informationsveröffentlichung, den Zugang zu Informationen für berechtigte Stakeholder, die Dokumentation von Entscheidungsprozessen und die Offenlegung von Interessenkonflikten. Transparenz fördert die Rechenschaftspflicht und ermöglicht es den Stakeholdern, die Entscheidungen und Aktivitäten im Zusammenhang mit Informationen nachzuvollziehen und zu überprüfen. Sie schafft Vertrauen und stärkt das Engagement der Stakeholder, da sie die Möglichkeit haben, informierte Entscheidungen zu treffen und ihre eigenen Rechte und Interessen zu schützen. 

6. Prinzip Informationsanalyse & Wissen um die Information 
   Definition: Die Informationsanalyse gilt für die systematische Untersuchung und Auswertung von Informationen, um Erkenntnisse, Muster und Zusammenhänge zu gewinnen. Das Wissen um die Information bezieht sich auf das Verständnis der Bedeutung, des Kontexts und der Qualität der Informationen. 
   Erklärung: Informationsanalyse ist ein wichtiger Bestandteil der Informationsgovernance, da sie dazu dient, den Wert und die Relevanz von Informationen zu erkennen und zu maximieren. Durch die Anwendung von Analysemethoden und -techniken können Informationen in Bezug auf ihre Genauigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und anderen Faktoren bewertet werden. Die Informationsanalyse ermöglicht es, Muster, Trends und Zusammenhänge in den Daten zu identifizieren, die für die Entscheidungsfindung und die Unterstützung von Geschäftsprozessen relevant sind. Das Wissen um die Information bezieht sich auf das Verständnis der Informationen in ihrem Kontext. Es beinhaltet das Wissen über die Bedeutung, den Ursprung, die Vertrauenswürdigkeit und andere relevante Aspekte der Informationen. Es definiert letztlich den Wert der Information. Das Wissen um die Information ermöglicht es den Nutzern, die Informationen richtig zu interpretieren und zu nutzen. Es hilft auch dabei, die Qualität der Informationen zu beurteilen und ihre Zuverlässigkeit zu bestimmen. Die Informationsanalyse und das Wissen um die Information sind eng miteinander verbunden. Die Informationsanalyse liefert die Grundlage für das Wissen um die Information, indem sie Erkenntnisse und Einsichten aus den Daten gewinnt. Auf der anderen Seite unterstützt das Wissen um die Information die Informationsanalyse, indem es den Kontext und die Bedeutung der Informationen liefert, die für eine genaue und aussagekräftige Analyse erforderlich sind. Um eine effektive Informationsanalyse und ein umfassendes Wissen um die Information zu gewährleisten, ist der Einsatz von geeigneten Analysetools, Methoden und Fachwissen erforderlich. Analysetechniken wie Datenvisualisierung, statistische Analysen, Textmining und maschinelles Lernen können eingesetzt werden, um Informationen zu untersuchen und Muster zu identifizieren. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die Nutzer über das erforderliche Fachwissen und die Kompetenzen verfügen, um die Ergebnisse der Informationsanalyse richtig zu interpretieren und zu nutzen. Die Informationsanalyse und das Wissen um die Information tragen zur Optimierung von Geschäftsprozessen, zur Identifizierung von Risiken und Chancen, zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und zur Steigerung der Effizienz und Effektivität der Organisation bei. Durch eine fundierte Informationsanalyse können organisationsweite Erkenntnisse gewonnen werden, die eine evidenzbasierte Entscheidungsfindung und eine proaktive Informationsnutzung ermöglichen. 

7. Prinzip Integrität 
   Definition: Integrität ist die Sicherstellung der Genauigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz von Informationen und Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. 
   Erklärung: Das Prinzip der Integrität ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Informationen und Daten korrekt, zuverlässig und vertrauenswürdig sind. Integrität umfasst verschiedene Aspekte wie Datenqualität, Datensicherheit und die Vermeidung von Datenmanipulation oder -verfälschung. Durch die Implementierung geeigneter Maßnahmen und Kontrollen wird sichergestellt, dass Informationen in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben und vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Veränderung geschützt sind. Dies umfasst Maßnahmen wie Datenvalidierung, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Überwachung, um sicherzustellen, dass die Integrität der Informationen gewahrt bleibt. Das Prinzip der Integrität zielt darauf ab, sicherzustellen, dass Informationen und Daten während ihres gesamten Lebenszyklus geschützt und authentisch bleiben. Es beinhaltet die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Unveränderlichkeit von Informationen sicherzustellen. Integrität schützt vor Datenverlust, Manipulation oder unbefugtem Zugriff und gewährleistet die Richtigkeit und Zuverlässigkeit von Informationen. Durch die Gewährleistung der Integrität werden Fehler, Verfälschungen oder Fehlinformationen minimiert, was zu fundierten Entscheidungen und effektivem Informationsmanagement führt. 

8. Prinzip Verfügbarkeit 
   Definition: Verfügbarkeit ist die Gewährleistung, dass Informationen und Daten jederzeit und von autorisierten Benutzern abgerufen und genutzt werden können. 
   Erklärung: Das Prinzip der Verfügbarkeit legt den Fokus auf die Bereitstellung von Informationen und Daten in dem Moment, in dem sie benötigt werden. Es umfasst Maßnahmen und Technologien, die sicherstellen, dass Informationen zugänglich, betriebsbereit und für berechtigte Benutzer verfügbar sind. Dies beinhaltet die Implementierung von robusten und zuverlässigen IT-Infrastrukturen, Backupsystemen, Datenreplikation, Redundanz und Notfallwiederherstellungsplänen, um sicherzustellen, dass Informationen bei Störungen, Ausfällen oder Katastrophen weiterhin verfügbar bleiben. Die Verfügbarkeit von Informationen ist für die kontinuierliche Geschäftstätigkeit und das effektive Informationsmanagement von entscheidender Bedeutung. Unternehmen und Organisationen müssen sicherstellen, dass Informationen und Daten jederzeit zugänglich sind, um Arbeitsabläufe, Entscheidungsprozesse und die Zusammenarbeit zu unterstützen. Dies umfasst auch den Schutz vor unbefugtem Zugriff, Systemausfällen oder anderen Störungen, die die Verfügbarkeit beeinträchtigen könnten. Durch die Umsetzung von Verfügbarkeitsmaßnahmen wie Redundanz, Sicherungssystemen und Notfallwiederherstellungsplänen wird sichergestellt, dass Informationen in allen Phasen ihres Lebenszyklus verfügbar und nutzbar sind. 

9. Prinzip Vertraulichkeit 
   Definition: Vertraulichkeit ist der Schutz von Informationen vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Weitergabe an unautorisierte Personen oder Systeme. 
   Erklärung: Das Prinzip der Vertraulichkeit legt Wert darauf, dass sensible und vertrauliche Informationen vor unautorisiertem Zugriff geschützt werden. Es beinhaltet den Einsatz von Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Informationen nur von autorisierten Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen eingesehen, verwendet oder weitergegeben werden können. Dazu gehören Zugangskontrollen, Verschlüsselungstechnologien, Identitäts- und Berechtigungsmanagement, Richtlinien zur Informationssicherheit und Schulungen für Mitarbeiter, um das Bewusstsein für den Schutz vertraulicher Informationen zu schärfen. Die Vertraulichkeit von Informationen ist von großer Bedeutung, insbesondere wenn es um sensible Geschäftsdaten, personenbezogene Informationen oder geistiges Eigentum geht. Durch die Gewährleistung der Vertraulichkeit wird das Risiko von Datenlecks, Betrug, Identitätsdiebstahl und anderen Sicherheitsverletzungen minimiert. Organisationen müssen angemessene Sicherheitsvorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass Informationen vor internen und externen Bedrohungen geschützt sind. Dazu gehört die Implementierung von Zugangskontrollen, die Verschlüsselung von Daten in Ruhe und in Bewegung, die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen sowie die Sensibilisierung der Mitarbeiter für die Bedeutung des vertraulichen Umgangs mit Informationen. 

10. Prinzip Compliance: 
    Definition: Compliance ist die Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen, Vorschriften, Richtlinien und Standards, die für die Informationsverwaltung relevant sind. 
    Erklärung: Das Prinzip der Compliance legt Wert auf die Einhaltung geltender Gesetze, Vorschriften und branchenspezifischer Standards im Umgang mit Informationen. Es umfasst die Identifizierung und Umsetzung von Compliance-Anforderungen, die Überwachung und Überprüfung der Einhaltung sowie die Durchführung von Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für Mitarbeiter, um das Verständnis und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien zu fördern. Compliance ist für Organisationen von großer Bedeutung, um rechtliche Risiken zu minimieren und das Vertrauen von Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit zu wahren. Es beinhaltet die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, Sicherheitsstandards, Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien, rechtlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten und anderen relevanten Vorschriften. Durch die Implementierung eines effektiven Compliance-Programms können Organisationen sicherstellen, dass sie ethisch handeln, Risiken reduzieren und potenzielle rechtliche Konsequenzen vermeiden. Dies umfasst die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Richtlinien, die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf Compliance-Anforderungen und die Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern, um sicherzustellen, dass alle relevanten Vorschriften eingehalten werden. 

11. Prinzip Risikomanagement: 
    Definition: Risikomanagement ist der systematische Prozess der Identifizierung, Bewertung, Überwachung und Behandlung von Risiken im Zusammenhang mit der Informationsverwaltung. 
    Erklärung: Das Prinzip des Risikomanagements zielt darauf ab, potenzielle Risiken im Umgang mit Informationen zu erkennen, zu bewerten und angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken zu minimieren oder zu kontrollieren. Es umfasst die Identifizierung von Risiken, die Bewertung ihrer Auswirkungen und Wahrscheinlichkeiten, die Entwicklung von Risikobewältigungsstrategien und die kontinuierliche Überwachung und Anpassung dieser Maßnahmen. Das Risikomanagement hilft Organisationen dabei, proaktiv mit Risiken umzugehen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um Schäden oder Verluste zu vermeiden. Dies umfasst die Erstellung von Risikoprofilen, die Identifizierung von Schwachstellen und Bedrohungen, die Bewertung der Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse und die Informationsverwaltung, die Festlegung von Risikotoleranzgrenzen sowie die Implementierung von Kontrollmaßnahmen und Notfallplänen. Durch eine ganzheitliche und systematische Herangehensweise können Organisationen ihre Risiken besser verstehen, geeignete Entscheidungen treffen und ihre Informationsressourcen wirksam schützen. 

12. Prinzip Lebenszyklusmanagement: 
    Definition: Lebenszyklusmanagement ist die umfassende Verwaltung von Informationen über den gesamten Lebenszyklus, beginnend von der Erstellung oder Erfassung bis zur endgültigen Aufbewahrung oder Löschung. Erklärung: Das Lebenszyklusmanagement umfasst verschiedene Phasen, die von der Erstellung, Organisation, Nutzung, Aufbewahrung bis zur endgültigen Vernichtung oder Archivierung von Informationen reichen. Es beinhaltet die Entwicklung von Richtlinien und Verfahren zur effektiven Verwaltung von Informationen in jeder Phase des Lebenszyklus, einschließlich der Festlegung von Verantwortlichkeiten, der Bestimmung der Aufbewahrungsdauer, der Sicherstellung der Zugänglichkeit und Integrität der Informationen sowie der sicheren Vernichtung oder Archivierung am Ende des Lebenszyklus. Durch das Lebenszyklusmanagement können Organisationen sicherstellen, dass Informationen angemessen verwaltet werden, um ihre Wertigkeit und Integrität zu erhalten, die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen zu gewährleisten und den Zugang zu wichtigen Informationen zu erleichtern. Es ermöglicht eine geordnete und strukturierte Verwaltung von Informationen, minimiert Risiken im Zusammenhang mit der Aufbewahrung veralteter oder unnötiger Informationen und fördert die Effizienz und Effektivität der Informationsnutzung im gesamten Lebenszyklus 

13. Prinzip Datenschutz  
    Definition: Datenschutz ist der Schutz personenbezogener Daten vor unbefugter Verarbeitung, Offenlegung oder Verwendung. 
    Erklärung: Datenschutz umfasst Maßnahmen und Richtlinien, die darauf abzielen, die Privatsphäre und die Rechte der Individuen in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Es beinhaltet die Festlegung von Verfahren zur Sammlung, Speicherung, Nutzung, Offenlegung und Löschung personenbezogener Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften. Der Datenschutz stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur für legitime Zwecke verwendet werden, angemessen gesichert sind und dass die Einwilligung der betroffenen Personen eingeholt wird, wenn erforderlich. Durch den Datenschutz werden die Rechte und Privatsphäre von Einzelpersonen geschützt, indem ihre personenbezogenen Daten vor Missbrauch, unerlaubter Weitergabe oder unbefugter Verwendung geschützt werden. Organisationen müssen Datenschutzrichtlinien und -verfahren implementieren, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten sicher und rechtmäßig verarbeitet werden. Dies schafft Vertrauen bei den Betroffenen und trägt zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen bei, insbesondere im Hinblick auf Datenschutzgesetze und -vorschriften wie beispielsweise die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). 

14. Prinzip Zugänglichkeit  
    Definition: Zugänglichkeit ist die Bereitstellung von Informationen und Ressourcen in einer Form, die für berechtigte Benutzer leicht zugänglich und nutzbar ist. 
    Erklärung: Zugänglichkeit im Informationsmanagement beinhaltet die Gewährleistung, dass Informationen und Ressourcen für diejenigen verfügbar sind, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen oder ihre Rechte auszuüben. Dies umfasst die Bereitstellung von geeigneten Tools, Technologien und Infrastrukturen, um sicherzustellen, dass Informationen leicht gefunden, abgerufen und genutzt werden können. Zugänglichkeit bezieht sich auch auf die Gewährleistung von Barrierefreiheit, um sicherzustellen, dass Menschen mit verschiedenen Fähigkeiten oder Behinderungen auf die Informationen zugreifen können. Die Zugänglichkeit von Informationen spielt eine entscheidende Rolle bei der Effektivität und Effizienz von Informationsprozessen. Durch die Gewährleistung einer angemessenen Zugänglichkeit können Benutzer schnell auf relevante Informationen zugreifen und ihre Aufgaben effektiv erledigen. Dies ist insbesondere wichtig für Organisationen, die eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung unterstützen möchten. Zugänglichkeit bedeutet auch, dass Informationen in einer klaren und verständlichen Weise präsentiert werden, um sicherzustellen, dass Benutzer die Informationen leicht interpretieren und sicher nutzen können. Grundlage der Zugänglichkeit ist die Informationserschließung. Hierzu gehören Strukturierung, Klassifizierung und Kennzeichnung von Informationen, um ihre Auffindbarkeit, Zugänglichkeit und Wiederverwendbarkeit zu ermöglichen. Die Erschließung umfasst die Anwendung von Metadaten, Taxonomien, Ontologien und anderen Methoden, zum Beispiel Künstliche Intelligenz, um Informationen systematisch zu organisieren und zu erschließen. Die Informationserschließung spielt eine wichtige Rolle bei der Bewältigung der Informationsflut und der effektiven Nutzung von Informationen. Durch die systematische Strukturierung und Klassifizierung von Informationen wird deren Auffindbarkeit und Zugänglichkeit verbessert. Dies ermöglicht es den Nutzern, Informationen schneller zu finden und effizienter zu nutzen. Ein wesentliches Element der Informationserschließung ist die Verwendung von Metadaten. Neben Metadaten können auch Taxonomien und Ontologien zur Informationserschließung eingesetzt werden. Taxonomien sind hierarchische Klassifikationssysteme, die Informationen in Kategorien und Unterkategorien organisieren. Sie helfen dabei, Informationen logisch zu gruppieren und Beziehungen zwischen ihnen herzustellen. Ontologien sind semantische Modelle, die die Bedeutung und Beziehungen von Begriffen und Konzepten erfassen. Sie ermöglichen eine tiefere semantische Erschließung von Informationen und unterstützen die Suche und die Ableitung neuer Erkenntnisse. 

15. Prinzip Integrität  
    Definition: Integrität ist die Sicherstellung der Richtigkeit, Genauigkeit, Vollständigkeit und Verlässlichkeit von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus. 
    Erklärung: Integrität im Informationsmanagement beinhaltet den Schutz vor unbefugter Änderung, Manipulation oder Zerstörung von Informationen. Dies wird erreicht durch die Implementierung geeigneter Sicherheitsmechanismen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Überwachungssysteme. Integrität gewährleistet, dass Informationen korrekt, konsistent und unveränderlich bleiben, um ihre Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit sicherzustellen. Die Integrität von Informationen ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sie für Entscheidungsfindungen, Berichterstattungen und andere Geschäftsprozesse verlässlich sind. Unautorisierte Änderungen oder Manipulationen von Informationen können zu falschen oder irreführenden Ergebnissen führen und das Vertrauen in die Informationen und die Organisation beeinträchtigen. Daher ist es wichtig, Mechanismen und Kontrollen zu implementieren, um die Integrität der Informationen zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise das Führen von Audit-Trails, die Überprüfung von Datenänderungen und die regelmäßige Überprüfung der Datenintegrität. 

16. Prinzip: Archivierung  
    Definition: Archivierung ist die langfristige Aufbewahrung und Verfügbarkeit von Informationen gemäß den rechtlichen Anforderungen und geschäftlichen Bedürfnissen. 
    Erklärung: Die Archivierung umfasst den Prozess der systematischen Organisation, Speicherung und Verwaltung von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus. Dies beinhaltet die Festlegung geeigneter Aufbewahrungsfristen, die Sicherstellung der Integrität und Authentizität der archivierten Informationen sowie den Zugriff auf die archivierten Daten für spätere Nachverfolgbarkeit oder rechtliche Anforderungen. Die Archivierung gewährleistet die Langzeitverfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Informationen und unterstützt die Einhaltung von rechtlichen und regulatorischen Vorgaben. Eine effektive Archivierung ist von großer Bedeutung, um wichtige Informationen langfristig aufzubewahren und sicherzustellen, dass sie auch in Zukunft zugänglich sind. Dies ist besonders relevant in Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen, in denen die Aufbewahrung von Informationen für bestimmte Zeiträume gesetzlich vorgeschrieben ist. Durch die Umsetzung von Archivierungs-Policies, technischen Lösungen wie Langzeitdatenspeicherung und kontinuierlichen Überwachungs- und Pflegeverfahren kann eine zuverlässige und revisionssichere Archivierung gewährleistet werden. Dabei sollten auch Aspekte wie Metadatenverwaltung, Such- und Wiederherstellungsmöglichkeiten sowie die Beachtung von Datenschutzrichtlinien berücksichtigt werden. 

17. Prinzip Metadaten  
    Definition: Metadaten sind strukturierte Informationen, die zusätzliche Details über andere Daten liefern und deren Verständnis, Verwaltung und Nutzung erleichtern. 
    Erklärung: Metadaten dienen dazu, kontextbezogene Informationen über Daten zu erfassen und zu beschreiben. Sie enthalten Angaben wie den Ersteller der Daten, den Zeitpunkt der Erstellung, den Dateiformat, die Dateigröße, den Inhalt, die Zugriffsrechte und vieles mehr. Metadaten ermöglichen eine effiziente Katalogisierung, Organisation, Suche und Wiederherstellung von Daten, da sie als Informationsindex dienen. Sie bieten auch Unterstützung bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, indem sie darüber Auskunft geben, wer Zugriff auf die Daten hat und wie sie verwendet werden dürfen. Die Verwaltung von Metadaten erfordert klare Standards und Richtlinien, um sicherzustellen, dass die Informationen konsistent, vollständig und präzise sind. Dies umfasst die Festlegung von Metadatentypen, -formaten und -strukturen sowie die Implementierung von Metadatenmanagementtools und -systemen. Durch eine effektive Metadatenverwaltung kann die Wiederauffindbarkeit von Informationen verbessert, die Effizienz in der Datenverwaltung gesteigert und die Genauigkeit der Dateninterpretation gewährleistet werden. Metadaten spielen eine entscheidende Rolle in der Informations-Governance, da sie eine grundlegende Grundlage für die Verwaltung und Kontrolle von Daten bilden. 

18. Prinzip Ordnung 
    Definition: Ordnung ist die systematische und strukturierte Organisation von Informationen, um ihre Auffindbarkeit, Verständlichkeit und Verwaltbarkeit zu gewährleisten. 
    Erklärung: Ordnung ist ein grundlegendes Prinzip der Informationsgovernance, das sicherstellt, dass Informationen in einer klar definierten und konsistenten Weise organisiert werden. Dies umfasst die Festlegung von Kategorien, Klassifikationssystemen, Hierarchien und Metadaten, um sicherzustellen, dass Informationen an ihrem richtigen Ort abgelegt und wiedergefunden werden können. Durch die Anwendung von Ordnungsprinzipien können Informationen effizient verwaltet und genutzt werden. Eine klare und konsistente Strukturierung ermöglicht es den Benutzern, Informationen schnell zu finden, zu verstehen und zu verwenden, was wiederum die Produktivität und Effektivität steigert. Ordnung ist auch wichtig für die Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen, da sie eine geordnete und nachvollziehbare Aufbewahrung von Informationen ermöglicht. Bei der Umsetzung des Prinzips der Ordnung müssen geeignete Organisationsstrukturen, Taxonomien und Nomenklaturen entwickelt und angewendet werden. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und regelmäßige Überprüfung, um sicherzustellen, dass die Ordnungsstruktur den sich ändernden Anforderungen und dem Wachstum der Informationen gerecht wird. Eine klare Dokumentation der Ordnungsstruktur und Schulungen für die Benutzer sind ebenfalls erforderlich, um sicherzustellen, dass die Informationen richtig abgelegt und verwendet werden. 
     

19. Prinzip Vollständigkeit 
    Definition: Vollständigkeit ist dadurch gekennzeichnet, dass alle relevanten Informationen erfasst und in angemessener Weise gespeichert werden, um sicherzustellen, dass ein umfassendes Bild der Informationen vorhanden ist. 
    Erklärung: Vollständigkeit ist ein wichtiges Prinzip der Information Governance, das sicherstellt, dass keine wesentlichen Informationen fehlen oder unvollständig sind. Es erfordert, dass alle relevanten Daten und Dokumente erfasst und in geeigneter Form gespeichert werden, um sicherzustellen, dass alle Aspekte eines Themas oder einer Aufgabe abgedeckt sind. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die Informationen und unterstützt fundierte Entscheidungsprozesse. Um die Vollständigkeit zu gewährleisten, müssen angemessene Mechanismen für die Erfassung und Speicherung von Informationen implementiert werden. Dies kann die Nutzung von Formularen, Datenbanken, Content-Management-Systemen oder anderen geeigneten Tools umfassen. Es ist wichtig, dass alle relevanten Stakeholder in den Prozess einbezogen werden, um sicherzustellen, dass ihre spezifischen Anforderungen und Informationsbedürfnisse berücksichtigt werden. Darüber hinaus erfordert die Vollständigkeit regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Informationen, um sicherzustellen, dass sie relevant und aktuell bleiben. Dies umfasst die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Datenbanken, das Archivieren veralteter Informationen und das Löschen von irrelevanten oder nicht mehr benötigten Daten. Die Einhaltung von Prozessen und Richtlinien zur Aktualisierung und Überprüfung der Informationen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie korrekt und verlässlich sind. 
     

20. Prinzip Informationsqualität  
    Definition: Informationsqualität ist der Maßstab für die Merkmale und Eigenschaften von Informationen, die ihre Nützlichkeit, Zuverlässigkeit und Relevanz bestimmen. 
    Erklärung: Informationsqualität ist ein zentrales Prinzip der Informationsgovernance, das sicherstellt, dass die bereitgestellten Informationen von hoher Qualität sind und den Anforderungen und Erwartungen der Benutzer entsprechen. Es umfasst verschiedene Dimensionen wie Genauigkeit, Vollständigkeit, Aktualität, Konsistenz, Verständlichkeit und Nutzbarkeit. Um die Informationsqualität zu gewährleisten, sind umfangreiche Maßnahmen erforderlich. Dies umfasst die Implementierung von Datenvalidierungsverfahren, die Überwachung und Überprüfung der Datenintegrität, die Verwendung standardisierter Datenformate und -strukturen, die Sicherstellung der Datenkonsistenz in verschiedenen Systemen und die Bereitstellung von Benutzeranleitungen und Dokumentation, um die Verständlichkeit und Nutzbarkeit der Informationen sicherzustellen. Darüber hinaus erfordert die Informationsqualität eine kontinuierliche Überwachung und Verbesserung. Regelmäßige Audits, Feedback von Benutzern und die Nutzung von Qualitäts-Metriken können dabei helfen, Schwachstellen zu identifizieren und Maßnahmen zur Verbesserung der Informationsqualität zu ergreifen. Die Einbindung der Benutzer in den Prozess kann auch dazu beitragen, die Qualität der Informationen kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen und Erwartungen der Benutzer entsprechen. Informationsqualität ist ein wesentliches Prinzip, das sicherstellt, dass Informationen verlässlich, genau, richtig und nützlich sind. Durch die Implementierung geeigneter Maßnahmen und Prozesse können Organisationen sicherstellen, dass die bereitgestellten Informationen von hoher Qualität sind und einen Mehrwert für die Entscheidungsfindung und die Erfüllung der geschäftlichen Anforderungen bieten. 

21. Prinzip Schulung und Bewusstseinsschaffung  
    Definition: Schulung und Bewusstseinsschaffung sind Maßnahmen zur Vermittlung von Wissen, Fähigkeiten und bewusstem Verhalten in Bezug auf Informationsmanagement und -governance. 
    Erklärung: Schulung und Bewusstseinsschaffung sind entscheidende Aspekte der Informationsgovernance, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter das erforderliche Wissen und die erforderlichen Fähigkeiten haben, um effektiv mit Informationen umzugehen und die Prinzipien der Information Governance umzusetzen. Es beinhaltet Schulungen, Schulungsmaterialien, Workshops und andere Bildungsinitiativen, die darauf abzielen, das Verständnis und die Sensibilität der Mitarbeiter für Informationsmanagementaspekte zu verbessern. Durch Schulungen und Bewusstseinsschaffung können Mitarbeiter geschult werden, um bewusst mit Informationen umzugehen, ihre Verantwortlichkeiten in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit, Vertraulichkeit und Compliance zu verstehen, den Wert von Information besser einschätzen und Best Practices im Informationsmanagement anzuwenden. Dies kann die Fähigkeiten der Mitarbeiter stärken, Informationsrisiken zu erkennen, Datenqualität sicherzustellen, Richtlinien und Verfahren einzuhalten und effizient mit Informationen zu arbeiten. Schulungen, Nachschulungen und Bewusstseinsschaffung sollten kontinuierlich und regelmäßig durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen, Richtlinienänderungen und bewährte Verfahren informiert sind. Dies kann durch Schulungssitzungen, E-Learning-Module, interaktive Schulungsmaterialien und regelmäßige Kommunikation und Schulungsnachverfolgung erreicht werden. Darüber hinaus ist die Einbindung des Managements und die Schaffung einer Kultur des Informationsmanagements von entscheidender Bedeutung. Das Management sollte das Bewusstsein für die Bedeutung der Informationsgovernance schärfen und den Mitarbeitern Ressourcen und Unterstützung für Schulungen und Weiterbildung zur Verfügung stellen. Dies fördert eine informierte und verantwortungsvolle Informationskultur, in der Mitarbeiter die Wichtigkeit der Information Governance verstehen und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten kontinuierlich weiterentwickeln. Schulung und Bewusstseinsschaffung sind entscheidende Prinzipien der Informationsgovernance sind, die sicherzustellen, dass Mitarbeiter über das erforderliche Wissen, die Fähigkeiten und das Bewusstsein verfügen, um wirksam mit Informationen umzugehen. Durch Schulungen und Bildungsinitiativen können Mitarbeiter befähigt werden, bewusste Entscheidungen im Umgang mit Informationen zu treffen, die Informationsqualität zu verbessern und die Prinzipien der Informationsbeherrschung in der täglichen Arbeit umzusetzen. 

22. Prinzip Messung und Leistung 
    Definition: Messung und Leistung sind die kontinuierliche Bewertung und Überwachung der Informationsgovernance, um sicherzustellen, dass die definierten Ziele und Standards erreicht werden. Sie umfassen die Festlegung von Messgrößen, die regelmäßige Erfassung von Daten, die Analyse und Interpretation der Ergebnisse sowie die Ableitung von Maßnahmen zur Verbesserung der Informationsqualität und der Effektivität der Informationsbeherrschung. 
    Erklärung: Um die Wirksamkeit der Informationsgovernance zu beurteilen und kontinuierlich zu verbessern, ist es wichtig, geeignete Messgrößen zu definieren und Leistungskennzahlen festzulegen. Dies ermöglicht eine objektive Bewertung der Informationsqualität, der Einhaltung von Richtlinien und der Effizienz der Informationsprozesse. Die Messung und Leistung umfasst die Identifizierung von Schlüsselindikatoren, die die Zielerreichung der Information Governance abbilden. Dies können beispielsweise Kennzahlen wie Datenqualität, Compliance-Bewertungen, Zugriffszeiten, Bearbeitungszeiten oder Kundenzufriedenheit sein. Die regelmäßige Erfassung von Daten zu diesen Messgrößen ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung und Bewertung der Informationsgovernance. Die Analyse und Interpretation der erhobenen Daten ist ein wesentlicher Schritt, um Erkenntnisse zu gewinnen und Schwachstellen oder Optimierungspotenziale zu identifizieren. Dabei werden die Ergebnisse mit den definierten Zielen und Standards verglichen, um festzustellen, ob die Informationsgovernance den Anforderungen gerecht wird. Bei Abweichungen können gezielte Maßnahmen abgeleitet werden, um Verbesserungen vorzunehmen. 
    Die Ergebnisse der Messungen und Leistungen dienen als Grundlage für die Entscheidungsfindung und die Priorisierung von Maßnahmen zur Verbesserung der Informationsgovernance. Sie ermöglichen es, gezielte Handlungsfelder zu identifizieren, Ressourcen effektiv einzusetzen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. Neben der Bewertung der Informationsgovernance selbst können Messung und Leistung auch dazu dienen, den Mehrwert der Informationen für die Organisation zu ermitteln. Dies kann beispielsweise durch die Analyse der Auswirkungen von Informationen auf die Geschäftsprozesse, die Entscheidungsfindung oder die Kundenzufriedenheit erfolgen. Dadurch wird ein umfassendes Verständnis für den Beitrag der Informationsgovernance zur Wertschöpfung der Organisation geschaffen. 

23. Prinzip Audit und Überwachung 
    Definition: Audit und Überwachung sind die regelmäßige Prüfung, Überprüfung und Überwachung der Einhaltung von Informationsmanagement- und Governance-Richtlinien sowie auf die Bewertung der Wirksamkeit und Effektivität von Informationskontrollen und -prozessen. 
    Erklärung: Audit und Überwachung sind wesentliche Bestandteile der Informationsgovernance, um sicherzustellen, dass Informationsmanagementpraktiken den definierten Richtlinien und Standards entsprechen und wirksam umgesetzt werden. Durch Audits und Überwachungsverfahren können potenzielle Schwachstellen, Unregelmäßigkeiten und Verstöße gegen Richtlinien und Vorschriften identifiziert und behoben werden. Audits umfassen in der Regel die Prüfung von Informationskontrollen, Zugriffsrechten, Datenschutzmaßnahmen, Datensicherungsverfahren und anderen relevanten Aspekten des Informationsmanagements. Sie werden entweder intern durchgeführt oder von externen Prüfern, wie beispielsweise unabhängigen Prüfungsgesellschaften, durchgeführt. Die Ergebnisse von Audits dienen dazu, Schwachstellen aufzudecken, Risiken zu identifizieren und Maßnahmen zur Verbesserung der Informationsgovernance zu ergreifen. Die Überwachung hingegen bezieht sich auf kontinuierliche Überprüfungen und Kontrollen, um sicherzustellen, dass Informationsmanagementrichtlinien und -verfahren ordnungsgemäß eingehalten werden. Dies kann beispielsweise die Überwachung von Zugriffsprotokollen, die Überprüfung von Sicherheitsmaßnahmen oder die Überwachung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen umfassen. Durch eine kontinuierliche Überwachung können Abweichungen oder Verstöße frühzeitig erkannt und korrigierende Maßnahmen ergriffen werden. Audit und Überwachung tragen dazu bei, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen zu gewährleisten, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das Risiko von Informationsverlusten, Datenschutzverletzungen und anderen Sicherheitsvorfällen zu minimieren. Sie dienen auch dazu, die Wirksamkeit der Informationsgovernance-Strategien und -Prozesse zu bewerten und mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Regelmäßige Audits und Überwachungen sind entscheidend, um eine angemessene Kontrolle und Governance von Informationen sicherzustellen. Sie sollten systematisch durchgeführt werden und entsprechende Berichterstattung und Eskalationsmechanismen bereitstellen, um Abweichungen und Mängel zu verfolgen und korrigierende Maßnahmen zu ergreifen. Auditing, Kontrolle, Steuerung  und Überwachung sind zentrale Prinzipien der Information Governance sind, um die Einhaltung von Richtlinien, die Effektivität von Kontrollen und die Sicherheit von Informationen zu gewährleisten. Durch regelmäßige Audits und Überwachungsverfahren können potenzielle Risiken und Verstöße identifiziert werden. 
     

24. Prinzip Technologieunterstützung  
    Definition: Technologieunterstützung ist der Einsatz von geeigneten Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) zur Unterstützung der Informationsgovernance. Dies umfasst den Einsatz von Software, Tools und Infrastruktur, um die Verwaltung, den Schutz, die Analyse und die Nutzung von Informationen effektiv zu ermöglichen. 
    Erklärung: Technologieunterstützung spielt eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung und Durchführung von Informationsgovernance-Praktiken. Durch den Einsatz von IKT kann die Organisation die Erfassung, Speicherung, Organisation, Sicherung und Weitergabe von Informationen effizient und effektiv verwalten. Die Technologie unterstützt auch die Einhaltung von Richtlinien, die Durchführung von Audits, die Gewährleistung der Datensicherheit und den Zugang zu Informationen. Die Technologieunterstützung umfasst verschiedene Aspekte, darunter die Auswahl und Implementierung von Informationsmanagementsystemen, Dokumentenmanagementsystemen, Archivierungssystemen, Datenbanken, Kollaborationstools und anderen relevanten Technologien. Diese Systeme und Tools bieten Funktionen wie Metadatenverwaltung, Versionskontrolle, Zugriffssteuerung, Suchfunktionen, Workflow-Automatisierung und Analysefunktionen, die eine effektive Information Governance unterstützen. 
    Durch den Einsatz geeigneter Technologien können Informationen effizienter und sicherer verwaltet werden. Automatisierte Prozesse und Workflows erleichtern die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen, während Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Sicherungsmechanismen den Schutz vertraulicher Informationen gewährleisten. Technologien wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Datenanalyse ermöglichen zudem eine effektive Analyse von Informationen, um Erkenntnisse und Mehrwert zu generieren. Es ist wichtig, dass die Auswahl und Implementierung von Technologien im Einklang mit den Zielen und Anforderungen der Informationsgovernance stehen. Die Technologien sollten den spezifischen Bedürfnissen der Organisation gerecht werden und gleichzeitig den rechtlichen, regulatorischen und ethischen Anforderungen entsprechen. Eine sorgfältige Bewertung der verfügbaren Technologien, ihre Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und eine solide Change-Management-Strategie sind entscheidend für den Erfolg der Technologieunterstützung in der Informationsbeherrschung. 

25. Prinzip Information Governance als Infrastruktur 
    Definition: Integration in die Anwendungslandschaft innerhalb der Information Governance ist die nahtlose Einbindung von informationsbezogenen Lösungen, Systemen und Anwendungen in die Gesamtstruktur einer Organisation und ihrer technischen Infrastruktur. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Anwendungslandschaft die erforderlichen Funktionen und Eigenschaften zur Unterstützung der Information Governance-Prozesse bietet. Information Governance ist eine Infrastruktur und Allgemeingut einer Organisation.  
    Erklärung: Die Integration in die Anwendungslandschaft ist ein entscheidender Aspekt der Information Governance, da sie sicherstellt, dass informationsbezogene Lösungen und Systeme in einem kohärenten und effizienten Umfeld arbeiten. Dies umfasst sowohl interne als auch externe Anwendungen, die in der Organisation genutzt werden, um Informationen zu erfassen, zu verarbeiten, zu speichern und zu verwalten. Durch die Integration in die Anwendungslandschaft wird sichergestellt, dass Informationen in einer strukturierten und konsistenten Weise erfasst und verarbeitet werden. Dies ermöglicht eine verbesserte Datenqualität, -konsistenz und -integrität über verschiedene Anwendungen hinweg. Darüber hinaus können durch die Integration redundante Datenhaltung und Dateninkonsistenzen vermieden werden, was zu effizienteren und zuverlässigeren Informationsprozessen führt. Die Auslegung als Infrastruktur und die Integration in die Anwendungslandschaft erfordert eine sorgfältige Planung, Koordination und technische Umsetzung. Es ist wichtig, eine klare Übersicht über die vorhandenen Anwendungen zu haben und sicherzustellen, dass diese in Bezug auf ihre Funktionen, Schnittstellen und Datenstrukturen miteinander harmonieren. Die Auswahl und Implementierung von geeigneten Integrationslösungen, wie z.B. Middleware oder Datenintegrationswerkzeuge, kann dabei helfen, die Interoperabilität und den Datenaustausch zwischen den Anwendungen zu erleichtern. Durch die Integration in die Anwendungslandschaft wird die Effektivität der Information Governance verbessert, da die Informationsflüsse und -prozesse in der Organisation reibungslos und einheitlich gestaltet werden können. Dies trägt zur Reduzierung von Dateninkonsistenzen, Fehlern und Verzögerungen bei und fördert eine bessere Entscheidungsfindung auf Grundlage qualitativ hochwertiger Informationen. Letztendlich ermöglicht die Integration in die Anwendungslandschaft eine ganzheitliche Sicht auf Informationen und unterstützt die effiziente Umsetzung der Information Governance-Strategie in der gesamten Organisation. 
     

26. Prinzip Informationssicherheit 
    Definition: Informationssicherheit im Kontext von Information Governance ist die Sicherstellung eines angemessenen Schutzes sensibler Informationen innerhalb einer Organisation. Es beinhaltet die Implementierung von Sicherheitsrichtlinien, -verfahren und -technologien, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen zu gewährleisten und Risiken zu minimieren. 
    Erklärung: Das Prinzip der Informationssicherheit innerhalb der Information Governance legt den Fokus auf den Schutz vor unbefugtem Zugriff, unerlaubter Offenlegung, Manipulation oder Verlust von Informationen. Es erfordert die Umsetzung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsaudits und Awareness-Programme für Mitarbeiter. Durch die Einhaltung des Prinzips der Informationssicherheit können Organisationen potenzielle Bedrohungen abwehren und das Risiko von Datenlecks, Datenschutzverletzungen oder Cyberangriffen minimieren. Dies gewährleistet nicht nur die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Informationen, sondern auch die Geschäftskontinuität und das Vertrauen der Kunden und Stakeholder in die Organisation. Die Integration von Informationssicherheit in die Gesamtstrategie der Information Governance ist daher von entscheidender Bedeutung, um den Schutz der Informationen auf effektive und ganzheitliche Weise zu gewährleisten. 
     

27. Prinzip Zusammenarbeit und Kommunikation  
    Definition: Zusammenarbeit und Kommunikation sind die aktive Beteiligung und den Austausch von Informationen, Wissen und Ideen zwischen den Akteuren innerhalb der Organisation. Dies umfasst die Förderung einer offenen Kommunikationskultur, den Einsatz von kollaborativen Tools und die Zusammenarbeit über Abteilungen und Hierarchieebenen hinweg. 
    Erklärung: Zusammenarbeit und Kommunikation sind wesentliche Elemente für eine effektive Informationsgovernance. Sie fördern den Austausch von Informationen, Ideen und Perspektiven, was zu einem besseren Verständnis und einer verbesserten Entscheidungsfindung führt. Durch eine Kultur der Zusammenarbeit wird die Nutzung des vorhandenen Wissens und der Ressourcen der Organisation optimiert. Eine offene Kommunikationskultur ist von großer Bedeutung. Es sollte eine Atmosphäre geschaffen werden, in der die Mitarbeiter ermutigt werden, Ideen und Informationen zu teilen, Fragen zu stellen und Feedback zu geben. Dies kann durch die Förderung offener Diskussionen, regelmäßige Kommunikationskanäle und den Einsatz von geeigneten Tools zur Unterstützung der Kommunikation erreicht werden. Kollaborative Tools und Plattformen spielen eine wichtige Rolle bei der Zusammenarbeit und Kommunikation. Sie ermöglichen den gemeinsamen Zugriff, die gemeinsame Bearbeitung und den Austausch von Dokumenten und Informationen in Echtzeit. Projektmanagement-Tools, gemeinsame Arbeitsbereiche, Instant Messaging-Plattformen und Videokonferenzsysteme sind Beispiele für solche kollaborativen Werkzeuge. Diese Tools fördern die Effizienz, den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit über örtliche Grenzen hinweg. Eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation über Abteilungen und Hierarchieebenen hinweg ist ebenfalls wichtig. Die Information Governance sollte als organisationsweite Initiative betrachtet werden, bei der verschiedene Abteilungen und Stakeholder zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Regelmäßige Meetings, Arbeitsgruppen, Schulungen und informelle Austauschplattformen können dazu beitragen, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Akteuren zu fördern. Die Zusammenarbeit und Kommunikation tragen dazu bei, Silos zu überwinden, das kollektive Wissen und die Erfahrung der Organisation zu nutzen und die Akzeptanz und Umsetzung der Informationsbeherrschung zu stärken. Durch den regelmäßigen Austausch und die Zusammenarbeit können Hindernisse und Herausforderungen identifiziert und gemeinsam gelöst werden. Dies fördert eine ganzheitliche und kooperative Herangehensweise an die Informationsgovernance. 

28. Prinzip Change Management  
    Definition: Change Management ist der Prozess der Planung, Umsetzung, Kontrolle und Nachhaltung von gewünschten Veränderungen in Bezug auf Informationen, Systeme und Prozesse innerhalb der Organisation. Es beinhaltet die Identifizierung und Analyse von Veränderungen, die Entwicklung von Strategien zur Minimierung von Auswirkungen und Risiken, die Schulung der Mitarbeiter und die kontinuierliche Anpassung der Informationsgovernance an neue Anforderungen. 
    Erklärung: In einer sich ständig wandelnden Umgebung ist es wichtig, dass die Informationsgovernance flexibel und anpassungsfähig ist, um Veränderungen erfolgreich zu bewältigen. Change Management stellt sicher, dass während des Veränderungsprozesses die Verfügbarkeit und Integrität der Informationen gewährleistet bleibt. Veränderungen können verschiedene Formen annehmen, wie beispielsweise technologische Weiterentwicklungen, organisatorische Umstrukturierungen, Gesetzesänderungen oder Fusionen und Übernahmen. Change Management beginnt mit der Identifizierung und Analyse dieser Veränderungen, um ihre Auswirkungen auf die vorhandenen Informationen, Systeme und Prozesse zu verstehen. Nach der Analyse werden Strategien entwickelt, um mögliche Auswirkungen und Risiken zu minimieren. Dazu gehört die Planung von Maßnahmen, um die Kontinuität der Informationsverfügbarkeit sicherzustellen, wie zum Beispiel das Erstellen von Backups, die Implementierung von Redundanz oder die Nutzung von Cloud-Speicherlösungen. Zudem sollten geeignete Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Informationen während des Veränderungsprozesses zu schützen. Ein wesentlicher Aspekt des Change Managements ist die Schulung der Mitarbeiter. Durch Schulungsprogramme und Workshops werden die Mitarbeiter auf die Veränderungen vorbereitet und mit den neuen Informationen, Systemen und Prozessen vertraut gemacht. Dies fördert ein Verständnis für die Bedeutung der Information Governance und trägt zur reibungslosen Integration von Veränderungen bei. Change Management ist ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßig überprüft und angepasst werden sollte, um mit den sich verändernden Anforderungen Schritt zu halten. Es erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den relevanten Stakeholdern, wie z. B. der IT-Abteilung, dem Management und den betroffenen Mitarbeitern. Durch einen effektiven Change Management-Prozess kann die Organisation sicherstellen, dass die Informationen auch langfristig verfügbar bleiben und den sich ändernden Anforderungen gerecht werden. 

29. Prinzip Geschäftsprozessintegration 
    Definition: Geschäftsprozessintegration ist die nahtlose Einbindung der Informationsgovernance in die bestehenden Geschäftsprozesse einer Organisation. Sie zielt darauf ab, sicherzustellen, dass die Informationsgovernance-Prinzipien und -Maßnahmen in den verschiedenen Geschäftsprozessen angewendet und umgesetzt werden, um eine effektive und effiziente Nutzung von Informationen zu ermöglichen. 
    Erklärung: Um sicherzustellen, dass die Informationsgovernance in einer Organisation effektiv ist, ist es wichtig, sie nahtlos in die bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren. Dies bedeutet, dass die Prinzipien und Maßnahmen der Informationsgovernance in die Planung, Durchführung und Kontrolle der Geschäftsprozesse einfließen und von den beteiligten Mitarbeitern angewendet werden. Die Geschäftsprozessintegration umfasst die Identifizierung der relevanten Informationsgovernance-Prinzipien und -Maßnahmen, die in den einzelnen Geschäftsprozessen Anwendung finden sollen. Dies kann beispielsweise die Festlegung von Richtlinien zur Datenqualität, zur Zugriffskontrolle oder zum Umgang mit sensiblen Informationen beinhalten. Diese Prinzipien werden dann in den entsprechenden Geschäftsprozessen verankert und in den jeweiligen Arbeitsabläufen berücksichtigt. Die Integration der Informationsgovernance in die Geschäftsprozesse erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Funktionen einer Organisation. Es ist wichtig, dass alle relevanten Stakeholder involviert sind und ein gemeinsames Verständnis für die Bedeutung der Informationsgovernance entwickeln. Dies kann beispielsweise durch Schulungen, Workshops oder die Einrichtung von Steuerungsgruppen erreicht werden. Durch die Geschäftsprozessintegration wird sichergestellt, dass die Informationsgovernance kontinuierlich in den Arbeitsabläufen der Organisation berücksichtigt wird. Dies umfasst die Erfassung und Pflege von Informationen gemäß den definierten Standards und Richtlinien, die Verwendung geeigneter Werkzeuge und Systeme zur Unterstützung der Information Governance sowie die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Geschäftsprozesse im Hinblick auf die Informationsanforderungen. Die Integration der Informationsgovernance in die Geschäftsprozesse trägt dazu bei, die Qualität, Verfügbarkeit und Sicherheit der Informationen zu gewährleisten. Durch die systematische Anwendung der Informationsbeherrschungs-Prinzipien wird sichergestellt, dass die Informationen korrekt, aktuell, vollständig und verlässlich sind und den geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Dadurch können effiziente Entscheidungsprozesse, eine verbesserte Zusammenarbeit und eine effektive Nutzung von Informationen in der Organisation erreicht werden. 

30. Prinzip Aufsicht und Governance  
    Definition: Die Aufsicht und Governance der Informationsgovernance selbst sind die etablierten Strukturen, Prozesse und Mechanismen, um die Einhaltung der Informationsgovernance-Prinzipien und -Maßnahmen zu überwachen, zu lenken und sicherzustellen. Dies umfasst die Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Einrichtung von Kontrollmechanismen, die regelmäßige Überprüfung der Informationsgovernance und die Durchsetzung von Maßnahmen zur Einhaltung und Verbesserung der Informationsgovernance. 
    Erklärung: Um sicherzustellen, dass die Informationsgovernance in einer Organisation effektiv und nachhaltig ist, ist eine klare Aufsichts- und Governance-Struktur erforderlich. Dies beinhaltet die Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Definition von Rollen und Zuständigkeiten sowie die Schaffung von Kontrollmechanismen, um sicherzustellen, dass die Informationsgovernance-Prinzipien und -Maßnahmen eingehalten werden. Die Aufsicht und Governance der Informationsbeherrschung beinhaltet die Ernennung einer zentralen Instanz oder einer Informationsgovernance-Abteilung, die für die Überwachung, Koordination und Lenkung der Information Governance verantwortlich ist. Diese Instanz stellt sicher, dass die Informationsgovernance-Prinzipien in allen relevanten Bereichen der Organisation umgesetzt werden und dass die erforderlichen Ressourcen, Richtlinien und Schulungen bereitgestellt werden. Ein wichtiger Aspekt der Aufsicht und Governance der Informationsgovernance ist die regelmäßige Überprüfung und Bewertung der Wirksamkeit der Informationsgovernance-Prinzipien und -Maßnahmen. Dies kann durch interne Audits, Reviews oder Leistungsbewertungen erfolgen, um sicherzustellen, dass die Informationsgovernance den definierten Zielen und Standards entspricht und kontinuierlich verbessert wird. Bei der Aufsicht und Governance der Informationsgovernance selbst ist es auch wichtig, Mechanismen zur Einhaltung und Durchsetzung von Maßnahmen zu etablieren. Dies kann die Entwicklung von Richtlinien, Verfahren und Standards umfassen, die den Umgang mit Informationen regeln. Es können auch Sanktionen oder Konsequenzen festgelegt werden, um Verstöße gegen die Informationsgovernance-Prinzipien zu ahnden. Die Aufsicht und Governance der Information Governance umfasst auch die Schaffung von Kommunikations- und Berichtsmechanismen, um die relevanten Stakeholder über die Fortschritte, Ergebnisse und Herausforderungen im Bereich der Informationsgovernance zu informieren. Dies fördert die Transparenz und trägt zur Verantwortlichkeit bei. 

31. Prinzip Kontinuierliche Verbesserung: 
    Definition: Die Aufsicht und Governance der Informationsgovernance ist die Steuerung der etablierten Strukturen, Prozesse und Mechanismen, um die Einhaltung der Informationsgovernance-Prinzipien und -Maßnahmen zu etablieren, zu überwachen, zu lenken und sicherzustellen. Dies umfasst die Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Einrichtung von Kontrollmechanismen, die regelmäßige Überprüfung der Informationsgovernance und die Durchsetzung von Maßnahmen zur Einhaltung und Verbesserung der Informationsgovernance. 
    Erklärung: Um sicherzustellen, dass die Informationsgovernance in einer Organisation effektiv und nachhaltig ist, ist eine klare Aufsichts- und Governance-Struktur erforderlich. Dies beinhaltet die Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Definition von Rollen und Zuständigkeiten sowie die Schaffung von Kontrollmechanismen, um sicherzustellen, dass die Informationsgovernance-Prinzipien und -Maßnahmen eingehalten werden. Die Beaufsichtigung der Informationsgovernance selbst beinhaltet die Ernennung einer zentralen Instanz oder einer Informationsgovernance-Abteilung, die für die Überwachung, Koordination, Steuerung und Lenkung der Information Governance verantwortlich ist. Diese Instanz stellt sicher, dass die Information-Governance-Prinzipien in allen relevanten Bereichen der Organisation umgesetzt werden und dass die erforderlichen Ressourcen, Richtlinien und Schulungen bereitgestellt werden. Ein wichtiger Aspekt der Aufsicht und Governance der Informationsgovernance ist die regelmäßige Überprüfung und Bewertung der Wirksamkeit der Informationsgovernance-Prinzipien und -Maßnahmen. Dies kann durch interne Audits, Reviews oder Leistungsbewertungen erfolgen, um sicherzustellen, dass die Informationsgovernance den definierten Zielen und Standards entspricht und kontinuierlich verbessert wird. Bei der Governance der Informationsgovernance ist es auch wichtig, Mechanismen zur Einhaltung und Durchsetzung von Maßnahmen zu etablieren. Dies kann die Entwicklung von Richtlinien, Verfahren und Standards umfassen, die den Umgang mit Informationen regeln. Es können auch Sanktionen oder Konsequenzen festgelegt werden, um Verstöße gegen die Informationsgovernance-Prinzipien zu ahnden. Die Aufsicht und Governance der Informationsgovernance umfasst auch die Schaffung von Kommunikations- und Berichtsmechanismen, um die relevanten Stakeholder über die Fortschritte, Ergebnisse und Herausforderungen im Bereich der Informationsgovernance zu informieren. Dies fördert die Transparenz und trägt zur Verantwortlichkeit bei. 
     

32. Prinzip Beschränkung auf das Nötige und Machbare 
    Definition: Nur das Notwendigste darf geregelt werden, um die Organisation und den Betrieb nicht zu behindern, sondern Information Governance als Grundlage eines sicheren, ordnungsmäßigen Geschäftsbetriebes einzusetzen. 
    Erläuterung: Nutzenorientierung – die Informationsgovernance sollte darauf abzielen, einen klaren Nutzen für die Organisation zu generieren. Es ist wichtig, dass die definierten Prinzipien und Maßnahmen einen Mehrwert bieten und die Informationsqualität, Effizienz oder Entscheidungsfindung verbessern. Vermeidung von Überregulierung – es sollte vermieden werden, die Informationsgovernance übermäßig zu reglementieren oder mit zu vielen und detaillierten Vorgaben zu überfrachten. Zu viel Bürokratie kann hinderlich sein und die Akzeptanz und Umsetzung erschweren. Realistische Prüfbarkeit – bei der Festlegung von Information Governance-Regeln und -Vorgaben ist es wichtig, dass diese auch überprüft werden können. Es ist sinnvoll, nur das zu regeln, was auch tatsächlich überprüft werden kann, um eine effektive Umsetzung und Kontrolle zu gewährleisten. Angemessenheit zum Geschäftszweck – die Informationsgovernance sollte dem Geschäftszweck und den Zielen der Organisation angemessen sein. Sie sollte sich an den spezifischen Anforderungen, Risiken und Bedürfnissen der Organisation ausrichten und nicht mehr regulieren als erforderlich. Fokussierung auf das Wesentliche – bei der Gestaltung der Information Governance sollte der Fokus auf den kritischen Informationen und Prozessen liegen. Es ist ratsam, sich auf die essenziellen Aspekte zu konzentrieren und nur das Nötigste zu regeln, um Ressourcen effizient einzusetzen und die Umsetzbarkeit zu erleichtern. Der Grundsatz der Beschränkung auf das Nötige und Machbare trägt dazu bei, eine ausgewogene Informationsgovernance zu schaffen, die sowohl den Anforderungen der Organisation gerecht wird als auch realistisch und umsetzbar ist. Es geht darum, den richtigen Mittelweg zwischen Kontrolle und Flexibilität zu finden, um einen effektiven Umgang mit Informationen zu ermöglichen.