Zum Jahresende 2021 hatte ich noch das Vergnügen von Birgit Reber, DOKmagazin, zu einem Roundtable eingeladen zu werden. Thema des von Bernd Hoeck vorbereiteten Gesprächs ist „Content Services“. Mit eingeladen waren Mario Dönnebrink von d.velop und Herbert Lörch von M-Files. Leider war ein persönliches Treffen für das Gespräch nicht möglich und für eine Video-Konferenz langte die Zeit vor Weihnachten nicht mehr. So erhielten wir drei Teilnehmer von Bernd Hoeck, BloodSugarMagic, die Fragen mit der Bitte um Beantwortung zugesendet. Redaktionell zusammengeführt soll der Roundtable dann in der ersten Ausgabe des DOKmagazins in 2022 erscheinen.
Hier vorab schon einmal mein Beitrag!

Bernd Hoeck: 1. Was gibt es Neues in 2022? Wie wird sich die Art und Weise ändern, wie Millionen von Menschen mit Dokumenten und anderen Informationen umgehen?

Ulrich Kampffmeyer: Die Corona-Krise hat den Einsatz von Informationsmanagement beflügelt. Die Bereitstellung von Daten und Dokumenten im Home-Office und unterwegs ist heute der Standard. Software wird nach Maßgabe von Cloud First und Mobile Second entwickelt. Diese Entwicklung setzt sich in 2022 fort und verändert auch den Markt für Information-Management-Lösungen. Das herkömmliche Dokument wird dabei zunehmend in strukturierte Daten nebst Layout aufgelöst. Die eIDAS-Directive sorgt dafür, dass Informationen einfacher signiert die Authentizität des Inhalts dokumentieren. Dokumenten-Technologien werden vermehrt in alle Anwendungen integriert. Das Management von Dokumenten verlagert sich in Gestalt von Services in den Untergrund der Systeme. Automatisierung ist einer der wichtigsten Trends für alle Anwendungen, von der automatischen Klassifikation bis hin zu RPA Robotic Process Automation. Wachsende Informationsmengen machen Information Management und Information Governance unerlässlich. Besonders im Bereich der Collaboration haben sich Lösungen wie Microsoft M365 mit Teams und Sharepoint als Informationsmanagement-Plattformen etabliert, die auch die Zugänge zu traditionellem Enterprise Content Management und zur revisionssicheren Archivierung darstellen. Import-, Ordnungs- und Migrationslösungen haben Hochkonjunktur.  Im Fokus stehen aber Anwendungslösungen und weniger technische Features. Aber auch kritische Aspekte werden in 2022 prominenter. Zum einen die 100%tige Abhängigkeit von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von digitaler Information. Zum Zweiten – aktuell wieder durch log4j deutlich geworden – die Sicherheit und der Schutz aller Informationen im Unternehmen wie auch der Unternehmensdaten in der Cloud. Die Menschen selbst sind häufig zu sorglos und vertrauen darauf, dass alle Informationen sicher, aktuell und vollständig bereitgestellt werden. Das Thema eine größere Aufmerksamkeit auf den Wert und Schutz von Information zu legen, erfordert verstärkten Einsatz jenseits technologischer Lösungen.

Bernd Hoeck: 2. Was versprechen Sie sich dabei von KI und Analytics?

Ulrich Kampffmeyer: Was ist Intelligenz beim Menschen, was ist Künstliche Intelligenz bei Algorithmen? KI erfährt gerade wieder einen Hype, der die Erwartungen zu hoch schraubt. Viele Produkte werben damit, dass sie KI einsetzen, jedoch verbirgt sich im Untergrund viel Altbackenes. Künstliche Intelligenz hat erhebliche Fortschritte gemacht, aber befindet sich immer noch auf der Ebene spezialisierter Systeme für engbegrenzte Aufgaben. Eine generische, allgemeine KI existiert noch nicht. Auch selbstlernende Software, Machine Learning, steckt noch in den Kindeschuhen. Für das Informationsmanagement ist dies jedoch kein Hindernis, da man sich auf die Aufgaben wie Klassifikation, Prüfung der Lesbarkeit von Dokumenten, Informationsextraktion und -bewertung, Konsistenzprüfung und Kontextbildung, automatische Generierung von Erschließungssystematiken und komfortable Findmechanismen – anstelle von Suchen – fokussieren kann. Hier gewinnen auch selbstlernende Systeme an Boden. Analyse-Werkzeuge, die sich aus Big-Data-Analytics zu Big-Information-Analytics entwickelt haben, sind hier eine der Grundlagen für die Weiterentwicklung der Automatisierung. Die Analyse bestehender Informationen, Strukturen und Zusammenhänge bringt die notwendige Qualität in die Bewertung von Information und hilf auch große Bestände an unstrukturierten oder schwach strukturierten Informationen zu erschließen. Disziplinen wie Wissensmanagement, Künstliche Intelligenz, Maschinenlernen und andere verschmelzen gerade und werden auch in 2022 einen wichtigen Trend darstellen.

Bernd Hoeck: 3. Back to normal? Wie werden sich Prozesse und Abläufe in Unternehmen und anderen Organisationen ändern?

Ulrich Kampffmeyer: Back to normal … das wird nicht passieren. Die Verfügbarkeit von Information an jedem beliebigen Ort und jeder beliebigen Zeit – die alte Vision des Dokumentenmanagements – wird immer dort, wo es finanzielle, organisatorische, zeitliche und qualitative Vorteile gibt sich weiter durchsetzen. Viele Dinge, die wir uns vor 20 Jahren vom „papierlosen Büro“ versprochen haben, sind Realität geworden. Prozesse in Unternehmen werden zunehmend digitalisiert, sowohl als vorgegebene Prozesse durch Business Process Management auf Server-Ebene wie auch als individuelle, selbstkonfigurierte Arbeitshilfen am Desktop-Arbeitsplatz. Wo noch Medienbrüche zwischen Papier und Elektronik bestehen wird alles darangesetzt, diese zu überwinden, z.B. durch Scannen und elektronische Bereitstellung. Dieser Medienbruch verliert an Bedeutung – aber die elektronischen Medienbrüche wachsen: wo ist die Information – im E-Mail-System, im Teams, in der Fachanwendung, im Cloud-Drive, im Workflow-Postkorb, im ERP, im Chat, auf der Notebook-Festplatte …? Hier ist noch viel Konsolidierungsarbeit notwendig, um wirklich alle notwendige, richtige Information zusammenhängend und im Kontext bereitzustellen. Ähnlich wie im industriellen Bereich mit Robotics hat die Digitalisierung nun auch in den Büros „voll zugeschlagen“. Alles was sich mit elektronischen Prozessen erledigen lässt, wird auch zukünftig so erledigt. Leider bleibt das soziale Leben mit Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen dabei auf der Strecke. Permanentes Video-Conferencing und Workflows sind keine dauerhafte Alternative. Viele Menschen fühlen sich im Home-Office alleingelassen. Das ist die dunkle Seite der laufenden Digitalen Transformation.

Bernd Hoeck: 4. Konvergenz oder Co-Existenz? Wie werden sich CSP mit Microsoft 365 oder Google Workspace arrangieren?

Ulrich Kampffmeyer: Das Akronym CSP soll hier wohl für CSPs Content Services Platforms stehen, oder? Dieser Marketing-Begriff von Analystenhäusern ist wenig zielführend. Er soll die bisherige Einordnung ECMS Enterprise Content Management System ersetzen. Content Services laufen als Dienste im Untergrund. Der Begriff ist technologisch und funktional definiert. Er interessiert nur die „Techies“. Anwender brauchen Lösungen wie elektronische Akten, Posteingang, Rechnungsverarbeitung, Textbausteinsysteme, Termin- und Fristensteuerung, Vorgangsbearbeitung und ähnliches. Content Services ignoriert dabei auch, dass Dienste, Middleware, Services immer schon das funktionale Merkmal des guten alten ECM waren. Bei CSPs gehen die strategischen, organisatorischen und akzeptanzbildenden Aspekte solcher Lösungen völlig unter. Content Services ist keineswegs geeignet für die Branche als Dachbegriff zu dienen, weil sich die Wenigsten etwas konkretes darunter vorstellen können. Das ist der alte, eingeführte Begriff Dokumentenmanagement sogar noch prägnanter. In Bezug auf Microsoft 365 sehen wir, das die M365-Plattform selbst immer mehr ECM- oder CS-Funktionen selbst bereitstellt. Beispiele sind hier das Records Management und die Information Governance. Da braucht es vielleicht noch gerade eben eine elektronische Archivierung darunter. In Bezug auf Prozessunterstützung lässt aber M365 noch einiges zu wünschen über – aber auch das kommt. Die bisherigen ECM-Produkte werden zu Integrationsdiensten unterhalb der Office-, Teams- und Sharepoint-Oberflächen. Vieles bleibt nur als Subsysteme übrig. Bei Google-Docs und Google-Workspace (ebenso wie bei vielen anderen Collaborations-Plattformen) ist die Situation – noch – nicht so ausgeprägt wie im Microsoft-Umfeld. Es gibt hier in Bezug auf Content-Services-Funktionalität viele Desiderate, die sich ergänzen lassen. Für beide Umgebungen gilt jedoch, dass eine vollständige Cloud-Funktionalität gegeben sein muss. Hier fehlen leider noch viele Schnittstellen, die eine Interoperabilität zwischen verschiedenen Cloud-Lösungen erlauben müssen. Jeder Anbieter geht da seinen proprietären Weg und sucht natürlich seine Kunden in seiner eigenen Cloud zu halten. In die Cloud hinein wird der Weg einfach gemacht, aus der Cloud heraus ist gerade bei großen Informationsmengen nur sehr schwierig möglich.

Bernd Hoeck: 5. Neue Werte schaffen. Wie kann intelligentes Informationsmanagement mehr zur Wertschöpfung beitragen?

Ulrich Kampffmeyer: Intelligent Information Management, vom internationalen Branchenverband AIIM geprägt, weil IIM so gut zum Akronym des Verbandes passt, steht im Bedeutungshoheitwettbewerb mit dem Vorgänger ECM Enterprise Content Management, mit Content Services wie CSPs Content Services Platforms, mit EIM Enterprise Information Management, usw. Ich bin der Meinung, intelligent ist, was wir mit Information tun. Aber die Anbieter von Systemen heben natürlich auch hier gern auf Themen wie AI Artifical Intelligence ab. Wertschöpfung – über den Wert der Information an sich, sind die Meisten im Unklaren. Sonst würde sie längst mit ganzheitlichem Information Management und Information Governance um den Erhalt des Wertes und die Sicherheit ihrer Informationen mehr kümmern. Nur wenn Information in Prozessen nutzbar ist, hat Information einen inhärenten Wert. Wenn man auf die neuen funktionalen Komponenten blickt, die dem Intelligent Information Management von der Branche zugeordnet werden, dann fallen natürlich Komponenten wie Automatisierung, Cloud, RPA, Mobile, Analytics, KI und andere ins Auge. Traditionell sind auch Capture für die Erfassung, Digital Preservation für die Archivierung und BPM für Business Process Management dabei. Andere sind herausgefallen, so z.B. Output Management oder Collaboration. Letztere Kategorie hat ein Eigenleben entwickelt, dass bedeutsamer ist als CS. Aber das sind alles nur Schlagworte. Letztlich definiert jeder Anbieter was für ihn IIM oder CS ist dadurch, was sein eigenes Produkt hergibt und was er meint, dass Interessenten auf seine Botschaft anbeißen. Die Weiterentwicklung von Funktionalität und Technologie, die in die traditionellen Lösungen übernommen werden und diese verbessern, läuft immer schneller. Und sie konzentriert sich bei den großen Software-Anbietern wie SAP, Microsoft und anderen, die immer mehr selbst solche Funktionalität in ihre Produkte integrieren und damit Vieles vom bisherigen Angebot der Dokumentenmanagement-Branche obsolet machen. IIM Intelligent Information Management hilft den Anwendern so immer mehr bei der Nutzung und Erschließung der Informationen im Unternehmen. IIM ist aber kein Trend, da es nur ein Schlagwort ist. Bei PROJECT CONSULT setzen wir sowieso seit Jahren auf die Begriffe Information Management und Information Governance. Die bleiben über die Jahre stabil.

[Text eingereicht am 22.12.2021]