Competence-Site Virtual Roundtable zum Records Management

Ordnung im Informationsbestand zu halten ist aufwändig und klingt angesichts der heute verfügbaren Technologien auch etwas altertümlich und verstaubt. Ordnung schaffen ist mühsam, erfordert Zeit und Disziplin. Technologien wie Enterprise Search oder BigData Analytics versprechen uns, dass wir alles auch ohne vorheriges Ordnen wiederfinden und auswerten können. Ist Records Management, die geordnete Verwaltung von Informationen also zukünftig überflüssig? 

Wir sind der Überzeugung – Nein.

Es gilt die wichtigen Informationen zu identifizieren und zu schützen. Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von Information ist heute bereits exorbitant. Der wachsenden Informationsflut wird man nur mit Ordnung Herr. Es gilt also heute moderne Softwaretechnologien mit den Prinzipien des Ordnunghaltens zu kombinieren, um die Informationen nicht nur entsprechend Compliance und Governance zu verwalten sondern als Öl des 21. Jahrhunderts in Prozessen und als Wissen zur Verfügung zu stellen. Wie auch beim Öl gilt auch für die Information: nur sinnvoll aufbereitet ist sie nutzbar.

Bei der Erschließung und Aufbereitung spielt zukünftig die Automatisierung der zeitaufwändigen und fehlerträchtigen manuellen Prozesse eine wichtige Rolle. Methoden und Komponenten des Enterprise Informationen Management erleichtern die Arbeit beim Erfassen, Bewerten, Verwalten, Bereitstellen und Aussondern beliebiger Informationsobjekte. Business-Process-Management-Software und Audittrails fördern Stringenz, Nachvoll­ziehbarkeit und Sicherheit der Lösungen. Modernes Records Management unterstützt die Geschäftstätigkeit und hat nichts mehr mit den Papierarchiven im Keller gemein. Beim Records Management geht es darum, Information nutzbar zu machen und auch über die Zeit hinweg nutzbar zu halten.

Dies ist auch der Leitgedanke der diesjährigen achten Records Management Konferenz am 25.11.2014 in Frankfurt, die von der Competence Site als Media-Partner unterstützt wird. Der virtuelle Roundtable zu „Ordnung schaffen & Ordnung halten“ soll auf die Themen der Konferenz einstimmen, die in bewährter Manier von Dr. Ulrich Kampffmeyer geleitet wird – dem „Leuchtturm der Branche“, wie erst kürzlich in einem Blogbeitrag zu lesen war.

Fragen

Frage 1: Status Quo Records Management: Wo steht Deutschland?

International benutzt alle Welt den Begriff Records Management. In Deutschland ist er weitgehend unbekannt. Liegt die mangelnde Bekanntheit nur am Begriff selbst und seiner schlechten Übersetzung in „Schriftgutverwaltung“ oder aber hat die deutsche Branche mit Dokumentenmanagement, elektronischer Akte und revisionssicherer Archivierung längst Äquivalente geschaffen? Ist Records Management nur für bestimmte Branchen ein Thema? Macht es Sinn, den Begriff in Deutschland bekannter und gängig zu machen?

Frage 2: Records Management für Ordnung in der Informationsverwaltung?

Records Management ordnet Informationen auf Basis stringenter Strukturen, Klassen­konzepte mit Vererbung und beschreibender Metadaten. Meinen Sie, dass diese Form des „Ordnung-schaffens“ noch zeitgemäß ist? Braucht man noch Aktenpläne? Kann man Suchmaschinen vertrauen dass sie nicht nur Alles sondern auch das Richtige finden? Welche Bedeutung wird das „Ordnung-halten“ für Unternehmen in Zukunft haben?

Frage 3: Automatisierung als Zukunft des Records Managements?

Die manuelle Klassifikation, Deklaration und Metadaten-Vergabe bei der Erfassung von Records ist sehr aufwändig. Kann man den Flaschenhals der Informationserfassung durch Automatisierung mit z.B. automatischer Klassifikation, Abgleich mit gesicherten Daten und Verknüpfung mit zugehörigen Informationen des Sachzusammenhanges überwinden? Welche Qualität muss die Automation erreichen um mit den bisherigen Erfassungsprozessen konkurrenzfähig zu sein? Oder ist Automatisierung schon besser und verlässlicher als die manuelle Erschließung, da Fehler dort systemisch passieren und nach dem Erkennen auch automatisiert, durchgängig behoben werden können? Welche Bereiche des Records Managements lassen sich nach Ihrer Meinung überhaupt automatisieren?

Frage 4: Records Management und die Cloud?

Die meisten Installationen zur Verwaltung wichtiger, vertraulicher Informationen erfolgt noch in geschlossenen „on-premise“-Systemen. Dies ist auch das Nutzungsmodell, dem Records Management bisher folgt. Kann man heute schon wichtige geschäftliche Dokumente wie aufbewahrungspflichtige Records oder Vital Records in Cloud-Systemen aufbewahren? Können dies auch Public Clouds sein oder muss man auf Private Clouds und hybride Systeme setzen? Welches Risiko geht der Anwender, wenn er seine wichtigen Unterlagen irgendwo bei einem Anbieter in der Cloud gespeichert hat? Erlaubt die rechtliche Situation in Deutschland überhaupt mit solchen Informationen in die Cloud zu gehen?

Frage 5: Records Management – eigenständig oder integriert als Komponente?

Records Management gibt es sowohl als eigenständige Produkte aber auch vermehrt als Funktion in Standardsoftware wie ERP-Systemen. Braucht man für professionelles Records Management eine eigene Lösung? Kann man Records Management auch innerhalb von Standard-Software wie SAP, Sharepoint, Connections, Oracle Financial etc. betreiben? Wie stellt man sicher, dass über alle Systeme im Unternehmen nach den gleichen Kriterien, Regeln und Qualitätsmaßstäben Records Management konsequent durchgeführt wird und wie vermeidet man Inseln? Braucht man noch eigenständige Records Management Systeme mit elektronischen Aktensichten oder muss sich diese Funktionalität zukünftig als Dienst in die Infrastruktur begeben?

Frage 6: Wirtschaftlichkeit von Records Management?

Vielfach wird gedacht, dass Records Management nur der Erfüllung von Compliance-Vorgaben dient und nicht zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beiträgt. Was muss man tun, damit Records Management einen wirtschaftlichen Nutzen im Unternehmen bringt? Wie muss man es einsetzen und integrieren, damit Information als Wissen in den Prozessen bereitgestellt werden kann? Wie muss man Records Management vereinfachen, damit es alle Mitarbeiter einfach nutzen können? Nach welchen Kriterien kann man überhaupt bemessen, dass Records Management nicht nur wirtschaftlich sondern kostensparend ist?

Frage 7: Records Management im Jahr 2040?

Der SMAC-Stack – Social|Mobile|Analytics|Cloud – krempelt heute die ITK um. Neue Entwicklungen wie Ubiquitous Computing, Micro-Sensorik, Robotik und andere durchdringen jeden Bereich des Lebens. Kann da Records Management noch überleben? Müssen wir Gesetze und Regularien so anpassen, dass es kein Records Management mehr braucht? In welchen Bereichen wird man zukünftig sich noch Gedanken über die Ordnung von Information machen (müssen)? Oder wird Ordnung-halten zu einem Grundprinzip, dass endlich von allen Betriebssystemen per se unterstützt wird? Wie wird Ordnung in Zukunft aussehen und funktionieren? Geben Sie persönlich dem Records Management eine Zukunft?

Lesen Sie Sie die Antworten auf der Seite des Roundtables "Ordnung schaffen & Ordnung halten" der Competence Site und diskutieren Sie dort oder auf unserer Webseite mit.

Die Fragen sind zugleich Teil der Panel-Diskussionsrunde auf der Records Management Konferenz am 25.11.2014, 17:15, mit ARMA, Gartner, IBM, Opentext und SER: http://bit.ly/RMK2014.

Den Competence-Site-Virtual-Roundtable zur Records Management Fachtagung 2013 "Information Governance: Beherrschung der Information ist angesagt" gibt es übrigens hier: http://bit.ly/CS_infogov