Am 13. November 2012 veröffentlichte das British Standards Institute (BSI) einen neuen Standard der Reihe "öffentlich verfügbare Spezifikationen» (Publicly Available Specifications, PAS): PAS 89:2012  "Enterprise Content Management" (Enterprise Content Management – Code of practice).

Auf der Website des BSI zur PAS 89:2012 findet man folgende Beschreibung des Standards:

Organisationen sind sich zunehmend des Wertes der Informationen, die sie besitzen bewusst und erkennen den Mehrwert dahinter, in der Lage zu sein, diese Informationen effektiv und effizient nutzen zu können. Enterprise Content Management (ECM) ist eine Kombination aus Technologie und Praxis zur erfolgreichen Verwaltung von Informationen und ist zu einem wichtigen Bestandteil der organisatorischen IT-Infrastruktur geworden.

Auf die gleiche Art und Weise, wie Enterprise Resource Planning (ERP)  die betriebliche Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation verbessert, ermöglicht ECM dem Unternehmen die Kontrolle über die Informationen zu gewinnen, die es nutzen kann um organisatorische Ziele erreichen zu können.

Mit der richtigen ECM-Infrastruktur am richtigen Ort, können Informationen an die jeweiligen Praktiken ausgerichtet werden, damit die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden können.

Der Code of Practice ermöglicht Ihnen:

• Wichtige organisatorische Ziele treffen
• Operative Effizienz erreichen
• Einen Wettbewerbsvorteil erreichen
• Compliance nachweisen und Risiken verringern
• Wiederauffindbarkeit unterstützen .

In den letzten Jahren hat sich ECM von einer Nischen-Lösung zu einer unternehmensweiten Infrastruktur entwickelt.

Um den maximalen Nutzen aus ECM heraus zu holen, müssen Unternehmen eine klare Richtlinie für die Implementierung und den Betrieb des ECM-Systems haben.

Gute Organisation von Informationen erleichtert ihre Wiederauffindbarkeit; schlechte Organisation behindert diese, was Maßnahmen zur Wiederauffindbarkeit unzuverlässig und teurer als nötig macht. ECM unterstützt ersteres und sichert Sie gegen letzteres ab.

PAS 89 umfasst die wichtigsten Aspekte von ECM-Verfahren und bietet eine einfache, aber effektive Methode, wie Sie den Wert Ihrer ECM-Umsetzung messen können, um erfolgreiche unternehmensweite Informationsbereitstellung zu gewährleiten.

Das Dokument unterstützt Benchmarking und ermöglicht konsistentes, messbares ECM mit erhöhter Rechenschaftspflicht und Transparenz über alle relevanten Informationen.

Sich an PAS 89 in seiner Gesamtheit zu halten kann Ihrem Unternehmen helfen, den potentiellen Nutzen von ECM zu erhalten, entweder als neue Einführung oder als Verbesserung eines bestehenden Systems. Natürich ist es vorzuziehen, dass sich vollständig an dieser PAS entlang orientiert wird, jedoch gibt es Fälle, in denen die Zeit ein kritischer Faktor in Bezug auf ein ECM-Projekt darstellt. Dann dient dieser Standard nicht als Verhaltenskode für die gesamte Anwendung, sondern als nützliches Nachschlagewerk bei einer Fast-Track-Umsetzung.

Der Standard ist relevant für alle, die in ECM involviert sind oder über die Einführung von ECM nachdenken, insbesondere Endnutzer-Organisationen. Hauptsächlich ist die Norm für Projektmanager, Business Stakeholder-Manager, IT-Manager, Records Manager und Information Manager, die engagiert sind, um die richtige Nutzung von Informationen unternehmensweit zu etablieren, bestimmt.

Englische Version auf der Website zur PAS 89:2012 des BSI: http://shop.bsigroup.com/en/ProductDetail/?pid=000000000030172629