OKeVA: Baustein e-Langzeitspeicherung

Am Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit (OKeVA) wurde nach einer längeren Pause weitergeschrieben. Nun liegt der Baustein e-Langzeitspeicherung vor. Das Bundesinnenministerium veröffentlichte das Modul Ende Juni 2014.

Langzeitspeicherung ist der Kunstbegriff, der den Zeitraum der Aufbewahrung in der öffentlichen Verwaltung zwischen dem Ende der Bearbeitung und vor der Abgabe an die Langzeitarchivierung umfasst.  Das Dokument beginnt auch mit einer längeren Aufzählung von Definitionen, da diese für die öffentliche Verwaltung spezifisch sind – wie eben e-Langzeitspeicherung. In der freien Wirtschaft würde man hier von revisionssicherer Archivierung sprechen.

Der Baustein (http://bit.ly/eLangzeit) beinhaltet auf 52 Seiten alle Funktionen, die für die Aufbewahrung im Bereich der öffentlich Verwaltung heute essentiell erscheinen, d.h. leider auch Vorgaben zur Verwendung der elektronischen Signatur. Die Pferdefüße stecken in den Abschnitten zum Signaturgesetz, zur BSI Richtlinie TR-ESOR und zur Beweiswerterhalt kryptografisch signierter Dokumente. Die Autoren hatten zwar versucht, den Ball hier flach zu halten und keine Dominanz für solche Verfahren zu etablieren, jedoch wurde von offizieller Seite nach erfolgreicher Lobbyarbeit dieses Thema wieder in die Endfassung hineingeschrieben. Leider findet es sich auch ausgepärgt im Baustein "Elektronische Akte" (http://bit.ly/OkeVa – hier gibt es alle vorangegangenen Dokumente von OKeVA. Die Links auf die ursprünglichen Fundstellen beim BMI bringen leider nur 404-Fehler).
Zu den referenzierten Standards gehören natürlich die ISO 14721 OAIS (dies ist eigentlich e-Langzeitarchivierung), auch erstaunlicherweise die ISO 15489 Records Management, selbst das ziemlich tote MoReq (ohne Version) wird erwähnt. XDOMEA wird als Standard für Formate zur Ablieferung refernziert. Längst verschwunden geglaubte Begriffe wie das Zwischenarchiv tauchen wieder auf. PDF/A wird sehr undifferenziert betrachtet ohne auf die unterschiedlichen Formate einzugehen.

Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Zweck und Funktion des Bausteins E-Langzeitspeicherung
1.2 Einordnung in das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit
2 Grundlegende Anforderungen an die Langzeitspeicherung
2.1 Definitionen
2.1.1 Registratur
2.1.2 Altregistratur
2.1.3 Archiv
2.1.4 Zwischenarchiv
2.1.5 Archivierung
2.1.6 Aufbewahrungsfrist
2.1.7 Langzeitspeicherung
2.1.8 Aussonderung
2.1.9 Metainformationen
2.2 Rechtliche Anforderungen
2.2.1 Bundesarchivgesetz
2.2.2 Signaturgesetz und Signaturverordnung
2.2.3 Fachgesetze
2.2.4 Verwaltungsinterne Regelungen
2.3 Standards und Normen
2.3.1 ISO-14721 – Open Archival Information System
2.3.2 Standards zur Schriftgutverwaltung – ISO-15489
2.3.3 MoReq
2.3.4 ISO-19005 – PDF/A
2.3.5 TR-03125 des BSI
2.3.6 Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML)
2.3.7 XDOMEA
2.4 Fachliche Anforderungen an die Langzeitspeicherung elektronischer Akten
2.4.1 Integrität
2.4.2 Authentizität
2.4.3 Vollständigkeit
2.4.4 Nachvollziehbarkeit
2.4.5 Verfügbarkeit
2.4.6 Vertraulichkeit
2.4.7 Löschbarkeit
2.4.8 Lesbarkeit
2.4.9 Verkehrsfähigkeit
2.5 Funktionale Anforderungen an die Langzeitspeicherung elektronischer Akten
2.5.1 Ablegen
2.5.2 Recherchieren
2.5.3 Bereitstellen
2.5.4 Rückholen
2.5.5 Erhalten
2.5.6 Aussondern
2.5.7 Löschen
3 Lebenszyklus der elektronischen Akte
3.1 Phase 1 – Bearbeitung
3.1.1 Vergabe von Metainformationen
3.1.2 Vererbung von Aufbewahrungsfrist und Aussonderungsart
3.1.3 Umgang mit Spezialformaten
3.2 Phase 2 – Langzeitspeicherung
3.2.1 Konvertierungszeitpunkt
3.2.2 Konvertierung in langzeitspeicherfähige Formate
3.2.3 Konvertierungsprozess- und Protokollierung
3.2.4 Konvertierung von Dokumentenversionen
3.2.5 Langzeitspeicherfähiges Format
3.2.6 Konvertierungsfehler
3.2.7 Löschen der Originaldatei
3.2.8 Erhaltung von Spezialformaten
3.2.9 Technologieunabhängige Speicherung von Meta- und Protokollinformationen
3.2.10 Beweiswerterhalt kryptografisch signierter Dokumente
3.3 Phase 3 – Aussonderung
3.3.1 Dokumentation des Aussonderungsverfahrens
4 Umsetzungsszenarien
4.1 Umsetzung der Langzeitspeicherung bei einem zentralen Dienstleister
4.1.1 Basisfunktionen des Digitalen Zwischenarchivs
4.1.2 Optionale Funktionen des Digitalen Zwischenarchivs
4.1.3 Aussonderung
4.2 Langzeitspeicherung bei der Behörde
4.2.1 Bestandserhaltung
4.2.2 E-Akte
4.2.3 Konvertierung
4.2.4 Aussonderung
5 Organisatorische Regelungsbedarfe
6 Verknüpfung mit anderen Bausteinen elektronischer Verwaltungsarbeit
Anlage 1: FAQ zur Langzeitspeicherung

Der Text wurde in großen Teilen von Fachleuten verfasst und ist lediglich in einigen Bereichen vom Verwaltungsrecht und deutschen Sonderlocken überfrachtet. Der Ansatz geht davon aus, dass am Ende der e-Langzeitspeicherung ein autarkes Archivsystem nach OAIS steht, das Pakete (SIP) von den abliefernden Institutionen übernimmt, aufbereitet und dann als Archivinformationsobjekt (AIP) e-langzeitarchiviert. Ausgangsformat von e-Langzeitspeicherung müsste dann ein DIP sein, dass beim Empfänger, z.B. Bundesarchiv als SIP ankommt. Die Übergänge sind allerdings im realen Leben viel schwieirger als konzeptionell dargestellt, da bereits zu einem frühen Zeitpunkt mit der Langzeitspeicherung und/oder Archivierung begonnen wird. Archive erhalten so entgegen ihrem Auftrag auch Material, das eigentlich von den Behörden während der Aufbewahrungsfristen (bis zu 100 Jahren) selbst aufbewahrt werden muss bevor es an die Archive entsprechend Bundes- und Landesarchivgesetzen übergeben wird. Längst sind Aufbewahrungslösungen in Fachanwendungen, in die Kommunikation, in Portale etc. bei den Behörden angebunden oder integriert. Das Wasserfall-Modell des Weges von Informationen und elektronischen Akten funktioniert längst nicht mehr. Dies erklärt auch das Revival des "Zwischenarchivs".

Positiv ist, in unseren Seminarunterlagen "S113 Elektronische Archivierung" (Teil 1, Teil 2 ), müssen nur wenige Folien zu diesem Konzept ergänzt werden – alles andere ist schon drin. Einzig wirklich bedenklich erscheint die fortgesetzte Lobby-Arbeit der De-Mailer, Kryptografen, Signierer und Nachsignierer. Hier werden tote Pferde geritten zum Nachteil der Effizienz und Modernisierung der Verwaltung. Dazu anderen Ortes.