GoBD veröffentlicht
18. November 2014 20:12 Uhr | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Permalink
Die GoBD "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GZ IV A 4 – S 0316/13/10003; DOK 2014/0353090) wurden mit BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht: www.PROJECT-CONSULT.de/files/GoBD_20141114.pdf.
Die GoBD lösen die GDPdU und die GoBS ab. Die Gültigkeit ist bereits ab 1.1.2015.
Details zu den Änderungen und Auswirkungen gibt es natürlich auf unserem EIM Update im Januar/Februar 2014: http://www.project-consult.de/ecm/termine/update_eim_2015_aktuelles_und_trends_im_enterprise_information_management
GoBD Leitfaden der AWV
Seit 3 Jahren sind die GoBD Grundsätze zur ordnungs-mäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterla-gen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff in Kraft. Dennoch herrscht vielfach Unsicherheit, wie die AWV Arbeitsgemeinschaft wirtschaftliche Verwaltung e.V. in der Einleitung ihrer neuen Publikation „GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen“ feststellen. Erstellt wurde der Leitfaden vom AWV-Arbeitskreis 3.4 „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologiens“. Die Version 1.0 vom 28.3.2018 hat über 180 Seiten.
Die elektronische Version des Leitfadens kann hier nach Angabe der Adressdaten kostenfrei heruntergeladen werden: http://bit.ly/AWV-GoBD.
Das Inhaltsverzeichnis hat es bereits in sich. Jedes der einzelnen Kapitel enthält Unterabschnitte mit Überblick, Hinweisen, Praxisfragen, Umsetzungsempfehlungen, Kritische Würdigung, wesentlichen GoBD-Passagen und weiteren Quellen.
Inhaltsverzeichnis
1. EINLEITUNG UND RECHTLICHE GRUNDLAGEN ………………………………………… 1
1.1. Einleitung………………………………………………………………………………………………. 1
1.2. Geltungsbereich und Rechtsnatur der GoBD ………………………………………….. 2
1.2.1. Sachlicher und persönlicher Geltungsbereich……………………………………………… 2
1.2.2. Zeitlicher Geltungsbereich ………………………………………………………………………….. 2
1.3. Verbindlichkeit der GoBD für den Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichtigen ………… 3
1.4. GoB als Grundlagen der GoBD ……………………………………………………………….. 4
1.4.1. Handelsrechtliche GoB ……………………………………………………………………………….. 5
1.4.2. Steuerrechtliche GoB ………………………………………………………………………………….. 9
1.4.3. Nicht kodifizierte GoB ……………………………………………………………………………….. 12
1.4.4. Rechtsprechung zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ……………………….. 12
1.4.5. Sonstige relevante Gesetze ……………………………………………………………………….. 14
1.5. Rechtsfolgen bei Verletzung der GoBD …………………………………………………. 17
1.5.1. Rechtsfolgen bei Verletzung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen ………. 17
1.5.2. Rechtsfolgen bei Verletzung des Zugriffsrechts der Finanzverwaltung ……… 22
2. ANWENDUNGSBEREICH UND VERANTWORTLICHKEITEN ……………………… 24
2.1. Wer ist betroffen? ……………………………………………………………………………….. 24
2.2. Wer trägt welche Verantwortung?……………………………………………………….. 27
2.3. Welche Teile des DV-Systems sind betroffen? ………………………………………. 31
3. ANFORDERUNGEN AN (GRUND-)AUFZEICHNUNGEN, BUCHFÜHRUNG UND VERARBEITUNG….. 37
3.1. Allgemeine Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze ………………………………………… 37
3.2. Belegfunktion ………………………………………………………………………………………. 52
3.3. Buchung/Unveränderbarkeit ……………………………………………………………….. 61
3.4. Journalfunktion/Zeitliche Ordnung ………………………………………………………. 69
3.5. Kontenfunktion/Sachliche Ordnung …………………………………………………….. 73
4. ANFORDERUNGEN AN DIE AUFBEWAHRUNG ……………………………………….. 77
4.1. Was ist aufzubewahren? ……………………………………………………………………… 77
4.2. Wie ist aufzubewahren? ………………………………………………………………………. 87
4.2.1. Kriterium „elektronische Daten und Dokumente“ …………………………………….. 87
4.2.2. Kriterium „Vollständigkeit“ ……………………………………………………………………….. 91
4.2.3. Kriterium Richtigkeit …………………………………………………………………………………. 95
4.2.4. Kriterium Zeitgerecht/Belegsicherung ………………………………………………………. 97
4.2.5. Kriterium Ordnung ………………………………………………………………………………….. 104
4.2.6. Kriterium Unveränderbarkeit ………………………………………………………………….. 110
4.3. Konvertierung, Erhalt der maschinellen Auswertbarkeit …………………….. 116
4.4. Wo ist aufzubewahren? ……………………………………………………………………… 121
4.5. Wie lange ist aufzubewahren? ……………………………………………………………. 126
5. VERFAHREN UND VERFAHRENSDOKUMENTATION ……………………… 130
Dieser Abschnitt ist noch als „Baustelle“ gekennzeichnet und leer. Diese Lücke füllt unser Seminar „Verfahrensdokumentation nach GoBD„.
6. DATENZUGRIFF UND MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT SOWIE MIGRATION UND SYSTEMWECHSEL …. 131
6.1. Datenzugriff ………………………………………………………………………………………. 131
6.2. Maschinelle Auswertbarkeit ………………………………………………………………. 141
6.3. Migration und Systemwechsel ……………………………………………………………. 149
7. SCANNEN …………………………………………………………………………………………… 155
8. BESONDERHEITEN BEIM OUTSOURCING …………………………………………….. 164
9. ELEKTRONISCHE RECHNUNG ………………………………………………………………. 171
10. GLOSSAR ……………………………………………………………………………………………. 180