Endgültige Scheidung: GDPdU, elektronische Rechnung & elektronische Signatur

Elektronische Rechnungen sind seit letztem Jahr ohne qualifizierte elektronische Signatur vorsteuerabzugsberechtigt. Nun hat das Bundesministerium der Finanzen am 14. September 2012 die GDPdU „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ angepasst und die die Prüfpflicht für elektronische Signaturen beim elektronischen Rechnungsempfang für obsolet erklärt. Dennoch ist ein sicherer Prüfpfad für die Prüfung von elektronischen Rechnungen notwendig.

Mit BMF-Schreiben vom 14. September 2012 – IV A 4 – S 0316/12/10001 – ( 2012/0831628) – wurde die Tz. II.1 der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) aufgehoben. In 2011 sind die umsatzsteuerlichen Regelungen für elektronische Rechnungen durch das Steuervereinfachungsgesetz vereinfacht worden. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur ist nur noch eine mögliche Alternative. Offen war das Vorgehen, wenn qualifizierte Signaturen verwendet werden, deren Gültigkeit bisher zu prüfen und nachzuweisen war. Stattdessen soll für alle Formen der Prüfungen zur Sicherstellung von Authentizität und Integrität ein innerbetrieblichen Kontrollverfahrens mit Prüfpfad eingesetzt werden. In diesem Verfahren istn nunmehr eine weitere Prüfung von Signaturen nicht mehr zwingend vorgeschrieben. Bisher galt entsprechend den GDPdU, dass die qualifizierte Signatur bzw. die Signaturberechtigung geprüft, das Ergebnis dokumentiert wird und der Signaturprüfschlüssel sowie das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufbewahrt werden. Dazu mussten der Eingang von elektronischen Rechnungen, deren Verarbeitung (z.B. Konvertierung, Renditionierung, Single-Instancing, Weiterleitung etc.) und Archivierung protokolliert werden. Dieser Aufwand hat letztlich den breiten Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur – nicht nur bei der elektronischen Rechnung – verhindert. Die Anbieter von De-Mail und des E-Postbriefs wittern jetzt hier ihre Chance dennoch eine "sicherere" Versendung von Rechnungen anzupreisen.