BITKOM Digital Office Index 2020
15. Oktober 2020 18:52 Uhr | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Permalink
Der BITKOM hat im Oktober wieder die Ergebnisse der Marktbefragung zu „Das digitale Büro: Der Digital Office Index 2020“ veröffentlicht: Kurzfassung https://bit.ly/34ZwSjZ. Die Studie kann kosten- und registrierungsfrei als PDF heruntergeladen werden. In Gestalt eines Foliensatzes werden in der Kurzfassung auf 13 Inhaltsfolien grafisch ansprechend aufbereitet die wesentlichen Resultate dargestellt. Schwerpunkte sind die drei Themenbereiche Strategie, Organisation und Prozesse, die das Digitale Office definieren. Zur Langfassung der Studie siehe unten und hier: https://bit.ly/3j15Y0e. Hier sind in rund 90 Inhaltsfolien mehr Details veröffentlicht. An der Studie hatten über 1100 Unternehmen unterschiedlicher Größe teilgenommen.
Kurzfassung der Ergebnisse
Die Kurzfassung der Studienergebnisse präsentiert folgende wesentliche Ergebnisse:
- Drei Viertel der Unternehmen verfolgen eine Digitalstrategie
je größer das Unternehmen desto häufiger das Vorhandensein einer Digitalstrategie: über 500 Mitarbeiter 96%, unter 100 Mitarbeiter 71%. Dies ist ein sehr positiver Anstieg im Vergleich zu den Vorjahren. - Jedes dritte Unternehmen investiert dieses Jahr mehr
Dies ist nicht ganz eindeutig, denn ein Viertel der Unternehmen spart und ein Drittel erhöht die Investitionen nicht. - Deutlich gestiegene Investitionen in Hard- und Software
Klar zeichnen sich die Auswirkungen der Corona-Krise ab: 55% haben in neue Hardware und 39% in weitere Software investiert. 18% sind der Meinung, dass Corona die Digitalisierung beschleunigt.
- Jeder zweite Festangestellte verfügt über ein mobiles Arbeitsgerät
Es werden von über der Hälfte der Befragten sowohl unternehmenseigene wie auch (kritischer) private mobile Geräte genutzt, allen voran Unternehmen die nichts physisches außer Daten produzieren wie Banken, Versicherungen, Öffentliche Verwaltung und ITK-Dienstleister. - Digitale Kommunikation nimmt 2020 deutlich zu
Traditionelle Kommunikationsmedien wie Brief, Telefon und Fax gehen zugunsten E-Mail, Collaboration und anderer digitaler Kommunikation zurück. Auch dies sicherlich ein durch Corona verstärkter Effekt.
- Unternehmen läuten das Ende der Zettelwirtschaft ein
Für das Thema Informationsmanagement mit seinen Fazetten Collaboration, Dokumentenmanagement, Workflow etc. ist besonders die Steigerung im Bereich der Digitalisierung interessant: 86% wollen Papierpost durch digitale Kommunikation ersetzen – 2016 waren es 39%; bei den Großunternehmen schaffen dies bereits ca. 63% im Gegensatz zu nur rund 25% in 2016. und es wird auch deutlich weniger gedruckt.
- Jedes dritte Unternehmen nutzt E-Rechnungen
Ein wichtiges Thema mit hohem Effizienzsteigerungspotential. Getrieben durch die Öffentliche Verwaltung – ab 27. November 2020 müssen Unternehmen, die im Auftrag des Bundes tätig sind, Rechnungen im X-Rechnung-Format einreichen – breitet sich die E-Rechnung immer weiter aus. Angeblich ist die Öffentliche Verwaltung schon bei 82% … was allenfalls den Empfang von E-Rechnungen angeht. - Elektronischer Rechnungsaustausch löst Papier ab
Etwas anders, aber auch sehr positiv, sieht das Bild bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen aus: der elektronische Anteil von in Portalen bereitgestellten oder per E-Mail versendeten E-Rechnungen wächst stetig, aber nicht sprunghaft. Formate wie X-Rechnung, ZUGFeRD, PDF, EDI und andere stehen im Wettbewerb, was aber nicht aus dem Ergebnis des BITKOM herauszulesen ist. - Je größer die Unternehmen, desto digitaler die Büros
Interessant für die Information-Management-Branche ist, dass das Thema ECM überall gesetzt ist: angeblich haben bereits 82% (Großunternehmen) bis 66% (kleinere Unternehmen) ECM im Einsatz. Ist das Thema durch? Eher nicht. Wir sehen vielfach immer noch einen Flickenteppich und die Anzahl der Projekte zu ECM-Themen steigt. Es ist nicht so, dass ECM-Anbieter nichts mehr verkaufen könnten. CRM schneidet ähnlich gut ab und bei ERP haben wir bei Großunternehmen praktisch Flächendeckung.
- Das Digital Office sorgt für mehr Kundenzufriedenheit
Das ist richtig und steigt auch ein stetiges Wachstum. Der einzige Minus-Wert ist sicher auf das Thema Datenschutz nach DSGVO und generelle IT-Sicherheit zurückzuführen.
- Der Digital Office Index 2020
Die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen in deutschen Unternehmen auf einer Skala von 0 bis 100
Hier trübt sich das Bild etwas ein: 55% sind im Durchschnitt voll digitalisiert; 67% bei Großunternehmen – die mit Verwaltung vorrangig beschäftigt sind. Auf dem Weg der Digitalisierung muss noch viel getan werden. Wir halten das Bild für zu optimistisch.
- Jedes fünfte Unternehmen ist Vorreiter bei der Digitalisierung
Oder zumindest jedes 5te Unternehmen hält sich für einen Vorreiter. Es gibt noch keinen allgemeingültigen Maßstab für den Digitalisierungsgrad und die BITKOM-Folien helfen hier auch nicht so richtig weiter.
Langfassung der Ergebnisse
Die Langfassung der Ergebnisse der Studie findet sich hier: https://bit.ly/3j15Y0e.
Im Vorwort von Peter Collenbusch heißt es:
„Im Digital Office laufen Büro- und Verwaltungsprozesse mittels Technologien automatisiert, ortsunabhängig und frei von Medienbrüchen. Doch wie sieht der Status quo des digitalen Büros in deutschen Organisationen aus? Und was hat sich im Vergleich zu 2016 und 2018 getan?
Die besondere Relevanz des Digital Office wird vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie besonders deutlich.
Das Digital Office ist in den vergangenen Monaten ein Inbegriff für Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit in Organisationen geworden. Der Erhebungszeitraum im Mai und Juni 2020 offenbart darüber hinaus einen besonderen Einblick in das Reaktionsverhalten von Organisationen in dieser speziellen Zeit.
In dieser dritten Erhebungswelle des Bitkom Digital Office Index wurden mehr als 1.100 Unternehmen aller Branchen mit mehr als 20 Mitarbeitern befragt.
Die Befragung ist damit repräsentativ für die Gesamtwirtschaft.
Darüber hinaus liefert die Studie durch ein Spotlight erstmals Erkenntnisse über das Digital Office in der öffentlichen Verwaltung.
Die Ergebnisse offenbaren, dass mit der Corona-Pandemie ein digitaler Ruck durch die deutsche Wirtschaft gegangen ist. Nun gilt es darauf aufzubauen und die Resilienz von Organisation mittels digitaler Lösungen nachhaltig zu stärken.„
Der Inhalt hat folgende Gliederung:
Inhalt
1 Kernergebnisse
2 Digital Office Index 2020 und Nutzertypen
3 Digitalisierungsvoraussetzungen
4 Digitalisierungsfortschritt
4.1 Digitale Technologien und Dienste
4.2 Digital Office Lösungen
4.2.1 Rechnungserstellung, -übermittlung, -empfang
4.2.2 Archivierung
4.3 Digitale Geschäftsprozesse in Unternehmensbereichen
5 Digitalisierungsperspektive
6 Untersuchungsdesign
In den knapp 100 Folien werden die Randparameter und das Design der Erhebung, Digitalisierungsvoraussetzungen und auch spezielle Themen wie die Archivierung beleuchtet.
Die Kernergebnisse werden in 4 Folien zusammengefasst:
Die Details zu den Aussagen finden sich in der Studie aufgeschlüsselt.
Wenden wir uns noch einmal den Aussagen rund um ECM, Collaboration und Archivierung zu:
- Business Kollaboration kommt immer häufiger zum Einsatz
Das Wachstum bei Business Collaboration ist sicher durch Corona forciert worden. Aber auch der Einsatz von Enterprise Content Management generell ist weit fortgeschritten.
- Großunternehmen nutzen häufiger ECM-Lösungen
Ganz klar, bei der Komplexität und den Kosten …
- ECM-Lösungen sind für die Verwaltung von großer Relevanz
Ganz klar und zu erwarten .. .wo nur Daten und Papier produziert wird, ist ECM Enterprise Content Management ein Treiber der Digitalisierung und natürlich bei solchen Unternehmen weit verbreitet. Schließlich dient Enterprise Content Management auch der Verwaltung von Information und kommt daher in den Verwaltungen vor. je größer das Unternehmen, je mehr ECM.
Und es gibt auch noch einen Abschnitt, der sich konkret mit dem Thema Archivierung beschäftigt – bzw. mit dem Thema Digitalisierung im engeren Sinn und Aufbewahrung.
- Jedes zehnte Großunternehmen arbeitet papierlos
Da ist sie wieder, die Vision vom papierlosen Büro. Und viele Unternehmen wollen schon bei fast 100% sein … Wenn man sich aber die Prozesse dazu in den Unternehmen ansieht … kein Kommentar.
- Die öffentliche Verwaltung fährt zweigleisig
Nein, die öffentliche Verwaltung rafft es nicht, hinkt hinterher, gefangen im Dschungel von Formvorschriften und Sonderlocken. Da es hier auch zu wenig ausgebildete Ressourcen zum Thema gibt, kommt man auch nicht so recht voran. Es leben die Medienbrüche, sie leben hoch.
- Zwei Drittel der Großunternehmen haben Papierakten digitalisiert
Zwei Drittel macht sich gut. Aber ist das vollständig? Nicht umsonst gibt es noch viele Altakten-Erfassungsprojekte.
- Die öffentliche Verwaltung geht bei digitalen Akten voran
Wenn man die Zahlen im Vergleich sieht, das rund 50% der Prozesse weiterhin in Papier abgewickelt werden, kann man diese Einschätzung schwer teilen. Planung wird hier häufig schon als realisiert verkauft.
Zum Schluß noch eine interessante Aussage zu den Unsicherheiten bei den Unternehmen:
- Zunehmende Unsicherheit bei rechtlichen Bestimmungen
Neben Investitionen, Ressourcen und Ängsten rund um Datenschutz und Datensicherheit spielen die rechtlichen Anforderungen an die Kommunikation, die Prozesse und die Aufbewahrung eine wichtige Rolle. Hier ist weiterhin Handlungsbedarf, mehr Klarheit und Abbau altbackener Vorschriften sind erforderlich.
Quellen
Die Langfassung der Studie: https://bit.ly/3j15Y0e
Die Kurzfassung der Studie: https://bit.ly/34ZwSjZ
ECM als Betriebssystem und das Ende von On Premise?
Die Umfrage, die nach einer Diskussion dann doch auch unter dem Aspekt der Corona Situation durchgeführt wurde, offenbart noch einige weitere interessante Details, die ich sehr spannend finde:
Und noch viele außergewöhnliche Zahlen, insbesondere im Einflussbereich der Corona Pandemie.
... ECM als Betriebssystem und das Ende von On Premise?
Hallo Jens,
danke zu Deinem Kommentar, zu dem ich noch ein paar Anmerkungen habe …
(1) „… das Ende von On Premise als Standardnutzform ist erreicht“
Ich meine, das Ende von On-Premise als Standardnutzform bei ECM zu erklären, ist doch noch etwas verfrüht. Es gibt immer noch zahlreiche Bereiche, wo auch in Zukunft On-Premise eine Rolle spielen wird. Dies gilt besonders für schützenswerte Information, die wesentliche Assets eines Unternehmens darstellen. Angesichts der Leaks in Cloud-Lösungen wird nicht alles der Cloud anvertraut werden. zumindest nicht der Public Cloud. Sicherheit und Schutz von wichtiger Information wird bei so genannten Vital Records On-Premise nicht überflüssig machen. Hier ist weiterhin eher an hybride Lösungen zu denken.
Nimmt man Cloud jedoch als Architektur-Prinzip, so wird sich dieses auch auf On-Premise-Plattformen durchsetzen, auch bei Inhouse-Lösungen. Es macht letztlich dann keinen Unterschied ob eine eine eigene interne Cloud-Lösung On-Premise oder in einer einer abgesicherten Private-Cloud betreibt. Auf diese Veränderung der Architekturen muss Enterprise Content Management reagieren um sowohl On-Premise, als hybrid und in der Cloud gleichermaßen nutzbar zu sein.
Die Idee, Enterprise Content Management als Service außerhalb der eigenen IT zu nutzen, gibt es übrigens auch schon länger als das Aufkommen des Begriffes Cloud.
(2a) „ECM ist als “Begriff” durchaus immer noch von hoher Relevanz.“
Nun gut, die Diskussion, wie man diese Kategorie von Produkten und Lösungen nun nennen mag, reißt nicht ab. Deutschland war mit der Adaption des Begriffes ECM Enterprise Content Management spät dran. Auch heute noch wird vielfach der Begriff Dokumentenmanagement von den Anbietern bevorzugt. Aber Begriff sind Schall-und-Rauch. Es kommt darauf an, was von den Anwendern benötigt wird. Ursprünglich, 1999, war die Idee des Akronyms „ECM“ das Thema genauso wichtig und allgemein verbreitet zu machen, wie die damaligen Schlüsselakronyme ERP, CRM und WCM. ECM für Enterprise Content Management nahm nicht umsonst die Buchstaben aus diesen Akronymen auf. In Deutschland kam ECM als Branchenbegriff erst fünf Jahr später auf.
Heute hat sich ECM Enterprise Content Management in Punkto Funktionalität weit von der ursprünglichen Definition weg bewegt. Die Prinzipien, Strategien und Methoden sind immer noch die gleichen. Die Funktionalität jedoch, viele Komponenten und Module, haben in zahlreiche Produkte, die nicht ECM-Systeme sind, Eingang gefunden. Mobile, Cloud und andere technologische Entwicklungen haben die Plattform für ECM verändert. In ECM wurde Funktionalität aus anderen Disziplinen ergänzt. Dieser Prozess läuft bereits seit mehr als 10 Jahren (zu diesen Veränderungen gibt es auch zahlreiche Vorträge von mir, z.B. hier).
Wenn Anwender sich etwas unter ECM Enterprise Content Management konkret vorstellen können, wenn mit dem Akronym ECM ein definierter Funktionsumfang beschrieben werden kann, wenn ein gleiches Verständnis der Begriffes im Markt vorhanden ist, wenn sich die Anbieter ähnlicher Produkte mit dieser definierten Funktionalität unter diesem Banner zusammenfinden können – dann ist es auch weiterhin sinnvoll, dieses Akronym zu benutzen. Jedoch – der Markt, die Branche ist zersplittert. Jeder versteht etwas anderes unter ECM und so ist das Akronym heute nur noch wenig tauglich, Interessenten Orientierung zu bieten.
(2b) „… gehört ECM jetzt schon zum etablierten organisatorische Betriebssystem eines Unternehmens.“
Wenn man auf „organisatorisch“ abhebt, dann liegt man richtig. Jedes Unternehmen, jede Organisation benötigt ein effizientes Informationsmanagement. Als „Betriebssystem“ oder auf der Ebene des Betriebssystem ist allerdings eine Wunschvorstellung. Dokumentenmanagement als Bestandteil des Betriebssystems habe ich selbst einmal postuliert – 1995 in einer Keynote auf dem IMC Congress in Cannes „Decisions and Timing, a Practical Guide“ (Special characteristics of document management systems will be integrated in operating systems: Imaging, Scanning, Distributing, Retrieval, Archiving) die Vision, dass Dokumentenmanagement Bestandteil des Betriebssystems, als überall für jeden verfügbare Infrastruktur, wird, bzw. werden muss. Auch wenn sich IBM mit O2 in diese Richtung bewegte, ist aus dieser Vorausschau oder Anforderung damals nichts geworden.
Heute ist sicher Microsoft mit seinen Ansätzen Dokumentenmanagement in klassischen Sinn und ECM Enterprise Content Management – in weiten Bereichen – als Standardfunktionalität weit fortgeschritten. Dies haben wir ja schon ansatzweise beim Thema „Records Management & Office 365“ diskutiert. Früher hatte bereits Microsoft starken Einfluss auf die Perzeption von Enterprise Content Management genommen, neigt aber jetzt dazu seine Lösungen eher als Content Services zu platzieren.
Der „Dokumentenmanagement-Branche“ kommen die Argumente und auch zunehmend die USPs (Unique Selling Points) für eigenständige Produkte abhanden wenn man denn nicht auf Anwendungslösungen fokussiert und die Idee von ECM als Plattform aufgibt.
Ulrich Kampffmeyer