BARC-Studie „ECM als SaaS“

Enterprise Content Management war bei PROJECT CONSULT immer ein wichtiges Thema. beginnend in den frühen Zeiten, als man noch nicht von Cloud sondern von Dokumentenmanagement als Application Service Providing (ASP) über das Internet sprach. Auch bei ECM Enterprise Content Management war schon früh, z.B. 2014, der Trend in die Cloud zu beobachten. Aktuelle Studien von Gartner und Forrester sehen auch schon länger die Verlagerung als SaaS-, PaaS- und IaaS-Lösungen in die Wolke. Hintergrund war, dass sich auch zahlreiche andere wichtige Lösungen aus dem Umfeld von ERP, CRM, PLM etc. in die Cloud verlagert haben. So galt es einerseits für solche Lösungen ECM und Archivierung bereitzustellen aber auch Information-Management-Angebote direkt in der Cloud zu offerieren. SaaS-Lösungen sind dabei vorkonfigurierte Standard-Angebote, die einfach und mit unterschiedlichen Lizenzmodellen genutzt werden können. Der Umfang und die Adaptierbarkeit solcher Lösungen ist aber im Vergleich zu einer „eigenen“ oder „private“-Lösung als IaaS oder PaaS eingeschränkt. Man zielt auf den Mittelstand und irgendwann auf den Massenmarkt.

Die Studie von BARC beleuchtet nun konkret, wo ECM als SaaS steht. Sie stellt lakonisch fest, dass noch nicht alle traditionellen ECM-Anbieter über Cloud-SaaS-Angebote verfügen. Es werden zum Teil nur dedizierte Anwendungsfälle wie elektronische Rechnung, Speichern von steuerrelevanten Daten nach GoBD und andere angesprochen. Der komplette Leistungsumfang eines modernen ECM lässt sich jedoch nicht einfach als schlüsselfertige ECM-Lösung bereitstellen. Auch eine SaaS-Lösung muss geplant, sauber eingeführt und dauerhaft unterstützt werden. Auch BARC stellt die bekannten, immer noch vorhandenen Hürden heraus: Perfomance, Datenschutz und Datensicherheit und Schnittstellen zu den Anwendungen und Prozessen, die die Informationen ins ECM liefern sollen. positiv in der BARC Studie ist, dass zwischen generellem ECM in der Cloud und den speziellen Anforderungen von ECM als SaaS unterschieden wird.

BARC erläutert auch die unterschiedlichen Preis- und Lizensierungsmodelle wie User-, Concurrent User, Mengengerüst, Transaktionen, Speicherplatz oder Nutzung funktionaler Module oder Services – die es letztlich immer sehr schwierig machen, Cloud mit On-Premise wie auch Cloud zu Cloud bei Angeboten zu vergleichen.

Das Thema Preisfindung, Kundenbindung und Abhängigkeit ist so Gegenstand einer längeren Betrachtung in der BARC-Untersuchung. zu den reinen laufenden Kosten der Cloud-Lösung kommen natürlich noch die internen Aufwände und die Migration von Informationen in das System. BARC macht hierfür drei verschiedene Projekttypen auf und vergleicht die Aufwände. BARC ist selbst überrascht von der hohen Bandbreite der Kosten, die es schwierig machen, Projekte zu kalkulieren (womit wir wieder beim Thema der schlechten Vergleichbarkeit von Angeboten sind).

Als Grundlagen für die Bereitstellung von ECM als SaaS sieht BARC den flexiblen Zuschnitt der Funktionalität, einfache Skalierung und leistungsüberwachung, Mandantenfähigkeit und regelmäßige automatisierte Updates. Wer natürlich so etwas sehr komfortabel im Collaboration-Umfeld (inkl. auch Records Management und nach Meinung von Microsoft auch Enterprise COntent Management per se) anbietet, ist Microsoft mit Office365/Sharepoint. Hier kann sich mancher der ECM-Anbieter noch eine Scheibe Professionalität abschneiden. Dies gilt auch für die Bereitstellung von SaaS-ECM über ein Rechenzentrum – eines allein ist hier nie genug (und die Microsoft-, Google- oder Amazon-Plattform zu nutzen ist auch nicht so eine richtige eigenständige Lösungsvariante).

Das letzte Kapitel zum Handlungsbedarf kommt etwas schwach daher. Natürlich muss bei der Technologie etwas (viel, viel) mehr getan werden als eine bisherige Client-Server-Lösung in die Cloud zu packen (das hatten wir schon 2001 so geschrieben). Dass man weitere Dienste für Management, Administration, Sicherung und Abrechnung braucht ist klar. Schwierig wird es dann bei unterschiedlichen Mandanten-Konstrukten, Integration in hybride Umgebungen und Performance-Management. Aber auch beim Thema Partner ist es für die Anbieter schwierig, denn man korrumpiert deren On-Premise.-basierenden Geschäftsmodelle. Wenn man dann nicht intelligente Lösungen um z.B. fertige Workflow-, Akten-, Auswahllisten-, Klassifikations-Schema oder Konfigurationsmodelle in die SaaS automatisiert und einfach pflegbar in das SaaS einladbar macht, dann ist es schwierig Integrations- und Systemhauspartner zu halten. Ganz abgesehen davon, dass ein guter Ausbildungsstand bei Partnern und besonders Anwendern herrscht, um solche SaaS-Lösungen überhaupt effizient nutzen zu können. beim Thema SaaS und Apps sind die Anwender sehr verwöhnt und glauben, dass alles wie von selbst ginge.

So richtig hilft die Studie von BARC an den kritischen Punkten nicht weiter. Man hätte sich auch eine bewertete Marktübersicht gewünscht, wer denn was für Funktionalität in der Cloud als SaaS anbietet. So bleibt nur die Vermutung, dass die sponsernden Anbieter CEYONIQ (für den Vorgänger war unser Konzept 2001 mal gedacht), d.velop, Fabasoft, Hyland und Nuxeo. Viele andere, die zum Teil schon weiter mit ECM Enterprise COntent Management aus der SaaS-Cloud sind, fehlen in dieser Liste.