Aufbewahrungsfristen in Europa
15. August 2013 17:45 Uhr | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Permalink
Iron Mountain hat zusammen mit renommierten Anwaltskanzleien zwei Führer zum Thema Dokumentenaufbewahrung und Aufbewahrungsfristen in Europa und in Deutschland herausgegeben.
Der "European Document Retention Guide 2013" wurde zusammen mit den Rechtsanwälten von De Brauw|Blackstone|Westbroek erstellt. Er beinhaltet in englischer Sprache die Vorschriften zur Dokumentenaufbewahrung und die Aufbewahrungsfristen in Belgien, Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Irland, Italien, Niederlande, Österreich, Polen, Rumänien, Spanien, Schweden, Ungarn und dem Vereinigten Königreich (England). Der Guide ist relativ aktuell.
Der "Document Retention Guide Germany 2013" wurde zusammen mit der Rechtsanwaltskanzlei HengelerMueller erstellt. Er ist ebenfalls Englisch-sprachig und stellt nur einen Auszug aus dem European Guide dar. Dafür behandelt er aber die besonderen Bedingungen in den verschiedenen Branchen und Rechtsräumen, denn in Deutschland ist das Thema Aufbewahrung komplexer als anderswo und außerdem durch aktuelle Gesetzesinitiativen (http://bit.ly/Aufbewahrungsfristen) und Verordnungen (http://bit.ly/GoBD-2) im Umbruch.
Die Guides können nach Registierung hier kostenfrei heruntergeladen werden: http://bit.ly/Retention-Europe oder direkt über http://bit.ly/14UOfhZ (Europa) und http://bit.ly/17IbXAq (Deutschland).
Bitte um Information
Die Übersicht interessiert mich im Hinblich auf die EU-DGSVO
Aufbewahrungsfristen & DSGVO
Die oben verlinkten Übersichten von Iron Mountain aus dem Jahr 2013 berücksichtigen noch nicht die DSGVO/GDPR. Sie sind zum Thema Datenschutz nicht mehr aktuell.
Von der AWV gibt es eine Publikation zur Umsetzung der DSGVO auch in Bezug auf die Aufbewahrung (Download PDF ist kostenfrei): http://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/rechtsaspekte-der-it/dsgvo-bdsg-neu-printausgabe.html
Aktuelle Aufbewahrungsfristen nach HGB unter Berücksichtigung des Bürokratieentlastungsgesetzes II: https://www.essen.ihk24.de/blob/eihk24/recht_und_steuern/downloads/2785574/21e7220a092168c33372942faec381e0/Aufbewahrungsfristen-01-01_2017-data.pdf
Die aktuellen Aufbewahrungsfristen hat auch Reisswolff in einer Übersicht zusammengestellt: https://www.reisswolf.com/fileadmin/reisswolf-com/Service/Downloads/Dokumente/Datenblatt_Aufbewahrungsfristen_2018.pdf
Mit der Diskrepanz zwischen Aufbewahrungspflichten nach HGB und Löschpflichten nach DSGVO beschäftigt sich dieser Artikel: http://www.datenschutzticker.de/2016/01/pflicht-zur-archivierung-von-emails-vs-pflicht-zum-loeschen-von-bewerberdaten/
Das Juraforum hat ebenfalls die gesetzliche Aufbewahrungsfristen zusammengestellt, die auch die DSGVO berücksichtigen: https://www.juraforum.de/ratgeber/arbeitsrecht/gesetzliche-aufbewahrungsfristen-mit-rechtsgrundlagen-von-a-bis-z-tabelle
Eine europaweite Übersicht, die auch die Anforderungen der DSGVO berücksichtigt, ist uns aktuell nicht bekannt. Auf jeden Fall ist neben den herkömmlichen Anforderungen der aktuelle Diskussionsstand zu E-Mail-Aufbewahrung z.B. bei Anmeldungen zu Veranstaltungen, Werbe-E-Mails, Fotografien etc. zu beobachten. Hier existieren zur Zeit eine Reihe von Grauzonen, was wie genutzt, veröffentlicht, ausgewertet und gespeichert werden darf.