AIIM Studie „Information Management 2016“

30. März 2016 14:45 Uhr  |  Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  Permalink

AIIM international hat ihre jährliche Studie zum "State of the Industry" veröffentlicht: Information Management 2016. Die Zusammenfassung der AIIM Industry Watch Studie kann frei heruntergeladen werden.

Die Zusammenfassung (Executive Summary) gibt einen Überblick zu den wichtigsten Ergebnissen und das Inhaltsverzeichnis der 40seitigen Industry Watch Studie "Information Management – State of the Industry 2016". Die vollständige Studie mit zahlreichen Statistiken und Abbildungen kann von AIIM Professional Mitgliedern kostenfrei heruntergeladen werden. Interessant ist der neue Fokus, der sich nicht mehr nur auf ECM Enterprise Content Management ausrichtet, sondern "Information Management" im Titel und als neue Botschaft der AIIM darstellt. ECM ist nur noch eine Basiskomponente des weitergefassten Information-Management-Konzeptes. Oder soll doch "Information Governance" die neue Botschaft werden?  

Inhalt der Studie

  • About the Research 
  • Introduction
  • Drivers and Adoption
  • ECM Systems
  • Workflow and Business Processes 
  • ECM Within the Enterprise
  • Cloud and Analytics
  • Opinions and Spend
  • Conclusion and Recommendations
  • References
  • Appendix 1 – Survey Demographics
  • Appendix 2 – General Comments


Key Findings

Information Management Drivers and Adoption

  • The number of large organizations citing compliance and risk as the largest driver for IM has risen sharply in the past year from 38% to 59%. 44% of mid-sized organizations also cite this as the biggest driver whereas smaller organizations consider cost savings and productivity improvements to be more significant drivers.
  • 17% of responding organizations have completed an enterprise-wide ECM capability, including 4% on a global scale. 23% are rolling out company-wide, and a further 15% are integrating across departments. 6% are looking to replace existing system(s) with a new one.
  • Only 18% align their IM/ECM system strategies with agreed IG policies. 15% have IG policies but they do not drive decisions. 29% have no IG policies.
  • 39% describe their email management as “chaotic”, including the largest organizations. 55% agree that email is their big untagged, ungoverned, high-risk content type. Only 10% selectively archive emails to ECM, RM or SharePoint.
  • 22% consider their ECM project to be somewhat stalled, and 21% have user adoption issues. 52% admit that they are still dependent on their network file-shares.
  • 38% are actively focused on extending their ECM functionality and 25% are rolling out to a wider user-base. 30% are improving collaboration and 21% are working on mobile and remote access.

Content Lifecycle

  • Poor content management practices result in taking too long to find content (62%), duplicated efforts (52%) and insufficient re-use (46%). 49% also report too many round-robin emails and 40% cite unnecessary printing.
  • In addition to the 64% reporting chaotic file shares and 48% chaotic email, 35% feel their electronic records management is chaotic, and 34% their SharePoint. Enterprise file share-and-sync (EFSS) and workplace social are not generally well-governed – a recipe for future chaos.
  • Only 35% consider their non-SharePoint ECM system to be easily searchable, yet this is the best result compared to all other repositories. 57% of those using SharePoint make it available enterprise-wide compared to 44% of non-SharePoint ECM systems.
  • Only 22% have mobile access to ECM/RM content. 21% have mobile capture and 20% content creation and commenting. Just 13% have process interaction on mobile. 8% are using digital signing.
  • 24% have no mechanism to limit stored content volumes, including 21% of the largest organizations. 47% have an IG policy that defines retention periods, but 51% rely on manual deletion versus 25% who have automated deletion. 7% are using analytics tools for data clean-up.
  • Half of organizations surveyed would struggle to defend deletions in court, particularly with cloud file-shares and workplace social, but SharePoint (40%) and email (31%) are not far behind. Even where organizations have IG policies, half are not auditing compliance and 15% admit they are mostly ignored.

ECM Systems

  • 62% of organizations use SharePoint as a main, secondary or legacy ECM/DM/RM system, including 27% using the online version (12% exclusively online). No other supplier has more than a 23% share of the installed base across these categories.
  • 40% describe SharePoint as their “main” system, although almost all of these consider one or more other systems to also be a “main” system. Next highest market share for “main” system is 18%.
  • 8% consider SharePoint to be a “legacy” system, compared to between 7% and 15% of those systems traditionally described as legacy. 72% are using single-vendor general purpose suites as their main ECM systems, compared with 13% using integrated best-of-breed and 10% in-house developed. 20% of suites are used out-ofthe-box, 29% with add-ons and 25% customized for industry sector.
  • When asked which ECM model users would adopt if changing their systems, EFSS would jump from 4% to 11%, and best-of-breed from 13% to 24%. In-house developed would drop from 10% to 4%.
  • The system strategy for 37% is to have records management integrated in a single-suite ECM system. 11% prefer a single-suite ECM plus a separate RM system. 8% are happy with multiple DM/ECM systems feeding a single RM system and 8% are working to a 3-tier approach – collaboration + ECM + RM.
  • 20% are looking to buy a new or replacement ECM system in the next 2 years, with a further 15% migrating to a single existing system. 27% will be adding capabilities to best-of-breed and departmental systems.

Workflow and Business Process

  • 28% are using capture supplied with their ECM suite, 22% have a system from a different capture supplier integrated with their ECM. 46% of small organizations and 27% of mid-size and large have no capture and workflow.
  • 26% of organizations are using multiple, point-solution capture systems (rising to 34% of the largest). 15% have distributed capture and 13% digital mailrooms.
  • 23% have elements of multi-channel inbound integration, but only 5% with automated routing to multiple processes. 58% describe their inbound handling as ad-hoc.

ECM Within the Enterprise

  • In 24% of organizations almost all staff rely on collaboration/ECM/workflow systems to do their jobs. In 60% of organizations, half or more of employees are reliant.
  • In 47% of organizations a content system outage of more than 2 hours would cause serious business disruption. 79% would struggle after one day.
  • 31% have integrated their ECM system with content creation systems, 18% with multi-repository search, 15% with project or case management and 13% with ERP. 27% have no integration with other systems.

Cloud and Analytics

  • 20% are live with cloud for all or some of their core content, plus 7% with selected users/content or for collaboration and file-sharing only. 26% have no plans for cloud.
  • 39% prefer “private cloud” (22% on their own servers and 17% outsourced). 19% prefer multitenanted cloud, managed by their ECM provider. 25% have yet to decide.
  • 15% are using automated or assisted classification at the point of creation/declaration. 11% are using analytics for metadata and security correction as a post-process. 12% use content analytics for business insight.

Opinions and Spend

  • 50% of respondents feel that traditional ECM vendors are relying on user lock-in, but 43% feel that cloud ECM/collaboration lacks much functionality. 31% feel EFSS is taking over many ECM functions.
  • 87% are concerned about cloud chaos and 75% agree that email management is still the “elephant in the room”. 79% report that they have plenty of scope for extending their ECM/BPM/RM.
  • Cloud and SaaS services are set for the biggest increase in spend, then storage and software licences. Professional services spend is still increasing in around 10% of organizations. Few organizations plan to increase their spend on scanning hardware, and outsourcing (DPO) is set to fall slightly.
  • Workflow and BPM show the biggest uptake of new buyers, along with analytics and enterprise search. Email management and case management spend is likely to increase, as will ECM (including SharePoint), particularly in cloud services.


Weitere aktuelle Studien der AIIM gibt es hier:

Das Resource Center auf der AIIM Homepage mit Studien für alle AIIM Mitglieder findet sich hier: (verzweigt automatisch auf Enterprise Content Management, aber über die Menu-Auswahl sind die weiteren 10 Resource Center erreichbar).


Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia

3 Kommentare zu “AIIM Studie „Information Management 2016“

  • Print- & Dokumenten-Management in Deutschland
    5. April 2016 um 9:59

    Es wird häufig darauf hingewiesen, dass die Daten und Aussagen internationaler Studien aus dem Umfeld Information Management – wie obige AIIM Studie – wenig Aussagekraft für Deutschland haben. Ist der deutsche Markt wirklich so besonders? Oder ist es nicht sogar wichtig im Zeitalter der Globalisierung über die deutschen Grenzen hinauszublicken? Werfen wir dazu einmal einen Blick auf die Ergebnisse einer aktuellen Studie der IDC zum deutschen Markt.


    Print & Document Management in Deutschland 2016

    IDC hat kürzlich in der Studie "Print & Document Managment in Deutschland 2016" aufgezeigt, dass das papierloses Büro vorerst Illusion bleibt und  ineffizientes Handling von Dokumenten deutsche Unternehmen ausbremst. Die Infografik und ein Artikel in Krokers Look bieten eine gute Übersicht:

    <Zitat>Dokumenten-Management in Deutschland: 6 von 10 Unternehmen wollen Prozesse digitalisieren. Zwar ist das papierlose Büro weiterhin in großer Ferne, aber hiesige Unternehmen und Behörden wollen endlich ihre Dokumenten-Prozesse optimieren.
    Zwar bleibe das oft beschworene papierlose Büro in deutschen Behörden und Unternehmen weiterhin eine Illusion. Denn bisher konnten die 220 befrageten Organisationen das Papieraufkommen bisher noch nicht entscheidend senken. 
    Dieses brachliegende Optimierungspotential wollen Firmen und Behörden mit Print- und Dokumenten-Management in den nächsten 24 Monaten heben: Laut IDC-Studie planen fast sechs von zehn Unternehmen, insbesondere ihre dokumentenintensiven Prozesse zu digitalisieren – oder wenigstens zu optimieren (56 Prozent). Bei einer vergleichbaren Befragung vor zwei Jahren lag jener Anteil erst bei 42 Prozent Das Potenzial von Print- und Dokumenten-Management wird also grundlegend verstanden, die erforderlichen Maßnahmen konnten aber ganz offensichtlich nicht entsprechend umgesetzt werden: Nur rund ein Drittel der befragten Organisationen nutzt bereits entsprechende IT-Lösungen, weitere 35 Prozent befinden sich immerhin in der Planungsphase. Die Suche nach Informationen – dies umfasst unstrukturierte Daten in E-Mails oder aus dem Web sowie strukturierte Daten – bereitet den Mitarbeitern das größte Kopfzerbrechen: Dies gaben 42 Prozent der Befragten zu Protokoll. Zudem haben die Unternehmen mit der gesetzeskonformen Archivierung (36 Prozent) und dem Schutz der Dokumente (35 Prozent) zu kämpfen. Das hat Folgen: Nach Angaben der von IDC befragten IT- und Business-Entscheider sinkt nicht nur die Produktivität (44 Prozent) des gesamten Unternehmens: Zugleich leiden auch die Mitarbeiter- (40 Prozent) sowie die Kundenzufriedenheit (35 Prozent) unter ineffizienten Dokumenten-Workflows. </Zitat>


    Viele neue Erkenntnisse bringt die IDC-Studie nicht Sie setzt begrifflich auf dem traditionellen Dokumenten-Management auf und kombiniert die Fragen mit der Ausrichtung auch auf Print-Services. Hier zeigt sich, daß die Studie von einem Anbieter aus diesem Segment gesponsort wurde. Die Argumente "pro Dokumentenmanagement" sind immer noch die gleichen. Von Business Process Management wird nicht gesprochen sondern von "dokumentenlastigen oder dokumentenfokussierten Prozessen". Scannen wird auch deshalb unwichtiger, weil immer mehr Informationen elektronisch ausgetauscht werden. Strukturierte Daten, wie z.B. bei der elektronischen Rechnung, gewinnen hier die Oberhand über das herkömmliche Papier- und auch elektronische Dokument. Dass auch das herkömmliche elektronische Dokument längst in Auflösung begriffen ist, scheint den Autoren bei der Definition der Fragen nicht wichtig gewesen zu sein. Die Studie weist daher nicht in die Zukunft und beschreibt allenfalls den Status quo. Vergleicht man die Ergebnisse der IDC-Studie mit der AIIM-Studie, so hat letztere internationale Marktstudie mehr Gewicht für die Zukunft (und es soll bald auch noch Exerpte der AIIM-Studie mit den Daten für einige Regionen wie Europa und Asien geben).









































    Future Trends: A Seismic Shift Underway

    Wenn wir schon beim Thema Studien sind, lohnt noch ein Blick in die englischsprachige Studie "Future Trends: A Seismic Shift Underway" von MAJESCO zu werfen, deren Fokus auf der Versicherungsbranche liegt. Zusammenfassend zeigt es diese Grafik:

    Die Herausforderungen der Zukunft liegen jenseits der bisherigen Anforderungen rund um "Dokumenten Management & Print Management". Die IDC-Studie steht hier noch deutlich vor der Grenze zwischen "Informtion Age" und "Digital Age". Sie ist in den orangen Bereich "Efficiency" und ein wenig in den blauen Bereich "Automation" einzuordnen – Innovation findet sich kaum noch, es geht um Optimierung vorhandener Technologien und deren effizienten Einsatz. Die Zukunft – auch die des Informationsmanagements – spielt sich darüber ab.  Es ist Zeit, zu neuen Ufer aufzubrechen – Jenseits von ECM.

  • Das "papierlose Büro" ist der falsche Denkansatz
    26. April 2016 um 7:52

    Über das "papierlose" oder "papierarme Büro" wird seit Jahren philosophiert – kommt es, kommt es nicht, ist es schon da, macht es SInn? Nun versteckt es sich in modernistischeren Begriffen wie "Office 2020".

    Das ist der falsche Ansatz.

    Das Büro ist ein Raum, eine Organisations- und Arbeitsform der Vergangenheit. Das Büro erfordert bestimmte Arbeitsweisen, Prozesse und soziales Verhalten. Die Idee des "papierlosen Büros" will dem Konzept Büro nur das Medium, das Papier, entreißen. So wie man mit Papier arbeitete so soll man zukünftig digital ohne Papier arbeiten.

    Dies ist kein Fortschritt!

    Die zukünftige Zusammenarbeit sieht anders aus. Prozesse, Verhaltensweisen und Interaktion der Beteiligten haben ebenso wenig mit dem herkömmlichen Büro zu tun wie das virtuelle Zusammenarbeiten mit dem bisherigen Büro-Raum. Arbeit hat sich verändert, durch Allgegenwärtigkeit von Information, vielfältigen Kommunikationsmöglichkeiten und Unabhängigkeit von Ort und Zeit. Das bisherige Bürokonzept zu elektrifizieren macht keinen Sinn. Neue Konzepte jenseits des herkömmlichen Büros sind erforderlich.

    Also lasst uns nicht mehr vom "papierlosen Büro" oder "papierarmen Büro" sondern von der grenzenlosen Kommunikation und Collaboration bei der Arbeit der Zukunft sprechen.  Vergesst das Büro.



    Ein älterer Beitrag zum Thema bei uns im Blog: "Das papierlose Büro bleibt Fiktion, fast überall"

    • Nachgelegt: Diskussionen zum "papierlosen Büro"
      3. Mai 2016 um 9:06

      Auf einigen Social Media Plattformen gab es auch Reaktionen auf den Post " Das 'papierlose Büro' ist der falsche Denkansatz!" So z.B. auf XINGüro und LinkedInüro.
      Vielen Dank für die Kommentare – aber – verfallen wir da nicht gleich wieder in das alte Denkmuster? Das herkömmliche Büro mit seinen Prozessen elektronisch umzusetzen? Das Papier nur durch digitale Information ersetzen (ob nun "papierlos" oder "papierarm" ist dabei egal)?

      Ich wollte mit meinem Beitrag einen Schritt weitergehen und einiges grundsätzlich in Frage stellen!

      • Braucht es das "Büro" als "Ort" noch im Zeitalter der Mobilität und Virtualisierung? Ist das Konzept "Büro" überhaupt noch zukunftsfähig? Welche sozialen und kulturellen Folgen hat der Wegfall des Büros als Ort?
      • Was ist in Zukunft (Büro)Arbeit? Müssen wir den Begriff "Arbeit" im Zeitalter von Digitalisierung und Automatisierung nicht neu definieren? Welches Selbstverständnis hat zukünftig der "Büro-Arbeiter"?
      • Wie sehen die Prozesse zukünftig ohne das herkömmliche Büro aus? Es geht nicht um medienbruchfreies Arbeiten ohne Papier sondern überhaupt um das "Arbeiten" mit elektronischen Informationen, wo wir heute schon zu 100% von Richtigkeit und Verfügbarkeit elektronischer Information abhängig sind.

      Beide Bestandteile des Schlagwortes "papierloses Büro" – also "papierlos" UND "Büro" – sind in Frage zu stellen. Im "Büro-Umfeld" werden in den kommenden Jahren durch Digitalisierung und Automatisierung ein Großteil der Jobs wegfallen. In einem anderen Beitrag postuliert "Das Büro ist die letzte Oase der Arbeit" wo man ohne Automatisierung und – wenn man's richtig macht – so einfach ruhig, gelassen und entspannt vor sich hin werkelt. Diese Zeiten sind vorbei. Büro und Arbeit werden in Zukunft – anders, aber wie? Es wird halt alles anders – und dies schneller – als wir uns dies heute vorstellen können. Die Visionen vom "Büro 2020" sind heute schon überholt. Lasst uns also das "Büro" ganz vergessen und nach der Zukunft der Arbeit schauen. 


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