Nach drei öffentlichen und sechs Inhouse-Terminen unseres Seminars "Verfahrensdokumentation nach GoBD" können wir eine Zwischenbilanz ziehen. Bei den öffentlichen Seminar-Terminen wurde ein Fragebogen verteilt. Hier die Auswertung.

Neben den auf Veranstaltungen üblichen Fragen wie denn die Veranstaltung gefallen hat (meistens sehr gut), das Essen war (mehrheitlich sehr gut) und was vom Referenten zu halten war (fast immer sehr gut) gab es auch einige Fragen, wie weit den Verfahrensdokumentationen schon vorhanden sind und was von den GoBD generell zu halten ist.

Auf den Fragebogen wurde unterschieden, ob die Angaben von einem Vertreter eines Anwenderunternehmens, eines Anbieters oder einer Beraterfirma stammen. Wie immer, waren die Antworten nicht durchgängig, mal wurde  in einer Zeile zweierlei angekreuzt, mal nichts. Daher rühren die unterschiedlichen Summen in den einzelnen Zeilen. Die Inhouse-Seminare wurden nicht berücksichtigt, da hier von einer einheitlichen Einschätzung auszugehen ist und die Inhalte natürlich auch auf die besonderen Gegebenheiten des Anwenderunternehmens, bzw. IT-Dienstleister-Unternehmens zugeschnitten waren. Von den bisher 63 Teilnehmern haben 59 den Fragebogen beantwortet.

Die beiden Grafiken beinhalten einmal die Gesamtsicht auf die Daten aller ausgewerteten Fragebögen und zum Zweiten die Angaben unterschieden nach Anwendern sowie Anbietern und Beratern (die Anbieterunternehmen brauchen ja für sich selbst auch eine Verfahrensdokumentation – sic!).

In der Gesamtsicht votiert die Mehrheit aller Teilnehmer, dass die GoBD einen Fortschritt im Vergleich zu den GoBS und GDPdU darstellen. Immerhin, in den Kommentaren zu den "Teilbereichen" gibt es auch kritische Anmerkungen z.B. zur Ausweitung auf die Aufbewahrung von OCR-Ergebnissen, Erweiterung der Anforderungen der Dokumentation von Systemeinstellungen, Protokollen etc. und einer Reihe von immer noch enthaltenten Unsicherheiten.
Traurig ist, dass 17 Teilnehmer auf die Frage, ob sie schon eine Verfahrensdokumentation hätten (also nach GoBS) mit "Nein" antworten. Immerhin wollen – nach unserem Kurs – 13 dies nachziehen.
Diejenigen, die schon eine Verfahrensdokumentation vollständig oder in Teilbereichen haben, sind sich sicher, dass sie nur aktualisieren müssen.
Interessant ist, das fast alle den Einsatz von Werkzeugen zur Erstellung, Pflege und Nachhaltung einer Verfahrensdokumentation für sehr wichtig halten. Dies ist auch der Tatsache geschuldet, dass vorrangig größere Unternehmen Teilnehmer entsendet hatten.
Den Aspekt, dass Aufbewahrungs- und Archivsysteme selbstdokumentierend sein sollten, also alle ihre eigenen vorhandenen Konfigurations- und Verwaltungsdaten in einer kleinen elektronsichen Akte "Verfahrensdokumentation" selbst einstellen, versionieren und verwalten sollten, kam sehr gut an. Am Markt gibt es aber hier relativ wenig Lösungen.
Interessant aus den Diskussionen und dem Fragebogen ist auch die Erkenntnis, dass man auch für andere Bereiche eine Verfahrensdokumentation benötigt – nicht nur nach den GoBD – bzw. dass man in der Verfahrensdokumentation auch weitere rechtliche Anforderungen berücksichtigen muss. Es geht nicht nur um steuerrechtlich-handelsrechtliche Belange sondern generell um Information Governance und Compliance.

Blickt man etwas tiefer in die erhobenen Daten und unterscheidet nach den verschiedenen Teilnehmergruppen, so ergibt sich ein etwas anderes Bild als oben. Bei beiden Gruppen gibt es eine Mehrheit, die die GoBD für einen Fortschritt halten. Aber bei der Verfahrensdokumentation selbst sind die Anwender deutlich besser aufgestellt als die Anbieter und Berater. Selbstdokumentierende Archivsysteme und den Einsatz von Tools halten beide Gruppen gleichermaßen für wichtig. Und es ist klar, dass ein Softwareanbieter nur selten eine Verfahrensdokumentation nach FDA/GxP braucht … es sei denn, man ist Dienstleister für ein Pharma-Unternehmen. Gleiches gilt auch für andere Branchen und die Dienstleister, die diese bedienen. 

Der nächste Termin für unser Seminar "Verfahrensdokumentation nach GoBD" ist übrigens am 9.7.2015 in Stuttgart. Noch sind Plätze frei: https://de.amiando.com/1544991-69360df4-8ceeb556da.html

Weitere Termine gibt es hier: http://www.project-consult.de/ecm/news/2015/folgetermine_seminar_verfahrensdokumentation_nach_gobd

Wenn wir die 120 Teilnehmer voll haben, gibt es auch ein Aktualisierung unserer Auswertung.