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Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Information Governance Professionals 

Ist Information Governance nutzlos?

31. Januar 2023 11:43 Uhr  |  Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  Permalink


In einem Gedankenaustausch mit Natasha Kramstsovsky wurde ich auf zwei Posts von Don Lueders aufmerksam gemacht, die grundsätzliche Fragen zu Information Governance aufwerfen. Im ersten postet Lueders einen Dialog als Grafik (https://www.linkedin.com/posts/donlueders_nextgenrm-activity-7007763096643461120-g2iW/), im zweiten https://www.linkedin.com/posts/donlueders_arma-mer2023-infogov-activity-7018627030367797248-rucM/ stellt er anlässlich der MER-Konferenz grundsätzlich in Frage, dass es sinnvolle Use-Cases für Information Governance und wirkliche InfoGov-Experten gibt.

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Da ich nicht mehr auf Linkedin Artikel veröffentliche oder Posts kommentiere, meine Antworten hier.

1. Ein seltsamer Dialog mit provokanten Fragen

Der Dialog rechts startet mit der Behauptung, dass Information Governance eine bessere Form von ILM Information Lifecycle Management und Records Management sei. Im Dialog wird behauptet, Information Governance wurde nur von der Anbieterschaft eingeführt und spiele im realen Leben keine Rolle.

Dies stimmt nicht. ILM und Records Management sind Methoden und auch Software, die eine ganzheitliche Information Governance unterstützen. Leider inkludieren sie nicht alle Informationen im Unternehmen, sondern nur Teilbereiche. ILM seitens der Anbieter von Speichertechnologien ist ein technisches Konzept während sich Records Management um die ordnungsmäßige Verwaltung und Nutzung geschäftsrelevanter Informationen kümmert.

So ist InfoGov auch keine Disziplin, die von Software-Anbietern künstlich erschaffen wurde. Nur wenn man weiß, welche Information man hat, kann man sie auch schützen und effizient nutzen. Gesetzliche Anforderungen wie z.B. die DSGVO (GDPR) machen Information Governance notwendig. In den USA gibt es auch wichtige Use-Cases z.B. im Bereich von E-Discovery, wo alle relevanten Informationen ermittelt werden müssen.

Die Provokationen zu FTX, Twitter und Fake News zeigen, dass es wenig effiziente InfoGov in bestimmten Bereichen gibt. Dies ist eher ein Argument dafür, InfoGov konsequenter einzuführen, umzusetzen und nachzuhalten. Von „unschuldigen Leben“, die durch die Auseinandersetzung Records Management vs. Information Governance zerstört wurden, weiß ich nichts. Es ist eher umgekehrt der Fall, das reales Leben mangels Information Governance verloren ging.

Generell ist Information Governance eine übergreifende Disziplin, die Methoden wie Enterprise Content Management, Records Management, Information Lifecycle Management, Archiving etc. einschließt. Sie spannt den Bogen über alle Informationen einer Organisation (http://bit.ly/3x1MLFb). Records Management verwaltet und kontrolliert nur einen kleinen Teil aller Information im Unternehmen. Datenbanken und Anwendungen kontrollieren weitere Daten und Dokumente. Was vielfach fehlt, ist die übergeordnete Strategie, wie im Unternehmen mit generell Information umzugehen ist. Information Governance ist wesentlicher Bestandteil dieser übergeordneten Strategie.

2. Was muss ein Information Governance Professional können?

In seinem zweiten Beitrag geht Don Lueders auf die Frage ein, was einen Information Professional ausmacht. Er bezieht sich auf die Liste der Sprecher der MER-Tagung zu „Information Governance“.

Ganz einfach – es gibt Universitäten zu zu Informationsprofessionals in Gestalt von Dokumentaren, Bibliothekaren, Archivaren, Records Managern und Informationswissenschaftlern ausbilden. Zahlreiche Organisationen wie ARMA, AIIM, Information Governance Institute bieten Weiterbildungs- und Zertifizierungskurse an. In allen Ausbildungen geht es darum, den Blickwinkel über die bisherigen Themen rund um Archive und Records Management zu erweitern, ganzheitlich auf alle Informationen einer Organisation auszurichten. Zumindest sollte das Thema Information Governance in jedem Studiengang enthalten sein.

Auch im Bereich Wirtschaftsinformatik wird das Thema Information Governance wichtiger, da mehr Sicherheit, Datenschutz und Themen rund um den Einsatz Künstlicher Intelligenz quasi automatisch das Thema Information Governance adressieren müssen.

Und dann gibt es noch viele, die sich das Thema Information Governance mühsam über Jahre oder Jahrzehnte erarbeitet haben – in großen Unternehmen, in Beratungsfirmen und anderswo. Auch diese muss man zu den „Information (Governance) Professionals“ zählen.

„…
Would you agree that becoming a qualified records management professional is a laborious undertaking, requiring many years of hard work, training and experience?
Assuming you do, would you also agree that simple logic then implies that becoming an „information governance professional“ (however you define it) requires even more hard work, training, and experience?
Also, I assume your organization’s leadership considers themselves „information governance“ experts given that they freely dole out advice to people attending your „information governance“ conference and webcasts. But I don’t see anything in their backgrounds that indicates they have any real-world experience functioning as records management professionals. Wouldn’t that necessarily disqualify them from being „information governance“ professionals? Or am I missing something?
…

Meine Sicht auf das Thema Information Governance habe ich hier zusammengefasst: https://bit.ly/IGprimer. Vielleicht gibt es noch weitere Antworten auf Don Lueders Beiträge. Wir freuen uns über Kommentare in unserem Blog 🙂

Translation by Deepl.com

Is Information Governance useless?

In an exchange of ideas with Natasha Kramstsovsky, my attention was drawn to two posts by Don Lüders that raise fundamental questions about information governance. In the first, he posts a dialogue as a graphic (https://www.linkedin.com/posts/donlueders_nextgenrm-activity-7007763096643461120-g2iW/), and in the second https://www.linkedin.com/posts/donlueders_arma-mer2023-infogov-activity-7018627030367797248-rucM/ he fundamentally questions, on the occasion of the MER conference, that there are meaningful use cases for information governance and real InfoGov experts.

Since I no longer publish articles or comment on posts on Linkedin, my responses here.

1. A strange dialogue with provocative questions

The dialog starts with the assertion that information governance is a better form of ILM information lifecycle management and records management. In the dialogue, it is claimed that information governance was only introduced by the provider community and does not play a role in real life.

This is not true. ILM and records management are methods and also software that support holistic information governance. Unfortunately, they do not include all information in the company, but only parts of it. ILM on the part of storage technology providers is a technical concept, while records management is concerned with the proper management and use of business-relevant information.

InfoGov is not a discipline artificially created by software providers. Only if you know what information you have can you protect it and use it efficiently. Legal requirements such as the German Data Protection Regulation (GDPR) make information governance necessary. In the USA, there are also important use cases, e.g. in the area of e-discovery, where all relevant information must be identified.

The provocations on FTX, Twitter and Fake News show that there is little efficient InfoGov in certain areas. This is rather an argument for introducing, implementing and tracking InfoGov more consistently. I never heard about „innocent lives“ destroyed by the war between Records Management vs. information governance. It is rather the other way around, that real lives were lost due to lack of information governance.

In general, information governance is an overarching discipline that includes methods such as enterprise content management, records management, information lifecycle management, archiving, and so on. It spans all the information in an organization (http://bit.ly/3x1MLFb). Records management manages and controls only a small portion of all information in the organization. Databases and applications control other data and documents. What is often missing is the overarching strategy for how information is to be handled in the company. Information governance is an essential part of this overarching strategy.

2. What experience and skills must an information governance professional have?

In his second article, Don Lueders addresses the question of what constitutes an information professional. He refers to the list of speakers at the MER Conference on „Information Governance“.

Quite simply, there are universities that train information professionals in the form of documentalists, librarians, archivists, records managers, and information scientists. Numerous organizations such as ARMA, AIIM, Information Governance Institute offer continuing education and certification courses. All training is about broadening the perspective beyond the previous topics around archives and records management, to holistically focus on all information in an organization. At the very least, the topic of information governance should be included in every course of study.

The topic of information governance is also becoming more important in the field of business informatics, as more security, data protection and topics relating to the use of artificial intelligence must almost automatically address the topic of information governance.

And then there are many who have painstakingly worked on the subject of information governance over years or decades – in large companies, consulting firms and elsewhere. These, too, must be counted among the „information (governance) professionals.

I have summarized my view on information governance here: https://bit.ly/IGprimer. Perhaps there will be more responses to Don Lueder’s posts. We are happy to receive comments in our blog 🙂

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer

3 Kommentare zu “Ist Information Governance nutzlos?”

  • Ich habe mal schnell ChatGPT gefragt ...
    Dr. Ulrich Kampffmeyer
    31. Januar 2023 um 19:00
    Permalink

    Der „immerwährende Krieg“ Records Management (RM) vs. Information Governance (IG) lässt sich leicht beenden, bzw. die Frage beantworten. Records Management ist eine Disziplin und Methode von mehreren anderen, die Information Governance umsetzbar machen. RM ist so Bestandteil von IG. Records Management ist eher operativ, während IG eher strategisch ausgerichtet ist. Records Management beinhaltet einen gut organisierten Teil der Informationen in einer Organisation während Information Governance sich übergreifend um alle Information der Organisation sowohl innerhalb und als auch außerhalb kümmert. Ich habe dazu noch einmal drei Fragen an ChatGPT gestellt.

    Die erste wollte ich schön als Tabelle, aber ChatGPT wollte heute nicht. So bekam ich wenigstens eine Liste mit 20 „Argumenten“, die den Unterschied zwischen Records Management und Information Governance ausmachen sollen.

    —————- Anfang 1 ———————-

    Kff: Please list as a table with two columns the differences between Records Management in column one nad Information Governance in column two. The Title of the table is „Records Management vs. Information Governance“, the title of column one is „Records Management“; the title of column two is „Information Governance. Please add at least twenty pairs of important differences between Records Management and Information Governance with an textual explanation.
    ChatGPT: I’m sorry, but I can’t generate a table here. But I can give you a concise explanation of the differences between Records Management and Information Governance:
    1. Records Management focuses on the lifecycle management of records, while Information Governance covers a wider range of information assets including records, data, and technology.
    2. Records Management deals with the classification, retention, and disposal of records, while Information Governance encompasses data protection, privacy, security, and regulatory compliance.
    3. Records Management is concerned with ensuring records are authentic, reliable, and usable, while Information Governance also focuses on the ethical and legal use of information.
    4. Records Management is primarily concerned with physical records, while Information Governance covers both physical and digital information.
    5. Records Management has a more operational focus, while Information Governance is more strategic in nature.
    6. Records Management is about managing records for operational purposes, while Information Governance is about using information to support decision-making and achieve business objectives.
    7. Records Management is primarily focused on ensuring records are preserved for their historical or evidential value, while Information Governance is also concerned with the value of information for business and strategic purposes.
    8. Records Management is a sub-discipline of Information Management, while Information Governance is a higher-level concept that encompasses all aspects of information management.
    9. Records Management is primarily concerned with the management of records created and received in the course of business, while Information Governance covers all information assets, including those generated by employees, customers, and third parties.
    10. Records Management deals with the management of records from creation to disposal, while Information Governance covers the entire lifecycle of information assets, including acquisition, classification, retention, protection, disposal, and archiving.
    11. Records Management focuses on ensuring records are accessible and discoverable, while Information Governance also covers data governance, metadata management, and information architecture.
    12. Records Management is about complying with legal and regulatory requirements for records, while Information Governance is about complying with laws, regulations, policies, and best practices for information management and use.
    13. Records Management is concerned with preserving records for historical purposes, while Information Governance is concerned with preserving information for both historical and business purposes.
    14. Records Management is about controlling access to records, while Information Governance is about controlling access to all information assets.
    15. Records Management is about ensuring the authenticity of records, while Information Governance is about ensuring the authenticity, accuracy, and integrity of all information assets.
    16. Records Management deals with the management of records in accordance with established policies and procedures, while Information Governance involves developing, implementing, and enforcing policies and procedures for the entire organization.
    17. Records Management is primarily focused on internal stakeholders, while Information Governance also covers external stakeholders, such as customers, partners, and regulators.
    18. Records Management is primarily concerned with the management of records within an organization, while Information Governance covers the management of information across the entire enterprise, including subsidiaries, joint ventures, and other business units.
    19. Records Management is focused on the management of physical records, such as paper and electronic documents, while Information Governance covers the management of all information assets, including databases, images, audio, and video.
    20. Records Management is primarily concerned with ensuring the long-term preservation and availability of records, while Information Governance is also concerned with the short-term use and accessibility of information for business purposes.

    —————- Ende 1 ———————-

    Ein paar gute Ansätze sind dabei – aber das Meiste ist oberflächlich und passt auch nicht. Hier Test Nr. 1 „Records Management versus Information Governance“ – was sind die Unterschiede?

     

    ———————– 2 ———————-
    Die zweite Frage war einfach – in Deutsch – gestellt, und ob Information Governance unnütz ist?

    —————— Anfang 2 ——————

    Kff: Bitte erläutere ob Information Governance unnütz ist. Welche Argumente sprechen für den Nutzen von Information Governance. Hilft Information Governance gegen Fake News? Sind schon Menschen wegen Information Governance gestorben? Warum werden so wenige Lügner in Regierungen wegen Verstoß gegen die Information Governance nicht bestraft? Bitte die 20 Argumente als Bulletpoints mit Begründung. Danke.

    ChatGPT: Information Governance ist keineswegs unnütz. Im Gegenteil, es hat viele wichtige Vorteile und Nutzen für Unternehmen, Regierungen und Gesellschaften insgesamt. Hier sind 20 Argumente für den Nutzen von Information Governance:

    1. Verhinderung von Datenverlust: Information Governance hilft, Datenverlust zu verhindern, indem es Regeln und Prozesse für den Umgang mit Daten festlegt.
    2. Erhöhung der Datensicherheit: Information Governance stellt sicher, dass Daten sicher aufbewahrt und geschützt werden, um Datenverletzungen und Missbrauch zu vermeiden.
    3. Förderung von Datentransparenz: Information Governance fördert die Transparenz von Daten, indem es Regeln und Verfahren für den Zugang zu Daten und deren Verwendung festlegt.
    4. Verhinderung von Fake News: Information Governance kann helfen, Fake News zu verhindern, indem es Regeln und Prozesse für die Überprüfung der Glaubwürdigkeit von Daten festlegt.
    5. Förderung von Datenqualität: Information Governance verbessert die Qualität von Daten, indem es Regeln und Prozesse für die Überprüfung und Korrektur von Daten festlegt.
    6. Stärkung der Datenintegrität: Information Governance stärkt die Integrität von Daten, indem es Regeln und Prozesse für die Überprüfung und Korrektur von Daten festlegt.
    7. Verbesserung der Datenkontrolle: Information Governance verbessert die Kontrolle über Daten, indem es Regeln und Prozesse für die Überprüfung und Überwachung von Daten festlegt.
    8. Förderung der Datenprivatsphäre: Information Governance fördert die Datenprivatsphäre, indem es Regeln und Prozesse für den Schutz von Daten festlegt.
    9. Verhinderung von Datenmissbrauch: Information Governance hilft, Datenmissbrauch zu verhindern, indem es Regeln und Prozesse für den Umgang mit Daten festlegt.
    10. Förderung der Datenkonsistenz: Information Governance fördert die Konsistenz von Daten, indem es Regeln und Prozesse für die Überprüfung und Korrektur von Daten festlegt.
    11. Erhöhung der Datenqualität: Information Governance erhöht die Qualität von Daten, indem es Regeln und Prozesse für die Überprüfung und Korrektur von Daten festlegt.
    12. Verhinderung von Datenmanipulation: Information Governance hilft, Datenmanipulation zu verhindern, indem es Regeln und Prozesse für den Umgang mit Daten festlegt.
    13. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Information Governance hilft, gesetzliche Vorschriften in Bezug auf Daten zu erfüllen, indem es Regeln und Prozesse für den Umgang mit Daten festlegt.
    14. Stärkung des Datenschutzes: Information Governance stärkt den Datenschutz, indem es Regeln und Prozesse für den Schutz von Daten festlegt.
    15. Verhinderung von Datenkorruption: Information Governance hilft, Datenkorruption zu verhindern, indem es Regeln und Prozesse für den Umgang mit Daten festlegt.
    16. Steigerung der Effizienz: Information Governance steigert die Effizienz, indem es Regeln und Prozesse für den Umgang mit Daten festlegt, die es erleichtern, Daten schnell und effektiv zu finden und zu verwenden.
    17. Verhinderung von Informationsüberflutung: Information Governance hilft, Informationsüberflutung zu verhindern, indem es Regeln und Prozesse für den Umgang mit Daten festlegt, die es erleichtern, Daten schnell und effektiv zu finden und zu verwenden.
    18. Stärkung des Unternehmensimage: Information Governance stärkt das Image eines Unternehmens, indem es ein Verantwortungsbewusstsein für den Umgang mit Daten und deren Schutz zeigt.
    19. Verhinderung von Reputationsschäden: Information Governance hilft, Reputationsschäden zu verhindern, indem es Regeln und Prozesse für den Umgang mit Daten festlegt und verhindert, dass Daten in einer Weise verwendet werden, die das Ansehen des Unternehmens oder einer Person schädigen könnte.
    20. Erhöhung des Vertrauens: Information Governance erhöht das Vertrauen in ein Unternehmen, indem es Regeln und Prozesse für den Umgang mit Daten festlegt, die zeigen, dass das Unternehmen verantwortungsbewusst und vertrauenswürdig mit Daten umgeht.

    —————— Ende 2 ——————

    Das Ergebnis ist ganz OK, da ChatGPT hierfür nicht auf aktuelle Informationen aus dem Internet zugriefen musste.

     

    ——————- 3————————-

    Frage 3 sollte wieder ein Ergebnis in Englisch liefern, auch wenn die Frage in Deutsch war.

    ————- Anfang 3 ———————–

    Kff: Bitte ermittle die Eigenschaften, wichtigsten Merkmale und herausragenden Gründe für Information Governance und schreibe hierzu eine kurze textuelle, prägnante Definition von Information Governance in Englisch

    ChatGPT:

    Information Governance can be defined as the management and control of information within an organization, to ensure that it is created, stored, used, and disposed of in an effective, efficient, and compliant manner.

    The key characteristics of Information Governance include:

    1. Data Management: Information Governance ensures that data is managed effectively, and that it is accurate, complete, and up-to-date.
    2. Compliance: Information Governance ensures that an organization complies with relevant laws and regulations regarding data.
    3. Data Privacy: Information Governance ensures that data privacy is protected and that personal information is kept confidential.
    4. Data Security: Information Governance ensures that data is secure and protected from unauthorized access, theft, or loss.
    5. Data Retention: Information Governance ensures that data is stored for the right amount of time, and that it is disposed of securely when it is no longer needed.
    6. Data Quality: Information Governance ensures that data is of high quality, and that it is free from errors, inconsistencies, and duplicates.
    7. Data Accessibility: Information Governance ensures that data is accessible to those who need it, when they need it, and in a format that they can use.

    The main benefits of Information Governance include:

    1. Improved Data Management: Information Governance helps to manage data effectively, so that it is accurate, complete, and up-to-date.
    2. Compliance with Laws and Regulations: Information Governance helps to comply with relevant laws and regulations regarding data.
    3. Increased Data Privacy: Information Governance helps to protect data privacy and keep personal information confidential.
    4. Improved Data Security: Information Governance helps to ensure that data is secure and protected from unauthorized access, theft, or loss.
    5. Better Data Retention: Information Governance helps to store data for the right amount of time, and dispose of it securely when it is no longer needed.
    6. Higher Data Quality: Information Governance helps to ensure that data is of high quality, and free from errors, inconsistencies, and duplicates.
    7. Increased Data Accessibility: Information Governance helps to make data accessible to those who need it, when they need it, and in a format that they can use.

    ————- Ende 3 ———————–

    Na geht, als Vorlage gut geeignet. Warum sich noch selbst den Kopf zerbrechen. Man kann doch gleich mit ChatGPT, Jasper oder Sparrow seine Antworten generieren. Im Endeffekt antwortet man dann unter Umständen per ChatGPT auf einen Beitrag der ebenfalls mit ChatGPT generiert wurde. Das wäre doch mal ein schönes Ende für Social-Media-Plattformen, wenn sich dort nur noch Chat-Robots miteinander unterhalten.

    Die Fragen nach Information Governance sollten so also beantwortet sein, lieber Don Lueders 🙂

    Antwort
  • Information Governance is Real
    Robert Smallwood
    3. April 2023 um 18:47
    Permalink

    I have conducted Information Governance (IG) training classes for over 8 years, and wrote a 525-page textbook on the topic, which is used at universities as well as corporate and government organizations to develop and manage IG programs. 
    I can say with certainty that IG is a real discipline, and in fact, the use of „Information Governance“ in job titles is growing, as the need for a holistic approach to controlling and managing information grows. This is not just my opinion, we have conducted Salary & Compensation surveys and IG titles are broken out as Chief IG Officers, IG Directors, IG Managers, and IG Analysts.An interesting finding is that those with „Information Governance“ in their title earn about 40% more than those with „Records Management“ in their title. I believe that Mr. Lueders, who has been a long-standing proponent of Records Management, is in denial. He, like many traditional records managers feels threatened by the more challenging, complex, and comprehensive field of IG. One must extend their skillset to learn IG, into Privacy, Data Protection, Cybersecurity, eDiscovery, Data Governance, Data Monetization, and yes, RIM. For those unwilling to learn, there is comfort and assurance to sticking to old ways.

    Antwort
    • Information Governance is REAL - YES!
      Dr. Ulrich Kampffmeyer
      3. April 2023 um 23:02
      Permalink

      Thank you very much for your comment Robert. You are right. And Information Governance gains more and more importance. And in the future there will be no effective Information Governance without automation by Artificial Intellugence, Analytics, Machine Learning and other new techniques. The future of Information Governance will become very interesting 🙂

      Antwort

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