Alle, die Projekte machen, kennen die Situation. In einem Projekt-Meeting wird nicht alles oder nicht alles ehrlich gesagt. Manche profilieren sich mit endlosen Monologen, andere verstecken sich innerlich. Manche gucken sorgenvoll, manche aber abwesend. Viele Projektsitzungen ziehen sich einfach. Wesentliches geht unter. Die Gruppen-Dynamik in solchen Sitzungen ist für die Moderation häufig sehr schwierig. Wie also alle Teilnehmer einer Runde noch einmal „abholen“, wie alle dazu motivieren, wenigstens einmal die Ergebnisse des Meetings zu kommentieren?

Hier hat sich im Projektmanagement zum Schluss einer Sitzung das „Blitzlicht“ oder „Flashlight“ etabliert. Am Ende einer Runde werden alle noch einmal aufgefordert, kurz zu sagen, was ihnen wichtig war oder was fehlte. Aber auch für eine solche Runde braucht es klare Regeln, damit sich nicht der Effekt des Meetings selbst wiederholt.

Das „Kampffmeyersche Blitzlicht“

Bei PROJECT CONSULT haben wir dafür eine besondere Form des Blitzlichtes – das Kampffmeyersche Blitzlicht. Hier gelten eine Reihe von Regeln, die von der Moderation, dem Sitzungsleiter oder dem Projektleiter vor dem Start erläutert werden (müssen):

„Wir machen zum Abschluss ein Blitzlicht. Jeder sagt noch einmal sehr kurz, was ihm in dieser Sitzung wichtig war, was vergessen wurde, was man anders machen sollte oder wie man sich in der Sitzung fühlte. Ich bestimme wer anfängt und dann geht es reihum. Sätze wie ‚ich schließe mich meinem Vorredner an‘ gelten nicht. Das Blitzlicht ist ein einziger Satz mit einem Punkt, drei Komma und drei und. Ich zähle mit. Ein Blitzlicht wird nicht kommentiert. Jeder spricht aus, was ihn bewegt und dann kommt sofort der Nächste dran. Los gehts …“

In dieser Maßnahme „verstecken“ sich mehrere wichtige Ansätze. Erneute Monologe werden versagt. Wer bisher nichts beigetragen hat, sagt nun mindestens einen Satz. Kurze Sätze mit solchen Restriktionen wollen wohlüberlegt sein. Es ist nicht ganz einfach, einen Satz mit den genannten Restriktionen zu formulieren, zumal dann, wenn man mehrere Argumente unterbringen will. Als Initiator wähle man daher als Ersten jemanden, von dem man weiß, dass er mit der Vorgabe gut zurecht kommt. Droht ein Monolog oder fängt jemand das Kommentieren an, sofort unterbrechen mit Hinweis auf die Regel. Dies gilt für alle, und ja, auch besonders für hierarchisch Höhergestellte im Team. Als Projektleiter oder Berater bekommt man so noch einmal einen anderen Blick auf die Sitzung und ihre Ergebnisse. Und natürlich macht auch der Initiator beim Blitzlicht selbst mit.

Man kann noch einen Schritt weitergehen. Zum Beispiel am Ende einer öffentlichen Podiumsdiskussion den Teilnehmern die Möglichkeit für ein kurzes Abschluß-Statement zu geben. Auch hier gilt dann die Regel „… ein Satz mit einem Punkt, drei Komma und drei und“ (das reimt sich sogar). Als Verschärfung für die Einhaltung der Vorgabe kann man dann eine „Strafe ausloben“ – wer überzieht, wer sich nicht an die Regeln hält schuldet dem Moderator der Paneldiskussion eine Flasche guten alten schottischen Single Malt Whisky. So kann man auch zu einer Sammlung kommen.

Was machen Sie denn am Ende einer Projektsitzung? Eine Zusammenfassung fürs Protokoll, ein Blitzlicht oder irgendeine andere Methode, um ein Meeting zu einem von allem empfundenen guten Ende zu bringen? Wir freuen uns über Ihre Kommentare.