Grundlage des Whitepapers ist eine aktuelle Untersuchung des National Archives zu neuen Medien, Formaten und Technologien. In der Einleitung hebt die NARA National Archives and Records Administration darauf ab, dass IOT, ML, AI, RPA und andere Lösungen besondere Herausforderungen an das Records Management stellen. letztlich definiert sich ein Record immer durch Inhalt, Wert und Rechtscharakter und nicht durch Formate oder generierende Anwendungen.

Im ersten Abschnitt „Internet of Things“ (IOT), geht die Nara auf die unterschiedlichen Anwendungen ein. ALs Grundlage für Übermittlung und dann auch Erfassung als Record wird das Internet Protokoll Version 6 diskutiert. Eine besondere Herausforderung stellen auch mehrdimensionale Geografische Informationssysteme (GIS) dar. Durch den Kostenverfall bei Sensoren und die zunehmende Automatisierung greift IOT immer weiter um sich.

Zum Thema „Robotic Process Automation“ (RPA) merkt das Whitepaper die Situation bei der intelligenten Informationserfassung und E-Mail an, die letztlich auch die Qualität und Nutzbarkeit von Information betrifft.

Ein Hauptthema ist natürlich Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinenlernen: „Machine Learning and Artificial Intelligence“ (ML & AI). Hier werden die Auswirkungen auf das E-mail-Management, auf die Erfassung von Records mit Klassifizierung und Attributierung mittels AI, unterschiedliche Formen des Anlernerns und Selbstlernens sowie die Möglichkeiten im „Recordskeeping“ erörtert. Zum Thema Automatisierung im Records Management hatten wir bereits 2014 einen Beitrag hier im Blog verfasst.

Im Abschnitt „Cultural and Societal Considerations“ geht es dann auch um die ethischen Fragen des Informationsmanagements, die gerade durch Analytics, Artificial Intelligence, Tracking und andere Verfahren bisher weitgehend ignoriert wird.

Nach all diesen mehr oder weniger allgemeinen Einführungen geht es dann ab Seite 18 zur Sache: „Records Management Implications“. Zunächst wird die Beziehung zwischen Aufzeichnungen und Daten, d.h. Records and Data diskutiert und dabei Standards, Richtlinien und Vorgaben beleuchtet. DIe oben erwähnten neuen Verfahren haben hier massive Auswirkungen nicht nur auf die technischen Formate sondern besonders auch auf die Prozesse, wann aus einem solchen Datenobjekt ein Record wird und wie dieses zu behandeln ist. Dabei spielen Erfassung, Klassifkation, Zeitpunkte, Übermittlung, Authentizität, Integrität und besonders die überbordende Menge an Information wichtige Rollen. bei den Standards und Vorgaben geht die NAA natürlich besonders auf ihre Hauptaufgabe ein, die Aufzeichnungen der öffentlichen Verwaltung und Regierung auf Bundesebene: „

Records management governance for data is codified in 44 U.S.C. Chapter 33, Section 3301, which states that federal records include “all recorded information” regardless of form or characteristics. The term “data”, as defined by 44 U.S.C Chapter 35, Section 3502, means means recorded information, regardless of form. Based on the definition of “recorded information”, both records and data share a framework of statutes and regulations.“

Für Daten und Records gilt der gleiche Rahmen, das gleiche „Framework“ als Bestandteile einer übergeordneten Information Governance.

In der „Conclusion“ schreibt die NARA:

„This white paper provided basic descriptions of AI, ML, RPA, and IoT referred to as cognitive technologies. Various applications were analyzed, to include some enabling factors that support their ability to function. Equally important, the paper provides perspectives on how cognitive technologies may contribute to the automation of records management functions.
Cognitive technologies are driving the exponential growth in the creation and collection of data. It is also important to recognize the learning methodologies enabling algorithms to make human-like decisions or outputs rely heavily on data. AI researchers and developers should implement a framework to prevent the inadvertent introduction of human biases and cultural assumptions that may result in inaccurate predictive information and unintended effects. Federal decision makers who use cognitive technology-produced data should be aware of the ways the data was created, so that policy decisions are informed and documented.
The goal of the records management analysis section is to show that cognitive technologies can be governed within the records management framework. These technologies may impact existing policies and agency standards, such as ensuring records management controls requirements for electronic information systems, and ensuring they adequately maintain the authenticity and integrity of records. Although there have been no records management regulatory or policy changes thus far, this paper highlights the need for forethought on how to impose or tailor policies and standards for data and records created by cognitive technologies.„

Die NARA hat sich des Themas – etwas – angenommen. Die richtigen Herausforderungen, wie mit der wachsenden Informationsflut und den bisherigen Archiv-Prinzipien umzugehen ist, liefert ein Whitepaper natürlich nicht. Ein entsprechendes, passendes Governance Framework muss erst noch entwickelt werden.

Aber es gib ja – hoffentlich – bald einen realen Anwendungsfall für die National Archives, den „Presidential Records Act (PRA) of 1978, 44 U.S.C. §§ 2201–2207„. Dieser verpflichtet den US-Präsidenten und den Vizepräsidenten nebst allen MitarbeiterInnen ihres Büros alle Unterlagen den National Archives zu übergeben. Bei den vielen Tweets, zerrissenen und wieder zusammengeklebten Dokumenten und in irgendwelchen geheimen Speicherorten liegenden Daten kann man nur sagen – „viel Spass“. Schon diese Aufgabe der Übernahme, Klassifikation und Bewertung wird die NARA eine ganze Weile beschäftigen.